Как принять гражданина Казахстана на работу в 1С

Граждане Казахстана относятся к работникам из стран ЕАЭС, поэтому их приём в 1С:ЗУП имеет особенности: патент не требуется, уведомление МВД обязательно, а налоговый статус и ставка НДФЛ зависят от правильно указанных данных в карточке сотрудника. Ошибка в статусе иностранца приводит к неправильному расчёту налогов и взносов, поэтому настройку нужно выполнить до первого начисления зарплаты.

В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8 весь процесс сводится к корректному заполнению справочника «Физические лица», документа «Приём на работу» и данных о статусе налогоплательщика. Ниже разобран порядок действий с проверкой результата.

Что проверить до начала оформления в 1С

Перед тем как заводить сотрудника в программу, убедитесь, что у вас есть полный комплект данных: паспорт гражданина Казахстана, ИНН (если присвоен в России), СНИЛС, документ о регистрации по месту пребывания и реквизиты миграционного учёта. Для граждан ЕАЭС разрешение на работу и патент не требуются — это ключевое отличие от приёма граждан других стран.

Также проверьте, что в вашей конфигурации включён учёт иностранных сотрудников: в 1С:ЗУП 3.1 это настройка «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» и функциональность кадрового учёта. В свежих релизах нужные поля доступны по умолчанию, но в старых или доработанных конфигурациях часть полей может быть скрыта.

Шаг 1. Создание физического лица и указание гражданства

Откройте справочник «Кадры → Сотрудники» (или «Справочники → Физические лица») и создайте новый элемент. Заполните ФИО в точности как в паспорте, дату рождения и пол. Затем перейдите по ссылке «Гражданство» (в карточке физлица либо в группе полей) и укажите страну — Казахстан. Если страны нет в классификаторе, добавьте её из общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ), код Казахстана — 398.

Далее заполните личные данные: ИНН (при наличии), СНИЛС, адрес регистрации. Если ИНН у сотрудника ещё нет, поле можно оставить пустым — программа не блокирует приём, но для сдачи отчётности ИНН желательно получить.

1. 1
   Создайте физическое лицо в справочнике «Сотрудники»
2. 2
   Укажите гражданство — Казахстан (код ОКСМ 398)
3. 3
   Заполните ИНН, СНИЛС и адрес регистрации
4. 4
   Укажите статус налогоплательщика в разделе «Налог на доходы»
5. 5
   Оформите документ «Приём на работу»

Шаг 2. Указание статуса и документа, удостоверяющего личность

В карточке физического лица найдите группу «Документ, удостоверяющий личность» и укажите вид документа «Паспорт иностранного гражданина», серию и номер паспорта Казахстана, дату выдачи. Эти данные попадут в отчётность (например, в персонифицированные сведения), поэтому перепроверьте их посимвольно.

Затем откройте ссылку «Налог на доходы» в карточке сотрудника и укажите статус налогоплательщика. Для граждан ЕАЭС типичные варианты: «Резидент» (если человек находится в РФ более 183 дней) или «Нерезидент — гражданин государства — члена ЕАЭС». Во втором случае 1С применит ставку 13% независимо от дней пребывания — такова особенность налогообложения работников из ЕАЭС.

Шаг 3. Оформление документа «Приём на работу»

Создайте документ «Кадры → Приёмы на работу» (в 1С:Бухгалтерия — «Зарплата и кадры → Приёмы на работу»). Выберите созданного сотрудника, укажите дату приёма, подразделение, должность, вид занятости и график работы. Назначьте начисления — оклад или тарифную ставку.

Особых отличий от приёма россиянина на этом шаге нет: программа сама подтянет статус и гражданство из карточки физлица. После проведения документа сформируйте печатную форму трудового договора и приказа о приёме (Т-1) — кнопка «Печать» в документе.

Если сотрудник уже работал у вас ранее и есть в базе как физлицо, не создавайте дубликат — найдите его по СНИЛС или ФИО и оформите новый приём на существующую карточку. Дубли физлиц ломают отчётность по НДФЛ.

Шаг 4. Проверка расчёта НДФЛ и страховых взносов

После приёма создайте тестовое начисление зарплаты за первый месяц и проверьте ставку НДФЛ в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «НДФЛ». Для гражданина ЕАЭС должна применяться ставка 13% (при доходах в пределах базовой шкалы). Если программа считает 30% — значит, статус налогоплательщика указан неверно, вернитесь в карточку сотрудника.

Страховые взносы для временно пребывающих граждан ЕАЭС начисляются в том же порядке, что и для россиян, — проверьте вкладку «Взносы» в документе начисления. Взносы на травматизм зависят от тарифа вашей организации и от статуса сотрудника не зависят.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ставка НДФЛ в начислении зарплаты

Норма

13% для гражданина ЕАЭС

Тревожный признак

30% — неверно указан статус налогоплательщика

Гражданство в карточке сотрудника

Норма

Казахстан, код ОКСМ 398

Тревожный признак

Поле пустое или указана Россия

Взносы в документе начисления

Норма

Начисляются по стандартным тарифам

Тревожный признак

Взносы не считаются — проверьте статус застрахованного лица

Уведомление МВД и кадровые особенности

Программа 1С не отправляет уведомления в МВД автоматически: работодатель обязан в течение трёх рабочих дней уведомить территориальный орган МВД о заключении трудового договора с иностранным гражданином, а при расторжении — также в трёхдневный срок. Бланк уведомления утверждён приказом МВД, его подают лично, через МФЦ или почтой.

В 1С можно хранить сведения об отправленном уведомлении в дополнительных сведениях сотрудника или в комментарии к кадровому документу, чтобы контролировать сроки. Просрочка уведомления грозит работодателю существенным штрафом, поэтому поставьте напоминание на дату приёма.

Частые ошибки при приёме граждан Казахстана

Наиболее распространённые проблемы связаны не с самим документом приёма, а с настройкой статусов и справочников. Разберите их заранее, чтобы не исправлять расчёты задним числом.

Если ошибка в статусе обнаружена после сдачи отчётности, исправьте статус в карточке сотрудника, пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» и подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ.

FAQ

Нужен ли патент гражданину Казахстана для работы в России?

Нет. Казахстан входит в ЕАЭС, и его граждане работают в РФ без патента и разрешения на работу. Достаточно трудового договора и действующего миграционного учёта.

По какой ставке считать НДФЛ гражданину Казахстана?

Доходы от трудовой деятельности граждан ЕАЭС облагаются по ставке 13% с первого дня работы, независимо от срока пребывания в РФ. В 1С для этого указывается статус «Нерезидент — гражданин государства — члена ЕАЭС» или «Резидент».

Что делать, если 1С считает НДФЛ 30%?

Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Налог на доходы» и проверьте статус налогоплательщика. Укажите корректный статус гражданина ЕАЭС, затем пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» за нужный период.

Нужно ли уведомлять МВД о приёме гражданина Казахстана?

Да. Несмотря на безвизовый режим и отсутствие патента, работодатель уведомляет территориальный орган МВД о заключении и расторжении трудового договора в течение трёх рабочих дней. В 1С такое уведомление автоматически не формируется.

Можно ли принять гражданина Казахстана без ИНН?

Да, приём в 1С возможен без ИНН — программа не блокирует документ. Однако для сдачи отчётности по НДФЛ и взносам ИНН желателен: сотруднику следует обратиться в налоговый орган для его получения.

Какие страховые взносы платятся за граждан Казахстана?

Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование начисляются в общем порядке, как за российских работников. Особый порядок действует только для временно пребывающих иностранцев из стран вне ЕАЭС.