Другое · 10 мин
Как составить график отпусков в 1С: подробная инструкция
Как составить график отпусков в 1С:ЗУП 8.3: документ «График отпусков», заполнение по сотрудникам, проверка остатков, печать формы Т-7 и контроль исполнения.
График отпусков — обязательный кадровый документ, который организация утверждает не позднее чем за две недели до начала календарного года. В программах линейки 1С для кадрового учёта (в первую очередь «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1) график ведётся специальным документом, который не только формирует унифицированную форму Т-7, но и связывается с дальнейшими документами отпусков, остатками дней и напоминаниями.
Работа строится в два этапа: сначала создаётся сам график на предстоящий год, затем в течение года фактические отпуска оформляются документами «Отпуск», и программа автоматически показывает расхождения между планом и фактом. Ниже разобран порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, а также варианты для других конфигураций и частые ошибки.
Где в 1С находится график отпусков и что нужно проверить до начала
В 1С:ЗУП 3.1 документ называется «График отпусков» и расположен в разделе «Кадры» → «Графики отпусков» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадры» → «Все кадровые документы»). Если пункта нет в меню, проверьте настройку функциональности: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → включённый учёт отпусков.
Перед созданием графика убедитесь в трёх вещах. Во-первых, все сотрудники приняты документом «Приём на работу» — график заполняется только по оформленным в штате работникам. Во-вторых, в программе заданы виды отпусков и их продолжительность (основной ежегодный, дополнительные за вредность, ненормированный день и т.п.) — они задаются в настройках вида начисления и в штатном расписании. В-третьих, накоплены остатки отпусков за прошлые периоды: именно они подскажут, сколько дней положено каждому сотруднику.
Создание документа «График отпусков»
Откройте «Кадры» → «Графики отпусков» и нажмите «Создать». Укажите организацию (если в базе их несколько) и год, на который составляется график. Один документ обычно создаётся на одну организацию за год; при необходимости можно вести отдельные графики по подразделениям, если включена соответствующая настройка.
Табличную часть удобнее всего заполнить кнопкой «Заполнить» → «По списку сотрудников» — программа подберёт всех работающих на указанную дату. Альтернатива — добавление сотрудников вручную кнопкой «Добавить» или подбором. После заполнения списка переходите к планированию дат по каждому человеку.
- 1Откройте «Кадры» → «Графики отпусков» → «Создать»
- 2Укажите организацию и планируемый год
- 3Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» или вручную
- 4По каждому сотруднику укажите периоды отпусков в поле «Планируемые даты»
- 5Проверьте остатки дней и пересечения периодов
- 6Проведите документ и распечатайте форму Т-7
Заполнение отпусков по сотрудникам
В строке сотрудника есть поле с планируемыми периодами. Двойной щелчок по нему (или кнопка редактирования) открывает форму, где задаются даты начала и окончания каждого отпуска. Один сотрудник может иметь несколько строк периодов — это нужно, когда отпуск делится на части, одна из которых по ТК РФ должна быть не менее 14 календарных дней.
При вводе дат программа показывает остаток дней отпуска сотрудника и предупреждает, если запланировано больше дней, чем накоплено. Это не блокирует проведение — отпуск можно планировать «авансом», — но такие строки стоит проверить отдельно, чтобы не утвердить заведомо невыполнимый график.
Если сотруднику положены дополнительные отпуска, их дни суммируются с основным отпуском в плановом периоде. В типовой конфигурации вид отпуска в графике не разбивается: планируется общий период ежегодного отпуска, а детализация по видам происходит уже в документе «Отпуск».
Удобно согласовать предварительные даты с руководителями подразделений до ввода в программу: табличную часть можно выгрузить в Excel (кнопка «Ещё» → «Вывести список» или стандартная выгрузка таблицы), разослать на согласование и затем внести подтверждённые даты. Это быстрее, чем править проведённый документ несколько раз.
Проверка перед утверждением
Перед проведением пройдитесь по типовым контрольным точкам: нет ли сотрудников без единого запланированного дня, не пересекаются ли отпуска ключевых взаимозаменяемых работников, не превышает ли план положенные дни без осознанного решения об авансе. Программа подсвечивает часть проблем прямо в документе, но организационные пересечения отслеживает только человек.
Полезно сверить план с отчётом по остаткам отпусков: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Остатки отпусков». Отчёт покажет, сколько дней положено каждому сотруднику на дату, и поможет распределить периоды так, чтобы не копилась задолженность по неиспользованным отпускам.
Как проверить график перед утверждением
В графике все работающие на дату составления, включая совместителей
Кого-то нет в списке — проверьте дату заполнения и оформление приёма
Сумма дней соотносится с остатком и годовой нормой
Запланировано заметно больше положенного без решения об авансе
Взаимозаменяемые сотрудники отдыхают в разное время
Уходит одновременно весь участок без замены
Печать формы Т-7 и утверждение
Из проведённого документа по кнопке «Печать» доступна унифицированная форма Т-7. В форму выводятся структурное подразделение, должность, планируемые даты и количество дней. Графа о фактической дате и примечании останется пустой — она заполняется в течение года при переносах.
Форма Т-7 подписывается руководителем кадровой службы и руководителями подразделений, утверждается руководителем организации. Если в организации есть профсоюз, учитывается процедура учёта его мнения. С 2021 года применение унифицированных форм необязательно, поэтому при желании организация может утвердить собственный бланк, но Т-7 остаётся самым простым вариантом, уже встроенным в 1С.
Контроль исполнения графика в течение года
Плановые даты сами по себе не начисляют отпускные: фактический отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Зарплата» или «Кадры»). При создании отпуска в период, указанный в графике, программа связывает факт с планом. Если сотрудник идёт не по графику, в документе фиксируется отклонение, а в форме Т-7 появляются данные о переносе.
Для контроля используйте отчёт «График отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»): он показывает план, факт и расхождения по каждому сотруднику. Раз в квартал сверяйте его с реальной ситуацией — так проще не пропустить сотрудников, у которых отпуск запланирован на конец года, но периодически переносится.
Не забудьте про обязанность уведомлять сотрудников о начале отпуска не позднее чем за две недели. 1С:ЗУП не отправляет такие уведомления автоматически в типовой поставке, но из документа «Отпуск» можно распечатать приказ по форме Т-6, а список приближающихся отпусков получить отчётом по графику с отбором по периоду.
Особые ситуации и ограничения
Если конфигурация не ЗУП
В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного документа «График отпусков» с формой Т-7 в типовой поставке нет: кадровый учёт там ограничен. Практикуются два подхода — вести график во внешней таблице и хранить её как присоединённый файл, либо использовать ЗУП для кадрового блока, а в бухгалтерию переносить только начисления. Для организаций с десятками сотрудников второй вариант надёжнее.
Перенос и изменение отпуска
Если отпуск переносится по соглашению сторон, исправлять исходный график не обязательно: в Т-7 есть графы о переносе. В 1С достаточно оформить документ «Отпуск» на фактические даты — отчёт по графику покажет перенос автоматически. Если же нужно скорректировать сам план до начала отпуска, откройте документ графика и измените периоды, затем перепроведите его.
Отпуска с последующим увольнением и декрет
Сотрудницам, уходящим в отпуск по беременности и родам, ежегодный отпуск по их заявлению предоставляется независимо от графика — планируйте его с этой оговоркой. Отпуск с последующим увольнением оформляется отдельным документом в ЗУП и в графике следующего года такой сотрудник уже не участвует.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли составить график отпусков в 1С:Бухгалтерии 8?
Специализированного документа с формой Т-7 в типовой 1С:Бухгалтерии нет. Обычно график ведут во внешней таблице, а в программе оформляют только сами отпуска. Если кадровый учёт требуется полноценный, рассмотрите 1С:ЗУП с обменом данными в бухгалтерию.
Что делать, если сотрудника нет в списке при заполнении графика?
Проверьте, что приём на работу проведён и дата приёма не позже даты заполнения графика. Также убедитесь, что в отборе документа не установлено подразделение, в которое сотрудник не входит, и что сотрудник не уволен на дату составления.
Как запланировать отпуск частями?
В поле планируемых периодов сотрудника добавьте несколько строк с разными датами начала и окончания. Помните о требовании ТК РФ: хотя бы одна часть отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.
Нужно ли заново создавать график, если изменились даты отпуска?
Нет. Откройте существующий документ «График отпусков», исправьте периоды и перепроведите его. Если отпуск уже состоялся в другие даты, достаточно документа «Отпуск» — фактический перенос отразится в отчётах и форме Т-7.
Почему программа показывает отрицательный или нулевой остаток дней?
Чаще всего не введены начальные остатки отпусков при старте учёта в программе или сотрудник реально использовал отпуска авансом. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и при необходимости введите начальные данные за периоды до начала учёта в базе.
Как получить список сотрудников, которые ещё не отгуляли отпуск?
Используйте отчёт «График отпусков» в разделе кадровых отчётов: он показывает плановые и фактические даты. Отобрав строки, где план есть, а факта нет, вы получите список несостоявшихся отпусков на текущую дату.
Что важно запомнить
График отпусков в 1С:ЗУП создаётся одним документом на организацию и год, заполняется автоматически и печатается в форме Т-7. Ключ к корректной работе — актуальные остатки отпусков и оформление фактических отпусков документом «Отпуск»: тогда программа сама контролирует исполнение графика и переносы.