Как в 1С предоставить налоговый вычет сотруднику

Налоговый вычет по НДФЛ в программах 1С оформляется на основании заявления сотрудника и подтверждающих документов. В «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерии» для этого предусмотрены специальные документы и справочники видов вычетов, которые автоматически уменьшают налоговую базу при расчёте зарплаты.

Чаще всего работодатели предоставляют стандартные вычеты на детей, но программа поддерживает и имущественные, и социальные вычеты — правда, для них сотрудник должен принести уведомление из налоговой инспекции. От корректности ввода данных зависит, правильно ли рассчитается НДФЛ и не возникнет ли задолженность у работника или претензии при проверке.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций, условия применения вычетов, способы проверки результата и ошибки, которые чаще всего приводят к перерасчётам.

Какие вычеты можно оформить через работодателя

Работодатель как налоговый агент вправе предоставлять три группы вычетов. Стандартные — прежде всего на детей, а также вычеты отдельным категориям граждан (например, инвалидам, участникам ликвидации последствий аварии на ЧАЭС). Имущественные — при покупке жилья и по процентам по ипотеке. Социальные — на обучение и лечение, если сотрудник выбрал получение через работодателя.

Ключевое различие — в основании. Для стандартных вычетов достаточно заявления работника и документов, подтверждающих право (свидетельства о рождении детей, справки об инвалидности). Для имущественных и социальных вычетов обязательно уведомление из ИФНС, в котором указаны сумма вычета и работодатель, имеющий право его предоставить.

Стандартный вычет на ребёнка применяется до месяца, в котором доход сотрудника с начала года превысит установленный лимит. В программах 1С это ограничение контролируется автоматически при условии, что используется актуальный релиз конфигурации — пороги и размеры вычетов периодически меняются законодательно.

Подготовка: что запросить у сотрудника

До внесения данных в программу соберите пакет документов. Для вычета на детей нужны: заявление в произвольной форме, копии свидетельств о рождении, при необходимости — справка из учебного заведения для ребёнка старше 18 лет, обучающегося очно, документы об усыновлении или опеке. Единственный родитель и родитель, второй из которых отказался от вычета, вправе получать вычет в двойном размере — это требует дополнительных подтверждений.

Для имущественного и социального вычета запросите уведомление из ИФНС на текущий год и заявление сотрудника. Уведомление действует только в течение года выдачи и только у указанного в нём работодателя. Проверьте реквизиты организации в уведомлении — ошибка в ИНН или наименовании делает документ непригодным.

Оформление стандартного вычета в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» используйте документ «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Укажите сотрудника, месяц, с которого применяется вычет, и добавьте строки по каждому ребёнку с датой рождения. Программа сама подберёт код и размер вычета в зависимости от очерёдности ребёнка.

Если право на вычет возникло не с начала года, а, например, с месяца рождения ребёнка, укажите именно этот месяц. Вычет предоставляется за период с месяца возникновения права, даже если заявление подано позже, — при расчёте программа пересчитает НДФЛ с начала действия права в пределах текущего года.

1. 1
   Получите заявление сотрудника и копии подтверждающих документов
2. 2
   Откройте раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» и создайте документ
3. 3
   Укажите сотрудника, месяц начала применения и добавьте вычеты по каждому ребёнку
4. 4
   Проведите документ и выполните расчёт зарплаты за текущий месяц
5. 5
   Проверьте в расчётном листке, что вычет применён и НДФЛ уменьшился

Двойной вычет и вычет единственному родителю

Для двойного вычета в документе установите соответствующий признак и приложите основание: заявление второго родителя об отказе от вычета плюс справку о его доходах (её нужно запрашивать ежемесячно, либо контролируйте актуальность по внутреннему регламенту) или документы, подтверждающие статус единственного родителя. Без этих документов двойной размер применять нельзя.

Оформление вычета в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа-заявления нет: вычеты вводятся через карточку сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Налог на доходы». В форме укажите стандартные вычеты с датой начала применения и данные по детям.

Для имущественного вычета в той же форме введите уведомление из ИФНС: номер, дату, код налогового органа и сумму. Программа будет применять вычет при каждом начислении зарплаты, пока сумма не будет выбрана полностью. Следите за остатком — программа показывает его в отчётах по НДФЛ.

Имущественный и социальный вычеты по уведомлению ИФНС

Порядок отличается от стандартного: вычет начинает применяться с месяца, в котором сотрудник принёс уведомление, а не с начала года. НДФЛ, удержанный с начала года до подачи уведомления, считается излишне удержанным — его можно вернуть сотруднику по его заявлению через документ возврата НДФЛ.

В ЗУП для этого используется документ «Уведомление о праве на имущественный вычет» (или социальный — в зависимости от релиза и вида). Укажите реквизиты уведомления и сумму. При расчёте зарплаты программа уменьшит налог вплоть до нуля, а остаток вычета перенесёт на следующие месяцы.

Сравнение вариантов получения вычета

Через работодателя в 1С

Подходит, когда сотрудник хочет получать вычет в текущем году частями с каждой зарплаты. Ограничение: для имущественного и социального вычетов нужно уведомление ИФНС, действующее один год.

Через налоговую инспекцию

Сотрудник подаёт декларацию 3-НДФЛ по итогам года и получает всю сумму разом. Работодателю ничего оформлять не нужно, но деньги возвращаются позже.

Проверка правильности применения вычета

После расчёта зарплаты откройте расчётный листок сотрудника: в нём должна быть строка с применёнными вычетами, а сумма НДФЛ — меньше, чем без вычета. Для сводной проверки используйте регистры и отчёты по НДФЛ: «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и «Анализ НДФЛ по сотрудникам» показывают, какие вычеты и за какие месяцы применены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка вычета в расчётном листке

Норма

Вычет отражён за текущий месяц в ожидаемой сумме

Тревожный признак

Строки нет или сумма не соответствует числу детей

Сумма НДФЛ

Норма

Налог уменьшился пропорционально вычету

Тревожный признак

НДФЛ не изменился после ввода заявления

Превышение лимита дохода

Норма

Вычет перестал применяться в месяце превышения лимита

Тревожный признак

Вычет применяется весь год независимо от дохода

Если вычет не применился, проверьте три вещи: проведён ли документ-заявление, не указан ли месяц начала применения будущим периодом и не превысил ли доход сотрудника лимит. Также убедитесь, что в карточке сотрудника не заведено два конкурирующих заявления — программа учитывает последнее по дате.

Типичные ошибки и их последствия

Ещё одна частая ситуация — устаревший релиз конфигурации. Размеры вычетов и лимиты дохода меняются законодательно, и если программа давно не обновлялась, автоматический контроль лимита может работать по старым значениям. Перед началом года проверяйте актуальность релиза и при необходимости сверяйте применённые суммы вручную.

Частые вопросы

Можно ли предоставить вычет задним числом за прошлые месяцы?

Да, в пределах текущего календарного года. Укажите в заявлении месяц возникновения права — при очередном расчёте зарплаты программа пересчитает НДФЛ с этого месяца и вернёт излишне удержанный налог. За прошлые годы вычет через работодателя не предоставляется — сотруднику нужно подавать декларацию 3-НДФЛ в ИФНС.

Что делать, если сотрудник работает у двух работодателей?

Стандартный вычет предоставляет только один работодатель по выбору сотрудника. Запросите у него подтверждение, что у второго работодателя вычет не оформлен. Имущественный вычет по уведомлению ИФНС может быть распределён между несколькими работодателями — в уведомлении будет указана конкретная организация и сумма.

Как отменить вычет, если право на него утрачено?

В ЗУП создайте документ «Прекращение стандартных вычетов НДФЛ» или отредактируйте действующее заявление, указав месяц окончания. В Бухгалтерии скорректируйте данные в карточке сотрудника. После этого пересчитайте зарплату и проверьте, что вычет больше не применяется.

Почему программа не применяет вычет, хотя заявление введено?

Наиболее вероятные причины: документ не проведён, указан будущий месяц начала применения, доход сотрудника с начала года превысил лимит или введено более позднее заявление, отменяющее предыдущее. Проверьте также, что расчёт зарплаты выполнен после ввода заявления, а не до него.

Нужно ли ежегодно брать новое заявление на вычет на детей?

Формально заявление подаётся один раз и действует, пока не изменятся обстоятельства. Однако многие организации пересобирают заявления ежегодно — это дисциплинирует сотрудников сообщать об изменениях. Уведомление ИФНС на имущественный вычет обновлять обязательно: оно действует только в течение года выдачи.

Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ?

Получите от сотрудника заявление с реквизитами банковского счёта, затем оформите документ «Возврат НДФЛ» в программе и перечислите сумму вместе с ближайшей выплатой. Возврат возможен только на счёт работника — выдать деньги из кассы нельзя.