Как в 1С поставить график работы сотрудникам

График работы в 1С — это основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. Если график не создан или заполнен неправильно, программа будет неверно считать норму часов, оплату за работу в выходные и праздники, а табель придётся править вручную каждый месяц.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) графики ведутся в справочнике «Графики работы сотрудников», в 1С:Бухгалтерии — в справочнике «Графики работы» с упрощённой настройкой. Ниже разобраны оба варианта, а также сменные графики и проверка результата.

Где находится настройка графиков в разных конфигурациях

В 1С:ЗУП 3.1 путь к справочнику: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний включён учёт рабочего времени. В типовой поставке справочник уже содержит предопределённые графики: «Пятидневка», «Шестидневка» и другие — их можно использовать как образец.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 графики находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Графики работы». Здесь настройка проще: указываются дни недели и часы работы, без сложных шаблонов. Этого достаточно для расчёта оклада пропорционально отработанным дням.

В управленческих конфигурациях (УНФ, ERP) графики могут называться «Календари» или «Графики работы» и находиться в разделе настроек предприятия. Логика та же: создаётся элемент справочника, заполняется расписание, затем график привязывается к сотруднику или подразделению.

Создание графика работы в 1С:ЗУП

Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите наименование, понятное кадровику и расчётчику, например «Смена 2/2 по 11 часов» или «Пятидневка 8-17». Название видно в кадровых документах и отчётах, поэтому аббревиатуры без расшифровки лучше не использовать.

Далее настройте параметры графика. Ключевое поле — «Способ заполнения»: по дням недели (для пятидневки), циклами произвольной длины (для сменных графиков) или по шаблону. Для стандартной пятидневки отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу и укажите длительность рабочего дня — обычно 8 часов.

После настройки шаблона нажмите «Заполнить» — программа автоматически проставит рабочие и выходные дни на текущий год с учётом производственного календаря. Проверьте, что праздничные дни перенесены правильно, и нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте Настройка → Графики работы сотрудников
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите понятное наименование
3. 3
   Выберите способ заполнения: по дням недели или циклом
4. 4
   Укажите часы работы для каждого типа дня
5. 5
   Нажмите «Заполнить» и проверьте календарь на год
6. 6
   Запишите график и назначьте его сотрудникам кадровым документом

Настройка сменных графиков

Сменные графики (2/2, сутки через трое, трёхсменный режим) создаются через циклический шаблон. В поле «Способ заполнения» выберите вариант с циклом и задайте последовательность дней: например, два рабочих дня по 11 часов, затем два выходных. Программа будет повторять этот цикл бесконечно, начиная с указанной даты отсчёта.

Дата отсчёта критична: от неё зависит, какие конкретно дни окажутся рабочими. Если у двух бригад зеркальные графики, создайте два отдельных графика с разными датами начала цикла, а не пытайтесь править один вручную — ручные правки календаря слетают при следующем автозаполнении.

Для работы в ночное время укажите часы ночной смены отдельно — в ЗУП для этого есть соответствующие колонки при настройке времени. От этого зависит доплата за ночные часы. Если ночные часы не выделены, доплата рассчитана не будет.

Назначение графика сотруднику

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» в поле «График работы». Если поля нет, проверьте, что в настройках учётной политики не отключён учёт по графикам.

Для уже работающего сотрудника смену графика оформляйте документом «Кадровый перевод» (или «Изменение графика работы» в свежих версиях ЗУП). Не редактируйте график «задним числом» после расчёта зарплаты — это приведёт к пересчётам и расхождениям в отчётности.

Если график меняется у целого подразделения, удобнее групповой документ «Изменение графика работы списком сотрудников». Он позволяет перевести на новый режим десятки людей одним документом с единой датой начала.

Проверка результата и нормы времени

После назначения графика проверьте, что учёт работает корректно. Сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13») за текущий месяц по сотруднику: рабочие дни должны соответствовать графику, выходные и праздники — отмечены автоматически.

Сверьте норму часов. В карточке графика по кнопке печати или в отчёте «График работы» видна месячная и годовая норма. Для пятидневки она должна совпадать с производственным календарём; для сменных графиков — соответствовать утверждённому в организации режиму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Дни и часы совпадают с графиком, выходные проставлены

Тревожный признак

Все дни рабочие или табель пуст — график не назначен

Норма времени за месяц

Норма

Совпадает с производственным календарём или утверждённым режимом

Тревожный признак

Норма нулевая или явно искажена — график не заполнен на этот год

Расчёт зарплаты

Норма

Оклад считается пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Расчёт идёт от нуля или от полного оклада независимо от отработки

Типичные ошибки при настройке

Самая частая проблема — график создан, но не заполнен на текущий год. Симптом: нулевая норма времени и ошибки при расчёте зарплаты. Решение: открыть график и нажать «Заполнить» на нужный год. Делать это нужно в начале каждого года после обновления производственного календаря.

Вторая ошибка — редактирование графика вместо создания нового. Если часть сотрудников переходит на новый режим, а часть остаётся на старом, изменение существующего графика перекроит расчёт для всех. Правильно: создать отдельный график и перевести на него нужных сотрудников кадровым документом.

Третья ошибка — неверная дата отсчёта цикла в сменном графике. Табель «поедет» на день-два, и сотрудники увидят рабочими свои выходные. Проверяйте первый месяц после создания по фактическому расписанию бригады.

Частые вопросы

Можно ли назначить разные графики сотрудникам одного подразделения?

Да. График привязывается к сотруднику (точнее, к его рабочему месту), а не к подразделению. В одном отделе могут работать люди на пятидневке, сменном графике и неполном времени — каждому назначается свой график в кадровом документе.

Что делать, если в списке нет подходящего шаблона?

Предопределённые графики — это только примеры. Создайте новый элемент справочника и настройте шаблон вручную: по дням недели для регулярных режимов или произвольным циклом для сменных. Практически любой реальный режим работы описывается этими двумя способами.

Как учесть сокращённый предпраздничный день?

При автоматическом заполнении по производственному календарю ЗУП сам сокращает предпраздничные дни на один час. Если заполнение выполнялось вручную, проверьте эти даты и уменьшите часы в соответствующих днях графика.

Нужно ли создавать отдельный график для совместителей на 0,5 ставки?

Да, если режим отличается от основного. Для неполного времени создаётся график с сокращёнными часами или меньшим числом рабочих дней — иначе программа будет считать норму как для полной ставки, и зарплата рассчитается неверно.

Почему после изменения графика табель не пересчитался?

Табель строится по данным на момент формирования. Переформируйте отчёт после изменения графика. Если изменения касаются прошлого закрытого периода, понадобится перерасчёт зарплаты — делайте его осознанно, оценив влияние на уже выплаченные суммы.