Другое · 9 мин
Как уволить сотрудника в 1С: пошаговая инструкция
Как уволить сотрудника в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии: оформление приказа, расчёт компенсации за отпуск, удержания, печать документов и проверка результата.
Увольнение сотрудника в 1С — это не просто установка даты в карточке работника. Программа должна оформить кадровый приказ, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, удержать задолженность перед организацией и корректно закрыть все расчёты, чтобы отчётность в налоговую и фонды сформировалась без ошибок. Если пропустить хотя бы один этап, в регламентированной отчётности появятся расхождения, а исправлять их после сдачи придётся корректировочными формами.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный кадровый документ «Увольнение», в 1С:Бухгалтерии функционал урезан, а в старых версиях часть операций выполняется вручную. Ниже разобран основной сценарий для ЗУП как наиболее распространённого решения, с уточнениями для других конфигураций.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчёт зарплаты, а период увольнения ещё не закрыт и по нему не сдана отчётность. Если отчётность уже отправлена, сначала оцените, не потребуется ли корректировка.
Подготовка: что проверить до оформления увольнения
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что по сотруднику нет незакрытых обязательств. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и проверьте остаток отпуска, наличие займов, подотчётных сумм и невозвращённых авансов. Эти данные понадобятся при окончательном расчёте.
Также проверьте, нет ли у сотрудника активных больничных, отпусков или командировок, пересекающихся с датой увольнения. Если сотрудник находится на больничном, увольнение по инициативе работодателя в этот период ограничено законодательством, а в программе пересекающиеся документы вызовут конфликт при расчёте.
Если ведётся воинский учёт или сотрудник занимает должность, требующую особых уведомлений, подготовьте эти сведения заранее — в приказе на увольнение есть соответствующие поля.
Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он экономит время при массовом сокращении.
В документе укажите организацию, сотрудника и дату увольнения. Поле «Основание увольнения» заполняется из справочника с формулировками по Трудовому кодексу — выберите нужную статью (например, пункт 3 части 1 статьи 77 — по собственному желанию). Формулировка из этого поля попадёт в печатную форму приказа и трудовую книжку.
Если увольнение связано с сокращением штата, дополнительно укажите это в документе — программа учтёт право на выходное пособие при расчёте. После заполнения нажмите «Провести». На этом кадровая часть завершена: сотрудник получит статус уволенного, а подразделение и должность освободятся в штатном расписании с указанной даты.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК
- 3Проверьте автоматический расчёт компенсации за отпуск на вкладке начислений
- 4Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
- 5Сформируйте окончательный расчёт и проверьте отчёты по сотруднику
Расчёт компенсации, удержаний и окончательный расчёт
В документе «Увольнение» на вкладке начислений программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из остатка дней и среднего заработка. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска — проверьте это внимательно, так как сумма удержания ограничена законодательством.
Зарплата за отработанные дни месяца увольнения обычно начисляется отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов» либо прямо в документе увольнения — зависит от настроек учёта. Убедитесь, что итоговая сумма включает все положенные начисления: оклад за отработанное время, премии, компенсацию отпуска и выходное пособие при сокращении.
На вкладке удержаний проверьте задолженность по займам и авансам. Программа может удержать долг из окончательного расчёта, но общий размер удержаний ограничен — при превышении лимита остаток долга оформляется отдельно.
Печать приказа и выдача документов сотруднику
Из проведённого документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступна унифицированная форма Т-8 (или Т-8а для списка сотрудников), а также произвольная форма приказа, если организация использует собственный бланк. Проверьте, что в печатной форме корректно указаны дата, основание с формулировкой из ТК и номер документа.
Запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (ЭТК) формируются в разделе кадровых отчётов. В ЗУП есть отчёт для передачи сведений в ПФР — уведомление об увольнении должно быть отправлено в установленные законом сроки, поэтому не откладывайте этот шаг.
Дополнительно сотруднику выдаются справки о заработке и страховых взносах. Большинство из них формируется из раздела «Отчётность, справки» — выберите сотрудника и нужную форму.
Особенности в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ограничен: документ «Увольнение» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в новых версиях — «Увольнения»). Он фиксирует дату и основание, но автоматический расчёт компенсации доступен не во всех редакциях — в базовых версиях компенсацию за отпуск начисляют вручную документом «Начисление зарплаты» с выбором соответствующего вида расчёта.
В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация механизм близок к ЗУП, но названия разделов могут отличаться. Общий принцип сохраняется: кадровый документ фиксирует факт увольнения, расчётный документ — денежные обязательства.
Сравнение конфигураций
Полный цикл: приказ, автоматический расчёт компенсации и пособий, печать Т-8, сведения в ПФР. Подходит для регулярного кадрового учёта.
Базовый документ увольнения; в ряде редакций компенсацию и расчёт придётся начислять вручную. Подходит для небольшого штата.
Функционал близок к ЗУП, но отличаются названия разделов и часть печатных форм.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов откройте карточку сотрудника: статус должен измениться на «уволен», а в поле даты увольнения должна стоять корректная дата. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения — в нём должны быть видны зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, удержания и НДФЛ со всей суммы.
Проверьте штатное расписание: ставка уволенного сотрудника должна освободиться с даты увольнения. Если сотрудник числится в отчётах по среднесписочной численности после даты увольнения — значит, документ не проведён или дата указана неверно.
Как проверить результат
Указан статус «уволен» и корректная дата
Сотрудник числится работающим, документ не проведён
Есть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ
Суммы отсутствуют или компенсация не рассчитана
Ставка свободна с даты увольнения
Ставка занята после даты увольнения
После выплаты остаток равен нулю
Висит непогашенная сумма расчёта
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отменить увольнение, если документ уже проведён?
Да. Откройте документ «Увольнение» и воспользуйтесь командой «Отменить проведение» либо пометьте его на удаление. Если по сотруднику уже созданы расчётные документы, сначала отмените их. Если отчётность за период сдана, вместо отмены оформляют новый кадровый документ о восстановлении — иначе данные в учёте и отчётах разойдутся.
Как уволить сотрудника задним числом?
Создайте документ «Увольнение» с фактической датой, но учтите: расчётные документы за прошлый период придётся пересчитать, а если отчётность сдана — подать уточняющие формы. В ЗУП есть механизм перерасчётов, который автоматически предложит исправить начисления за закрытый период.
Почему программа не рассчитывает компенсацию за отпуск?
Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или отрицателен — проверьте отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику. Также компенсация не появится, если вид расчёта «Компенсация отпуска при увольнении» отключён в настройках начислений или период среднего заработка не заполнен (например, сотрудник принят и уволен в одном месяце без данных для расчёта).
Чем отличается «Увольнение» от «Увольнение списком»?
«Увольнение списком» позволяет оформить одним документом нескольких сотрудников с одинаковым основанием — например, при сокращении штата или ликвидации подразделения. Печатная форма будет Т-8а. Расчёт компенсаций по каждому сотруднику выполняется индивидуально внутри того же документа.
Нужно ли увольнять сотрудника, с которым заключён договор ГПХ?
Нет. Договоры гражданско-правового характера прекращаются по условиям самого договора, а кадровый приказ об увольнении не оформляется. В 1С достаточно закрыть документ договора ГПХ и провести окончательную оплату по акту. В штатное расписание и кадровые отчёты такой исполнитель не входит.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С оформляется кадровым документом «Увольнение»: дата, основание по ТК, автоматический расчёт компенсации и удержаний. После проведения распечатайте приказ Т-8, проверьте расчётный листок, штатное расписание и нулевую задолженность, а сведения об увольнении передайте в ПФР в установленный срок.