Как в 1С:Предприятие принять на работу ранее уволенного сотрудника

Повторный приём на работу ранее уволенного сотрудника — частая ситуация в кадровом учёте: человек уволился, а через некоторое время вернулся в компанию. В 1С:ЗУП (и в конфигурациях с кадровым блоком, например 1С:КАМИН или 1С:ERP с модулем кадров) такой сотрудник не создаётся заново «с нуля» — его карточка уже есть в справочниках, и задача кадровика состоит в том, чтобы корректно оформить новый приём, не создав дублей физического лица.

Главная ошибка при повторном трудоустройстве — заведение нового физического лица вместо использования существующего. Это приводит к раздвоению персональных данных: стаж, налоговые вычеты, остатки отпусков и история начислений оказываются «размазаны» по двум карточкам, а отчётность в налоговую и фонды формируется с ошибками. Поэтому порядок действий всегда начинается с поиска сотрудника в базе.

Ниже разобран полный цикл: поиск карточки, оформление документа приёма, проверка данных, особенности учёта стажа и отпусков, а также типовые ошибки и способы их исправления. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1), но логика аналогична и в других конфигурациях с кадровым учётом.

Почему нельзя просто создать нового сотрудника

Система 1С разделяет понятия «физическое лицо» и «сотрудник». Физическое лицо — это человек с его персональными данными: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, документы удостоверения личности. Сотрудник — это связь физического лица с организацией: должность, подразделение, условия труда. У одного физического лица может быть несколько записей «сотрудник» — например, по основному месту работы и по совместительству, либо при повторном приёме после увольнения.

Если при повторном трудоустройстве создать новое физическое лицо, программа воспримет человека как другого налогоплательщика. НДФЛ начнёт считаться с нуля, право на стандартные вычеты может примениться некорректно, а сведения о стаже и взносах раздробятся. При сдаче отчётности (6-НДФЛ, персонифицированные сведения) это вылезет ошибками сопоставления данных по СНИЛС.

Правильный подход: физическое лицо в базе одно на человека, а документ приёма создаёт новую запись «сотрудник», привязанную к этому же физическому лицу. Тогда вся история — предыдущие начисления, удержания, отпуска — остаётся доступной и связанной.

Шаг 1. Найдите сотрудника в справочниках

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В списке по умолчанию могут отображаться только действующие сотрудники — уволенные скрыты. Снимите фильтр: в настройках списка отключите отбор «Показывать только работающих» или установите отбор «Все сотрудники». В разных релизах это делается через кнопку «Ещё» → «Настроить список» либо переключателем над списком.

Найдите человека по фамилии. Откройте карточку и проверьте статус: у уволенного сотрудника в шапке или в поле «Текущее состояние» указано «Уволен» с датой и реквизитами приказа об увольнении. Это подтверждает, что вы нашли именно того человека, а не однофамильца.

Дополнительно проверьте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица» в зависимости от настроек интерфейса). Убедитесь, что физическое лицо одно и к нему привязаны верные СНИЛС и ИНН. Если обнаружили уже существующие дубли физлица — их нужно объединить до оформления приёма (об этом ниже).

Шаг 2. Проверьте и обновите персональные данные

За время, прошедшее с увольнения, данные человека могли измениться: смена фамилии при заключении брака, новый паспорт, новый адрес регистрации, получение ИНН или изменение статуса налогового резидента. Все изменения вносятся в карточку физического лица до или в момент оформления приёма.

Откройте карточку физического лица и пройдите по ключевым полям: ФИО (при изменении используйте механизм «История изменения ФИО», чтобы старые документы сохранили прежнее значение), документ удостоверения личности, адреса, контактные данные, сведения об инвалидности и льготах. История изменений важна: если просто перезаписать фамилию без указания даты, старые печатные формы и отчёты за прошлые периоды могут перестать совпадать с ранее сданными.

Особое внимание — СНИЛС. Он не должен меняться никогда. Если в карточке СНИЛС отсутствует или введён с ошибкой, исправьте до проведения документа приёма: именно по СНИЛС сведения попадут в отчётность о приёме на работу.

Шаг 3. Оформите документ «Приём на работу»

Создайте документ: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Либо используйте прямой путь: «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать» — состав документов зависит от включённых функциональных опций.

В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию. Программа покажет список найденных, включая уволенных. Выберите существующего сотрудника. В этот момент 1С может выдать предупреждение, что сотрудник ранее был уволен — это штатное поведение, подтверждающее, что вы работаете с правильной карточкой.

Заполните условия трудоустройства: дату приёма, подразделение, должность, вид занятости (основное место работы или совместительство), график работы, количество ставок. На вкладке «Оплата труда» укажите начисления — оклад, надбавки, премии. Если сотрудник возвращается на ту же позицию, условия можно скопировать из предыдущего приёма, но обязательно сверьте их с актуальным штатным расписанием и трудовым договором.

Проверьте вкладку с данными трудового договора: номер и дату нового договора. Это должен быть новый договор — повторный приём юридически оформляется новым трудовым договором, даже если человек возвращается на прежнюю должность. Проведите документ и распечатайте приказ о приёме (форма Т-1 или фирменная форма организации).

1. 1
   Найдите уволенного сотрудника в справочнике, сняв фильтр по работающим
2. 2
   Проверьте и при необходимости обновите персональные данные физического лица (ФИО, документы, СНИЛС, ИНН)
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите существующего сотрудника из списка
4. 4
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, график и начисления по новому трудовому договору
5. 5
   Проведите документ, распечатайте приказ и сформируйте кадровый отчёт о приёме для фондов
6. 6
   Проверьте отсутствие дублей физического лица и корректность стажа в отчётах

Особенности учёта: стаж, отпуска, НДФЛ

Страховой стаж для больничных при повторном приёме не обнуляется — он хранится в карточке физического лица и продолжает учитываться при расчёте пособий. Проверьте, что в карточке физлица корректно заполнены сведения о стаже: если после увольнения человек работал в другой организации, внесите этот период через механизм ввода стажей, иначе пособие будет рассчитано с заниженным процентом.

С отпусками ситуация тоньше. Право на ежегодный отпуск привязано к рабочему году у конкретного работодателя. При новом трудовом договоре рабочий год начинается заново с даты повторного приёма. Программа обычно формирует новый период автоматически, но если при предыдущем увольнении была выплачена компенсация или, наоборот, удержано за неотработанные дни отпуска, проверьте остатки в отчёте «Остатки отпусков» — там не должно быть «хвостов» от прошлого периода работы.

По НДФЛ учёт ведётся нарастающим итогом с начала календарного года по физическому лицу. Если сотрудник уже работал у вас в этом году, программа учтёт прежние доходы и удержанный налог — это правильно и не требует действий. Но заявления на вычеты (на детей и другие) после повторного приёма нужно получить заново и ввести документом «Заявление на вычеты НДФЛ» — прежние заявления действовали в рамках старого трудового договора.

Удобный способ убедиться, что приём оформлен на то же физическое лицо: откройте карточку физлица и посмотрите список сотрудников, связанных с ним. После повторного приёма там должно быть две записи «сотрудник» (старая уволенная и новая действующая), но одно физическое лицо. Если физлиц стало два — у вас дубль.

Если дубль физического лица уже создан

Типовая ситуация: кадровик не нашёл сотрудника в списке и создал нового, вместе с ним программа создала новое физическое лицо. Ошибка обнаружилась при формировании отчёта — по одному СНИЛС числятся два человека. Действовать нужно до сдачи отчётности.

В 1С:ЗУП есть штатный механизм объединения дублей: раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей» (в некоторых релизах — «Поддержка и обслуживание»). Запустите поиск по справочнику «Физические лица», программа найдёт карточки с совпадающими данными. Выберите основную карточку (ту, где больше истории) и выполните объединение — все ссылки из документов перенесутся на неё, дубль будет помечен на удаление.

После объединения обязательно проверьте: расчётные листки за текущий период, данные для отчётности по НДФЛ и взносам, остатки отпусков. Если документы приёма были оформлены на дубль, они автоматически «переедут» на основное физлицо, но лишнюю запись «сотрудник», возможно, придётся отменить вручную.

Проверка результата и контрольные точки

После проведения приёма пройдите контрольный список. Откройте список сотрудников: сотрудник должен отображаться как работающий, с новой датой приёма, подразделением и должностью. В карточке физического лица — одна запись на человека, две связанные записи «сотрудник».

Сформируйте пробный расчётный листок или документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы: начисления должны подтянуться из нового приёма, НДФЛ — посчитаться с учётом доходов текущего года. Сформируйте отчёт по кадровым событиям для фондов и убедитесь, что событие приёма присутствует с корректной датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в списке сотрудников

Норма

Сотрудник работает, указаны новые подразделение и должность

Тревожный признак

Статус «Уволен» не изменился или появилась вторая карточка с тем же ФИО

Справочник физических лиц

Норма

Одно физлицо, две записи «сотрудник»

Тревожный признак

Два физлица с одинаковым СНИЛС или ФИО

Начисление зарплаты за первый месяц

Норма

Оклад и надбавки рассчитаны, НДФЛ учитывает доходы года

Тревожный признак

Начисления пустые или НДФЛ посчитан без учёта прежних доходов

Кадровый отчёт для фондов

Норма

Событие «Приём» с датой трудоустройства

Тревожный признак

События нет или дата не совпадает с приказом

Если хотя бы один пункт не сходится, не сдавайте отчётность до устранения причины. Большинство проблем решается отменой проведения документа приёма, исправлением данных и повторным проведением — это безопасно, пока по сотруднику не рассчитана зарплата и не сданы отчёты.

Частые вопросы

Нужно ли заводить новое физическое лицо, если сотрудник сменил фамилию?

Нет. Физическое лицо остаётся прежним, а смена фамилии оформляется через историю изменения ФИО в карточке физлица с указанием даты и документа-основания. Тогда документы до переименования сохранят старую фамилию, а новые будут формироваться с актуальной.

Сотрудник уволен давно и не находится в списке. Что делать?

Сначала снимите все отборы в списке сотрудников — уволенные часто скрыты фильтром. Если человека действительно нет, возможно, учёт вёлся в другой базе или карточка была удалена. В этом случае физическое лицо создаётся заново, а стаж и данные за прошлые периоды вносятся вручную по документам сотрудника.

Можно ли принять бывшего сотрудника по совместительству?

Да. В документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство» (или внутреннее, если человек уже снова работает у вас по основному месту). Механизм тот же: выбирается существующее физическое лицо, создаётся новая запись «сотрудник».

Обнулятся ли остатки отпусков при повторном приёме?

Юридически при новом трудовом договоре рабочий год начинается заново, а остатки прошлого периода должны были быть закрыты компенсацией при увольнении. Проверьте отчёт «Остатки отпусков»: если там видны остатки от старого периода работы, разберитесь с расчётом при увольнении — возможно, компенсация не была начислена.

Нужно ли заново брать заявление на вычеты по НДФЛ?

Да. Вычеты предоставляются в рамках трудовых отношений, поэтому после повторного приёма сотрудник пишет новое заявление, а кадровик вводит документ «Заявление на вычеты НДФЛ» с даты нового приёма. Без этого программа не применит вычет, и налог будет удержан в большей сумме.

Что делать, если ошибка обнаружилась после сдачи отчётности?

Необходимо исправить данные в базе (объединить дубли, скорректировать документы) и подать уточняющие отчёты за затронутые периоды. Порядок уточнения зависит от вида отчётности. Не удаляйте и не перепроводите документы закрытых периодов без резервной копии базы — сначала оцените, какие расчёты это затронет.