Другое · 9 мин
Как в 1С повторно принять сотрудника на работу
Пошаговая инструкция по повторному приёму сотрудника в 1С:ЗУП: создание второго физлица или работника, исправление ошибок и проверка результата.
Повторный приём сотрудника — типовая ситуация: работник уволился, а через некоторое время вернулся в организацию. В 1С:ЗУП и 1С:Камин такая ситуация обрабатывается стандартными документами, но с нюансами: важно не создать дубликат физического лица, не потерять историю стажа и не «зависнуть» на ошибке «Сотрудник уже работает».
Главная ошибка кадровиков при повторном приёме — создание новой карточки физического лица вместо использования существующей. Из-за этого ломаются персонифицированные отчёты (СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1), расчёт страхового стажа для больничных и сведения в налоговую. Правильный путь — найти ранее заведённое физлицо и оформить новый приказ о приёме на его основе.
Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 (актуален и для 1С:Камин с похожей логикой), способы исправления типовых ошибок и контрольные точки для проверки результата.
Когда возникает задача повторного приёма
Типовые сценарии: сотрудник уволился и вернулся через месяц или год; работник увольнялся с основного места и принимается по совместительству (или наоборот); сезонный работник принимается каждый год на один и тот же период; сотрудник переводился в другое подразделение через увольнение-приём вместо кадрового перевода.
Во всех этих случаях в информационной базе уже есть карточка физического лица с личными данными, документами, ИНН и СНИЛС. Повторный приём должен опираться именно на неё, а не на новую запись.
Подготовка: проверьте, есть ли физлицо в базе
Перед оформлением приказа откройте справочник «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица») и выполните поиск по ФИО. Если фамилия распространённая, сверяйте дату рождения, СНИЛС или ИНН. Убедитесь, что карточка не помечена на удаление и не находится в архиве.
Если физлицо найдено — запомните его. Если поиск ничего не дал, проверьте варианты написания фамилии (буквы «е/ё», двойные фамилии через дефис), а также справочник «Сотрудники» с отбором по уволенным. Возможно, карточка есть, но с опечаткой в ФИО.
Как проверить, что физлицо найдено правильно
Совпадают с документами сотрудника
Пустые поля или расхождения — возможен дубликат
Совпадают с паспортом
Расхождение — это другое лицо или ошибка ввода
Виден прежний приём и увольнение в этой организации
Истории нет — возможно, сотрудник заведён в другой базе
Оформление повторного приёма: пошаговый порядок
Основной инструмент — документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу»). Последовательность действий:
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу»
- 2В поле «Сотрудник» нажмите выбор и перейдите к списку физических лиц
- 3Найдите ранее заведённое физлицо по ФИО и СНИЛС, выберите его
- 4Программа создаст нового сотрудника на этом физлице — подтвердите
- 5Заполните дату приёма, подразделение, должность, вид занятости и условия оплаты
- 6Проверьте график работы и количество ставок
- 7Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа Т-1
Ключевой момент — шаг выбора физлица. Если выбрать существующую карточку, программа автоматически создаст новую запись справочника «Сотрудники», связанную с этим физлицом. История прежней работы, стаж и личные данные сохранятся.
После проведения документа проверьте начисления: в документе приёма на вкладке оплаты труда должны быть указаны оклад или тариф, а также плановые надбавки. От этого зависит корректность расчёта зарплаты уже в текущем месяце.
Ошибка «Сотрудник уже работает в организации»
Эта ошибка возникает, если прежнее увольнение не было проведено или было оформлено с ошибкой. Программа считает, что трудовые отношения не прекращены, и блокирует новый приём.
Что проверить: откройте список документов по сотруднику и найдите документ «Увольнение». Если его нет — оформите увольнение задним числом (с соблюдением кадровых правил). Если документ есть, но помечен на удаление или не проведён — восстановите и проведите его. Если увольнение проведено, но ошибка сохраняется, проверьте, не создано ли двух сотрудников на одно физлицо, один из которых не уволен.
Повторный приём и стаж: что важно учесть
Страховой стаж для больничных и стаж для отпуска считаются по данным физлица и кадровых документов. Если приём оформлен на существующее физлицо, прежние периоды работы в организации учитываются автоматически.
Обратите внимание на стаж для отпуска: при повторном приёме после увольнения отпускной стаж начинает течь заново с новой даты приёма. Это правильно с точки зрения законодательства, но сотрудников иногда удивляет меньшее количество дней отпуска — будьте готовы объяснить.
Для персонифицированного учёта (ЕФС-1) при повторном приёме подаётся сведение о приёме на работу с указанием того же СНИЛС. Если в базе два физлица с одним СНИЛС, отчёт не пройдёт форматно-логический контроль.
Особые сценарии повторного приёма
Приём на ту же должность в то же подразделение
Самый простой случай: заполните приём стандартно, условия оплаты можно скопировать из прежнего документа. Откройте старый приём сотрудника и сверьте состав начислений.
Приём по совместительству после увольнения с основного места
В документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместительства создаётся отдельный сотрудник на том же физлице — это нормально, дубликатом не считается.
Сезонный работник, принимаемый ежегодно
Каждый сезон оформляйте новый приём на одно и то же физлицо. Срок трудового договора укажите в документе приёма, чтобы программа корректно отработала окончание периода.
Способы оформления возврата сотрудника
Стандартный правильный способ. Сохраняется история, стаж и отчётность. Подходит всегда
Подходит только если увольнение было ошибочным и трудовые отношения фактически не прерывались. Нельзя применять, если сотрудник реально увольнялся
Неправильный путь: дубликаты, ошибки в отчётах, потеря стажа. Не используйте
Проверка результата после оформления
После проведения приказа убедитесь, что всё оформлено корректно. Откройте карточку нового сотрудника: должны быть заполнены подразделение, должность, дата приёма и график работы. В карточке физлица в разделе «Трудовая деятельность» должна отображаться новая запись о приёме рядом с прежними.
Дополнительно сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Список сотрудников» — новый сотрудник должен отображаться как работающий с даты приёма. Начислите зарплату за текущий месяц в тестовом порядке и проверьте, что оклад подтянулся.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто отменить увольнение вместо нового приёма?
Только если увольнение было оформлено по ошибке и сотрудник фактически продолжал работать. Если человек реально увольнялся и получил расчёт, отмена увольнения исказит кадровый учёт и расчёты — оформляйте новый приём.
Что делать, если в базе уже два физлица с одним СНИЛС?
Используйте обработку «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей». Перед объединением сделайте резервную копию базы. Если по обеим карточкам сданы отчёты, лучше привлечь специалиста по 1С.
Нужно ли заново вводить ИНН, СНИЛС и паспортные данные?
Нет, если приём оформлен на существующее физлицо — все личные данные подтянутся автоматически. Достаточно сверить их с документами на случай изменений (например, смены фамилии или паспорта).
Сотрудник менял фамилию после увольнения — как оформить?
Сначала внесите новую фамилию в карточку физлица с указанием даты изменения (в карточке физлица есть механизм истории ФИО), затем оформляйте приём. Отчёты будут формироваться с актуальной фамилией.
Будет ли учитываться прежний стаж для отпуска при повторном приёме?
Нет, отпускной стаж начинает исчисляться заново с даты нового приёма — это соответствует трудовому законодательству. Страховой стаж для больничных при этом сохраняется, так как считается по данным физлица.
Как оформить повторный приём, если сотрудник работал в другой организации группы?
Если организации ведутся в одной базе, физлицо общее — оформляйте приём в нужную организацию на существующее физлицо. Если базы разные, в новой базе физлицо придётся создать заново, дубликатом в рамках одной базы это не считается.
Что важно запомнить
Повторный приём всегда оформляется документом «Приём на работу» на уже существующее физическое лицо. Не создавайте новую карточку физлица, проверяйте проведённость прежнего увольнения, заполняйте начисления и график работы, а после проведения — сверяйте результат в карточке сотрудника и отчётах.