Как в 1С:Предприятие принять сотрудника на работу

Приём сотрудника на работу в 1С — это не одна кнопка, а связанная цепочка: карточка физического лица, позиция штатного расписания, кадровый документ и настройки начислений. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты, отчёты по взносам или унифицированные печатные формы.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), поскольку именно она чаще всего используется для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии» приём оформляется похожим образом, но с меньшей детализацией. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на разделы «Кадры» и «Настройка», а в базе заполнены организация и её реквизиты.

Порядок действий одинаков для постоянных сотрудников, совместителей и работников по срочному договору — отличаются только отдельные поля документа. Разберём каждый шаг и типичные ошибки, из-за которых приходится переделывать документы задним числом.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма

Документ приёма ссылается на справочники, поэтому сначала проверьте их заполнение. В карточке организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации») должны быть указаны ИНН, КПП, ОКВЭД и данные для отчётности в фонды. Без этого печатные формы и электронная отчётность сформируются с ошибками.

Далее убедитесь, что существуют подразделение и должность нового сотрудника. Подразделения создаются в разделе «Настройка» → «Подразделения», должности — «Настройка» → «Должности». Если ведётся штатное расписание, проверьте, что нужная позиция утверждена и по ней есть свободная ставка.

Также заранее подготовьте график работы сотрудника («Настройка» → «Графики работы сотрудников»). Стандартная пятидневка обычно уже есть в базе, но для сменных, гибких или неполных графиков расписание придётся создать вручную — от него зависит расчёт зарплаты за неполный месяц.

Создание карточки физического лица

Каждый сотрудник в 1С привязан к элементу справочника «Физические лица». Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать» — программа предложит сначала ввести данные физлица. Минимальный набор: ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС и ИНН (при наличии).

Перед созданием нового физлица воспользуйтесь поиском: если человек уже работал в организации, его карточка может существовать, и дубль приведёт к проблемам в персонифицированной отчётности. Программа сама предупреждает о похожих записях по ФИО и дате рождения — не игнорируйте такое сообщение.

В карточке физлица по ссылкам открываются дополнительные данные: паспорт, адрес регистрации, образование, состав семьи, воинский учёт, инвалидность. Эти сведения понадобятся для личной карточки, отчётов в военкомат и статистики, поэтому заполняйте их сразу, пока документы сотрудника под рукой.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Если вы создавали сотрудника из справочника, программа может сама предложить оформить приём — оба пути ведут к одному документу.

Заполните ключевые поля: организацию, дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок и график работы. Для внешнего совместителя установите соответствующий вид занятости, для срочного договора — дату окончания и основание.

1. 1
   Создайте или найдите физическое лицо в справочнике сотрудников
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность и число ставок
4. 4
   Выберите график работы и вид занятости (основное место, совместительство)
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад или тариф и постоянные надбавки
6. 6
   Заполните условия договора: испытательный срок, вид договора, характер работы
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ и трудовой договор
8. 8
   Проверьте результат отчётом «Штатные сотрудники» на дату приёма

На вкладке «Оплата труда» назначаются плановые начисления: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, премии и надбавки. Сумма в документе должна совпадать с трудовым договором — именно отсюда программа берёт базу для ежемесячного расчёта. Если начисление нужно не сразу, а позже, его можно добавить отдельным документом «Изменение оплаты труда».

Приём на неполную ставку

При оформлении на 0,5 ставки укажите количество ставок 0,5 и выберите график неполного рабочего времени, если сотрудник работает не каждый день. Оклад в документе указывается полный (за целую ставку), а программа сама пересчитает его пропорционально — проверьте это в расчётном листке после первого начисления.

Совместители и срочные договоры

Внутренний совместитель оформляется как новый сотрудник, привязанный к тому же физлицу: в документе приёма выберите вид занятости «Внутреннее совместительство». Для внешнего совместителя физлицо создаётся заново, а вид занятости — «Внешнее совместительство». Для срочного договора обязательно заполните дату окончания и основание из списка — эти данные попадают в отчётность.

Печать трудового договора и приказа

Из проведённого документа приёма по кнопке «Печать» доступны приказ о приёме (унифицированная форма Т-1 или собственная форма организации) и трудовой договор. Шаблон договора редактируется: «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Шаблоны договоров». Текст подставляет данные из карточек сотрудника и организации автоматически.

Проверьте перед печатью, что в договор попали условия об испытательном сроке, режиме работы и оплате — они берутся из полей документа приёма. Если какая-то фраза в шаблоне не заполнилась, значит, соответствующее поле в документе или карточке пустое.

Личная карточка сотрудника (форма Т-2) формируется из справочника «Сотрудники» по кнопке «Печать». Она потребует заполненных данных об образовании, паспорте и составе семьи, поэтому распечатывайте её после ввода полной информации о физлице.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте отчёт «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники» на дату приёма: сотрудник должен появиться в нужном подразделении с правильной ставкой и окладом. Заодно проверьте отчёт «Остатки отпусков» — у нового сотрудника должен сформироваться рабочий год для расчёта отпускных.

Контрольная проверка — расчёт зарплаты за первый месяц. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», заполните его и убедитесь, что сотрудник подтянулся с корректной суммой: при приёме в середине месяца оклад должен быть рассчитан пропорционально отработанным дням по его графику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатные сотрудники» на дату приёма

Норма

Сотрудник есть в списке, ставка и оклад совпадают с договором

Тревожный признак

Сотрудника нет или оклад нулевой — документ не проведён или не заданы начисления

Первое начисление зарплаты

Норма

Сумма рассчитана пропорционально отработанным дням по графику

Тревожный признак

Начислен полный оклад за неполный месяц — проверьте график работы

Печатная форма приказа

Норма

Все поля заполнены, реквизиты организации корректны

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнены данные физлица или организации

Остатки отпусков

Норма

Сформирован рабочий год с даты приёма

Тревожный признак

Рабочего года нет — документ приёма не проведён

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — дубли физических лиц. Они возникают, когда сотрудника создают заново вместо поиска в справочнике. В отчётности по НДФЛ и взносам один человек оказывается «двумя разными людьми», и данные приходится объединять вручную. Всегда ищите физлицо по ФИО и СНИЛС перед созданием.

Вторая ошибка — неверная дата приёма или приём «задним числом» после того, как период уже закрыт и отчётность сдана. Исправление потребует сторнирования и пересдачи уточнённых расчётов. Если ошибку нашли до сдачи отчётности, достаточно исправить документ и перепровести начисления за затронутые месяцы.

Особенности в 1С:Бухгалтерии и удалённый приём

В «1С:Бухгалтерии» приём оформляется проще: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу». Штатного расписания с контролем ставок там нет, набор начислений ограничен, а график работы выбирается из меньшего списка. Для небольшой организации этого достаточно, но воинский учёт, сложные графики и кадровый резерв потребуют ЗУП.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, отпуска, воинский учёт, сложные графики. Подходит организациям с кадровиком и регулярной отчётностью

1С:Бухгалтерия

Упрощённый приём без штатного расписания. Достаточно для микробизнеса с простой структурой, но нет детального кадрового учёта

Обмен БП ↔ ЗУП

Кадры ведутся в ЗУП, проводки переносятся в бухгалтерию. Требует настройки синхронизации и контроля сопоставления справочников

Если сотрудник оформляется дистанционно, в 1С это отражается характером работы («дистанционная работа») в документе приёма и соответствующей формулировкой в шаблоне трудового договора. Электронный кадровый документооборот с подписанием документов настраивается отдельно и требует у обеих сторон квалифицированных или иных допустимых подписей.

Удобно завести внутренний чек-лист приёма: СНИЛС, ИНН, паспорт, документы об образовании, военный билет. Вводите данные в карточку физлица в день приёма — потом эти сведения приходится разыскивать, когда срочно нужна отчётность или личная карточка.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника, если штатное расписание в программе не ведётся?

Да. В настройках учётной политики отключите ведение штатного расписания — тогда в документе приёма вместо позиции выбираются просто подразделение и должность, а контроль свободных ставок не выполняется. Такой режим подходит небольшим организациям без утверждённого штатного расписания.

Как оформить сотрудника, который раньше уже работал в организации?

Найдите его карточку в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица» и создайте новый документ «Приём на работу» для существующего физлица. Создавать физлицо заново нельзя — возникнет дубль, который исказит отчётность по НДФЛ и взносам.

Почему сотрудник не попал в документ «Начисление зарплаты»?

Чаще всего документ приёма не проведён, дата приёма позже расчётного месяца или сотруднику не назначено ни одного планового начисления. Проверьте статус документа приёма, дату и вкладку «Оплата труда» — после исправления перезаполните начисление зарплаты.

Как исправить ошибочную дату приёма?

Если период ещё не закрыт и отчётность не сдана, откройте документ, исправьте дату, перепроведите его и пересчитайте начисления за затронутые месяцы. Если отчётность уже сдана, сначала сделайте резервную копию базы: исправление изменит НДФЛ и взносы и может потребовать уточнённых расчётов.

Нужно ли заводить отдельного сотрудника для внутреннего совместителя?

Да. Внутреннее совместительство оформляется как новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство» и собственным документом приёма, графиком и начислениями.

Где взять печатную форму трудового договора?

В проведённом документе приёма нажмите «Печать» и выберите «Трудовой договор». Текст шаблона редактируется в разделе «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Шаблоны договоров»: туда можно добавить пункты об испытательном сроке, дистанционной работе и других условиях, которые подставятся из документа автоматически.