Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в 1С

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет в программах 1С оформляется одним кадровым документом, который одновременно прекращает начисление зарплаты сотруднику и при необходимости назначает пособие по уходу до полутора лет. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ «Отпуск по уходу за ребенком», а в упрощенных конфигурациях вроде 1С:Бухгалтерии используется кадровый приказ с соответствующим видом отпуска.

Главная особенность этого отпуска в том, что он делится на два периода с разными правилами: до 1,5 лет ребенка сотруднику положено ежемесячное пособие, а с 1,5 до 3 лет отпуск продолжается, но государственное пособие в обычном порядке не выплачивается. В 1С это отражается датами в одном документе: программа сама разделяет периоды и рассчитывает пособие только до достижения ребенком полутора лет.

Ниже разобран порядок оформления в 1С:ЗУП 3.1 как наиболее распространенной конфигурации для кадрового учета, а также особенности для 1С:Бухгалтерии. Указаны документы-основания, настройки пособия, работа во время отпуска и досрочный выход сотрудника.

Какие данные подготовить перед оформлением

Прежде чем создавать документ в программе, убедитесь, что в базе корректно заведены исходные данные. От этого зависит правильность расчета пособия и кадрового учета.

Проверьте следующее: сотрудник принят на работу и у него заполнен график работы; в карточке сотрудника указан СНИЛС и другие данные, необходимые для отчетности в СФР; известна дата рождения ребенка (ее нужно будет ввести в документ); есть заявление сотрудника и свидетельство о рождении ребенка как основание для приказа. Если пособие будет назначаться, понадобятся также сведения о заработке за расчетные годы — если сотрудник работал у вас недостаточно долго, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы.

Отдельно проверьте, что в базе введены данные о среднем заработке. Если сотрудница уходит в отпуск по уходу сразу после отпуска по беременности и родам, расчетные периоды могут быть заменены по ее заявлению — это влияет на размер пособия и настраивается в документе начисления.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» и выберите журнал «Отпуска по уходу за ребенком» (в некоторых версиях — «Все отсутствия сотрудников»). Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Отпуск по уходу за ребенком».

Заполните основные поля документа:

• Организация и сотрудник — выберите сотрудника, уходящего в отпуск;
• Дата начала отпуска — обычно день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам, либо дата из заявления;
• Дата окончания — день, когда ребенку исполняется 3 года;
• Дата рождения ребенка — программа использует ее для автоматического расчета даты окончания пособия до 1,5 лет и контроля периодов;
• Количество детей и признак первого ребенка — влияет на расчет пособия при уходе за несколькими детьми.

После заполнения дат проверьте, что программа правильно определила дату окончания периода пособия — она должна соответствовать дню, когда ребенку исполняется полтора года. Если дата рождения ребенка введена неверно, пособие будет рассчитано за неправильный период.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» → «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите даты начала и окончания отпуска (до 3 лет)
3. 3
   Введите дату рождения ребенка и количество детей
4. 4
   Установите флаг «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и проверьте расчет среднего заработка
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа по кнопке «Печать»

Настройка пособия до полутора лет

В документе установите флаг «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет». После этого станет доступна вкладка или ссылка для расчета среднего заработка. Программа подтянет данные о доходах за два календарных года, предшествующих году начала отпуска.

Проверьте расчетный период: если в расчетных годах сотрудница была в отпуске по беременности и родам или в предыдущем отпуске по уходу, она вправе подать заявление о замене лет. В этом случае скорректируйте расчетные годы в форме расчета среднего заработка вручную — программа пересчитает пособие.

Размер пособия рассчитывается как 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума и не выше максимального ограничения. Конкретные предельные значения ежегодно индексируются — актуальные суммы подтягиваются в 1С с обновлениями конфигурации, поэтому поддерживайте релиз программы в актуальном состоянии. Если пособие рассчиталось в минимальном размере при очевидно высоком заработке, проверьте, загружены ли данные о доходах и не стоит ли лишний фильтр в расчете.

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии функционал по кадрам ограничен. Отпуск оформляется через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы») созданием документа «Отпуск» с видом «Отпуск по уходу за ребенком». Укажите сотрудника и период отпуска.

Пособие до 1,5 лет в 1С:Бухгалтерии назначается в том же документе либо начисляется вручную через документ «Начисление зарплаты» с соответствующим видом начисления — это зависит от версии конфигурации. Автоматический расчет среднего заработка в бухгалтерской конфигурации упрощен, поэтому сумму пособия часто приходится проверять и корректировать вручную.

Сравнение вариантов оформления

1С:ЗУП 3.1

Полноценный документ с автоматическим расчетом пособия, заменой лет, печатными формами и обменом с СФР. Подходит при любом количестве сотрудников.

1С:Бухгалтерия 8

Упрощенное оформление через кадровый документ, расчет пособия может требовать ручной корректировки. Подходит для небольших организаций без отдельной зарплатной программы.

Работа во время отпуска и досрочный выход

Работа на условиях неполного времени

Сотрудник в отпуске по уходу вправе работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на пособие. В 1С:ЗУП это оформляется документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком» (либо «Возврат из отпуска по уходу» с одновременным кадровым переводом на неполное время — зависит от релиза). В документе укажите дату выхода и новый график неполного рабочего времени.

После проведения такого документа программа начнет начислять зарплату пропорционально отработанному времени, а пособие продолжит рассчитываться до 1,5 лет. Проверьте, что график неполного времени создан заранее в справочнике графиков работы.

Досрочный выход из отпуска

Если сотрудник решил выйти на работу до окончания отпуска, создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры»). Укажите дату возврата — с этой даты прекращается отпуск, останавливается пособие (если ребенку еще нет 1,5 лет и сотрудник выходит на полную ставку) и возобновляется начисление зарплаты.

Не редактируйте даты в исходном документе отпуска задним числом — это исказит уже рассчитанные начисления и отчетность. Для любых изменений используйте корректирующие документы.

Проверка результата и отчетность

После проведения документа убедитесь, что все отразилось корректно. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц отпуска: по сотруднику должна появиться только строка с пособием по уходу (если месяц начался с отпуска) без начисления оклада. Если ребенку уже больше 1,5 лет, строк по сотруднику быть не должно вовсе.

Проверьте кадровое состояние: в отчете «Штатное расписание» или списке сотрудников человек должен отображаться как находящийся в отпуске по уходу. Сформируйте печатную форму приказа из документа (кнопка «Печать») и ознакомьте сотрудника.

Сведения о пособии передаются в СФР — в 1С:ЗУП для этого формируются соответствующие исходящие документы через обмен с фондом. Убедитесь, что настроен обмен электронными документами с СФР, иначе сведения придется подавать другим способом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление зарплаты за месяц отпуска

Норма

Только строка пособия до 1,5 лет или отсутствие начислений после 1,5 лет

Тревожный признак

Начисляется оклад или отсутствует пособие при установленном флаге

Статус сотрудника в списке

Норма

Отображается отпуск по уходу за ребенком

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим

Дата окончания пособия

Норма

Соответствует дню исполнения ребенку 1,5 лет

Тревожный признак

Дата смещена — проверьте дату рождения ребенка

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу сразу до 3 лет, минуя период до 1,5 лет?

Да, в 1С оформляется один документ на весь период до 3 лет. Внутри него автоматически выделяется период выплаты пособия до 1,5 лет — отдельный документ на второй период создавать не нужно.

Что делать, если сотрудница уходит в отпуск по уходу за вторым ребенком, не выходя из первого отпуска?

Сначала оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» по первому ребенку, затем при необходимости отпуск по беременности и родам, а после него — новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» уже по второму ребенку. Пособия на двух детей суммируются с учетом установленных ограничений.

Как в 1С отразить, что пособие получает отец ребенка?

Порядок идентичен: документ оформляется на сотрудника-отца в его организации. От матери потребуется справка с места работы о том, что она пособие не получает, — это основание для назначения, в программе дополнительных настроек не требуется.

Почему пособие рассчиталось в минимальном размере, хотя зарплата была высокой?

Чаще всего причина в том, что расчетные годы пришлись на предыдущие декретные отпуска и средний заработок низкий. Проверьте, подавала ли сотрудница заявление о замене лет, и скорректируйте расчетный период в форме расчета среднего заработка документа.

Нужно ли прерывать отпуск, если сотрудник выходит на несколько дней?

Кратковременные выходы оформляются через документ возврата с последующим новым отпуском либо через работу на условиях неполного времени — второй вариант удобнее, так как сохраняет пособие. Разовые «неформальные» выходы без документов приводят к расхождению табеля и начислений.

Облагается ли пособие по уходу за ребенком НДФЛ и взносами в 1С?

Нет, государственное пособие по уходу за ребенком не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В 1С соответствующий вид начисления уже настроен с нужными налоговыми параметрами — изменять их не требуется.