Как в 1С оформить командировку в выходной день

Ситуация, когда сотрудник уезжает в командировку в субботу или воскресенье либо работает в выходной день, находясь в поездке, встречается часто. По Трудовому кодексу РФ (ст. 167) дни выезда, возвращения и работы в выходные в командировке оплачиваются не как обычный средний заработок, а по особым правилам — минимум в двойном размере либо с предоставлением отгула. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены отдельные документы, и если оформить командировку «как обычно», программа посчитает оплату неверно.

Ключевая ошибка бухгалтеров — провести стандартный документ «Командировка» на все дни, включая выходные. В этом случае программа рассчитает средний заработок за календарные дни поездки или вообще исключит выходные из оплаты, и у сотрудника возникнет недоплата, а у компании — риск претензий при проверке. Правильная схема зависит от того, что именно происходило в выходной: сотрудник работал, был в пути или просто находился в месте командировки.

Ниже разобраны все три сценария с конкретными действиями в 1С:ЗУП 3.1, настройкой начислений и проверкой результата в расчётном листке.

Когда выходной день в командировке требует отдельного оформления

Прежде чем что-то вводить в программу, определите характер выходного дня. Вариантов три:

• Сотрудник работал в выходной по распоряжению руководителя — оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ) либо в одинарном с предоставлением другого дня отдыха;
• Сотрудник выехал в командировку или вернулся из неё в выходной — день в пути приравнивается к дню работы и оплачивается по тем же правилам (п. 4 Положения № 749);
• Сотрудник просто находился в месте командировки в выходной и отдыхал — оплата не положена, сохраняются только суточные.

Для первых двух сценариев обязательно нужен письменный приказ (распоряжение) руководителя о привлечении к работе в выходной день и, как правило, согласие сотрудника. Без этого документа вводить оплату в программе нельзя — при проверке начисление признают необоснованным.

Проверка настроек программы перед оформлением

Чтобы документы оплаты работы в выходные были доступны, в 1С:ЗУП должна быть включена соответствующая функциональность. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и убедитесь, что установлен флажок «Работа сверхурочно» и/или «Работа в выходные и праздники» (название зависит от релиза).

Далее проверьте виды начислений: «Настройка» → «Начисления». В списке должны присутствовать начисления «Оплата работы в выходные и праздничные дни» (дневная ставка × 2) и «Оплата работы сверхурочно». Если их нет, программа создаст их автоматически при включении флажка функциональности.

Оформление работы в выходной день в командировке

Если сотрудник по приказу работал в субботу или воскресенье, находясь в командировке, действуйте так:

1. Оформите основной документ «Кадры» → «Командировки» на весь период поездки. Программа рассчитает средний заработок только за рабочие дни по графику — это правильно.
2. Создайте документ «Зарплата» → «Работа сверхурочно» (в некоторых релизах — «Работа в выходные и праздничные дни» в разделе «Кадры»).
3. Укажите дату выходного дня, сотрудника и количество отработанных часов (или день целиком).
4. Выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул. При выборе отгула оплата будет одинарной, а день отдыха сотрудник использует позже.
5. Проведите документ. Начисление попадёт в расчёт зарплаты за текущий месяц.

Обратите внимание: средний заработок за этот выходной день не начисляется — вместо него работает оплата по ст. 153 ТК РФ. Если в расчётном листке вы видите и средний заработок, и двойную оплату за один и тот же день, значит, период командировки введён с ошибкой.

1. 1
   Проведите документ «Командировка» на весь период поездки
2. 2
   Создайте документ «Работа сверхурочно» на дату выходного дня
3. 3
   Укажите сотрудника, часы и способ компенсации (двойная оплата или отгул)
4. 4
   Проведите документ и проверьте начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов»
5. 5
   Сформируйте расчётный листок и убедитесь, что двойная оплата присутствует, а средний заработок за этот день не задвоился

Оформление выезда или возвращения в выходной день

День отъезда в командировку в воскресенье или день возвращения в субботу по нормам Положения № 749 считается днём работы. Оформляется он аналогично — документом «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни», даже если фактически сотрудник в этот день не выполнял служебные обязанности, а находился в дороге.

Практический нюанс: если поезд длился несколько часов, в документе указывают фактическое время в пути в пределах выходного дня, а при отсутствии точных данных — полный рабочий день. Основанием служат проездные документы с датой и временем.

Сравнение вариантов оплаты

Двойная оплата

Подходит по умолчанию. Начисление «Оплата работы в выходные» умножает дневную/часовую ставку на 2. Отгул не предоставляется.

Одинарная оплата + отгул

Применяется по желанию сотрудника (нужно его заявление). В документе выбирается компенсация отгулом, день отдыха регистрируется позже документом «Отгул».

Отражение в табеле учёта рабочего времени

В табеле (отчёт «Зарплата» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») дни командировки отражаются кодом «К», а работа в выходной в командировке — комбинацией «К/РВ» или отдельными буквенными кодами в зависимости от настроек. После проведения документа «Работа сверхурочно» программа автоматически добавит часы работы в выходной в данные табеля.

Проверьте, что выходной день в командировке не проставлен как обычный выходной «В» — это означало бы, что работа не учтена. Если табель формируется с ошибками, чаще всего причина в том, что документ «Работа сверхурочно» введён задним числом после расчёта зарплаты — тогда пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов».

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка «Оплата работы в выходные и праздничные дни» с двойной ставкой

Тревожный признак

Выходной оплачен средним заработком или не оплачен вовсе

Табель Т-13

Норма

День отмечен как работа в выходной в командировке (К/РВ)

Тревожный признак

День стоит обычным выходным «В»

Средний заработок

Норма

Средний начислен только за рабочие дни по графику

Тревожный признак

Средний заработок начислен и за выходной — двойная оплата одного дня

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — попытка «растянуть» стандартную командировку на выходные, чтобы программа оплатила их средним заработком. В 1С:ЗУП вида времени «Командировка в выходной» для оплаты средним не существует: средний заработок по ст. 167 ТК РФ сохраняется только за рабочие дни по графику сотрудника.

Вторая ошибка — ввод документа «Работа сверхурочно» без указания часов. Если сотруднику установлен оклад, а в документе не заполнено время, программа может рассчитать оплату исходя из нулевого количества часов, и начисление будет пустым.

Третья типичная ситуация — суммированный учёт рабочего времени или сменный график: если выходной по общему календарю для сотрудника является рабочим днём по графику, отдельная оплата не требуется — день оплачивается как обычный день командировки по среднему заработку.

Удобно завести внутреннее правило: кадровик получает приказ о работе в выходной день до начала командировки, а не после возвращения сотрудника. Тогда документ «Работа сверхурочно» вводится сразу, табель закрывается без ручных правок, и не приходится делать перерасчёты прошлых периодов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оплатить выходной день в командировке средним заработком?

Нет. Средний заработок по ст. 167 ТК РФ сохраняется только за рабочие дни по графику сотрудника. Работа в выходной оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере от тарифной ставки или оклада, либо в одинарном с предоставлением отгула.

Какой документ использовать в 1С:ЗУП 3.1 — «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни»?

Зависит от релиза и настроек функциональности. В свежих релизах документ называется «Работа сверхурочно» и позволяет выбрать причину (работа в выходной, сверхурочные часы). Если доступен документ «Работа в выходные и праздничные дни» — используйте его, он предназначен именно для этого случая.

Нужно ли оплачивать выходной день, если сотрудник просто остался в месте командировки на выходные?

Нет. Если сотрудник не работал и не был в пути, выходной день не оплачивается — сохраняются только суточные за каждый день командировки, включая выходные. В 1С никаких дополнительных документов в этом случае вводить не нужно.

Как оформить, если сотрудник выехал в командировку в воскресенье вечером?

День выезда приравнивается к работе в выходной. Оформите приказ руководителя и введите в 1С документ «Работа сверхурочно» на дату выезда с указанием фактических часов в пути или полного дня — по проездным документам.

Сотрудник выбрал отгул вместо двойной оплаты. Как это отразить?

В документе «Работа сверхурочно» выберите способ компенсации «Отгул» — оплата будет начислена в одинарном размере. Когда сотрудник решит использовать день отдыха, оформите документ «Отгул» (раздел «Кадры» или «Зарплата»), и программа учтёт накопленный день.

Почему в расчётном листке нет оплаты за выходной, хотя документ проведён?

Проверьте три момента: заполнено ли количество часов в документе, включён ли вид начисления в план видов расчёта и не был ли документ введён после расчёта зарплаты. В последнем случае откройте «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и нажмите «Заполнить» заново — начисление подтянется автоматически.