Как в 1С поставить больничный сотруднику

Оформление больничного в 1С — стандартная операция расчётчика заработной платы, но у неё есть нюансы: нужно правильно указать период нетрудоспособности, проверить расчёт среднего заработка и корректно отразить пособие за счёт работодателя и за счёт СФР. Ошибка в датах или в стаже приводит к неверной сумме выплаты и проблемам при сдаче отчётности.

Инструкция ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом», редакция 3.1 — именно в ней работает большинство расчётчиков. В «1С:Бухгалтерии» документ называется аналогично и логика похожа, но набор полей проще. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание документов начислений и что в базе введены кадровые данные сотрудника.

Больничный в программе может быть заведён двумя способами: вручную по бумажному листку нетрудоспособности или автоматически — по электронному больничному (ЭЛН), полученному из СФР. Второй вариант сейчас основной, так как листки нетрудоспособности оформляются в электронном виде.

Что подготовить перед оформлением больничного

До создания документа проверьте, что в базе корректно заведены данные, влияющие на расчёт. Программа берёт средний заработок из начислений за два предшествующих календарных года, поэтому если сотрудник работает у вас недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы — её данные вводятся отдельным документом.

Также проверьте страховой стаж сотрудника: от него зависит процент оплаты больничного (60, 80 или 100 процентов среднего заработка). Стаж указывается в карточке сотрудника в разделе «Трудовая деятельность» либо при приёме на работу. Если стаж не заполнен, программа может рассчитать пособие по минимальному проценту.

Как создать документ «Больничный лист» вручную

Откройте раздел «Зарплата» и выберите пункт «Больничные листы» (в некоторых настройках интерфейса документ доступен также из раздела «Кадры»). Нажмите «Создать». В открывшейся форме заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, месяц начисления и период нетрудоспособности — даты начала и окончания больничного.

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите подходящее значение из списка: общее заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и так далее. От причины зависят правила оплаты: например, при уходе за ребёнком весь период оплачивается за счёт СФР, а при обычном заболевании первые дни оплачивает работодатель.

Процент оплаты программа подставит автоматически по стажу, но его можно скорректировать вручную — например, если законодательно предусмотрена оплата 100 процентов независимо от стажа. После заполнения полей нажмите «Провести»: на вкладке «Начислено» появится расчёт с разбивкой по источникам финансирования.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления
3. 3
   Введите даты начала и окончания нетрудоспособности
4. 4
   Выберите причину нетрудоспособности и проверьте процент оплаты
5. 5
   Проверьте расчёт на вкладке «Начислено», при необходимости откройте детализацию среднего заработка
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что сумма попала в расчёт зарплаты за месяц

Как загрузить электронный больничный из СФР

Если в программе настроен обмен с Социальным фондом России (через 1С-Отчётность), электронный листок нетрудоспособности загружается автоматически. В форме списка больничных листов нажмите кнопку загрузки ЭЛН или в самом документе укажите номер листка и СНИЛС сотрудника — программа запросит данные из фонда и заполнит форму.

При загрузке ЭЛН подтянутся даты, причина нетрудоспособности, коды и сведения медицинской организации. Расчётчику остаётся проверить стаж, средний заработок и провести документ. Это снижает риск ошибок в датах и номерах, которые при ручном вводе встречаются чаще всего.

Если обмен не настроен, ЭЛН всё равно можно оформить вручную по номеру, который сообщает сотрудник: данные листка видны в личном кабинете на портале госуслуг. Но для регулярной работы настройте обмен — без него вы не сможете своевременно получать уведомления об открытии, продлении и закрытии больничных, а также отвечать на запросы фонда по проактивным выплатам.

Как проверить расчёт среднего заработка и суммы пособия

В форме документа рядом с полем «Средний заработок» есть кнопка с суммой — нажмите её, чтобы открыть детальный расчёт. Там видно, какие начисления за расчётные годы вошли в базу, сколько дней учтено и какой среднедневной заработок получился. Если сотрудник принёс справку от прежнего работодателя после расчёта, введите её документом «Справка о заработке для расчёта пособий» и пересчитайте больничный.

Проверьте, что сумма пособия разделена корректно: при заболевании самого сотрудника первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР. При уходе за больным членом семьи, карантине и ряде других причин весь период оплачивается за счёт фонда. Программа делает разбивку автоматически, но при нестандартных ситуациях (например, совпадение с отпуском) стоит сверить результат вручную.

Пособие не должно быть ниже уровня, рассчитанного из МРОТ за полный календарный месяц. Если средний заработок сотрудника мал или стаж менее шести месяцев, программа применяет ограничение по МРОТ — в расчёте это отражается отдельной пометкой. Не удаляйте это ограничение вручную: занижение контрольных сумм приведёт к ошибкам при сверке с фондом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Разбивка пособия по источникам

Норма

Первые 3 дня — за счёт работодателя, остальное — СФР (при заболевании сотрудника)

Тревожный признак

Вся сумма повисла на работодателе или наоборот

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с детальным расчётом по кнопке рядом с полем

Тревожный признак

Нулевой или явно заниженный — не хватает данных о заработке

Процент оплаты

Норма

Соответствует страховому стажу (60/80/100%)

Тревожный признак

60% при большом стаже — стаж не заполнен в карточке

Отражение в расчёте месяца

Норма

Сумма видна в документе «Начисление зарплаты и взносов» и в расчётном листке

Тревожный признак

Больничный проведён, но в листке пусто — документ не учтён или отменён

Как больничный отражается в зарплате, НДФЛ и отчётности

Проведённый больничный лист автоматически попадает в итоговое начисление месяца и в расчётный листок сотрудника. Пособие облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами — программа учитывает это сама при настройке вида начисления, поэтому не меняйте налоговый статус пособия вручную без необходимости.

При выплате пособие за счёт работодателя обычно выдаётся вместе с ближайшей зарплатой, а часть СФР фонд перечисляет сотруднику напрямую. В ведомости на выплату попадает только сумма работодателя. Если сотрудник видит в листке сумму больше, чем получил на карту, объясните ему механизм прямых выплат — это частый источник вопросов.

В отчётности пособие отражается в расчёте 6-НДФЛ и в сведениях для СФР. Перед сдачей отчётов сверьте, что все больничные месяца проведены и не осталось черновиков: непроведённый документ искажает и зарплату, и отчётность.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверные даты нетрудоспособности. Если период в документе не совпадает с листком, расчёт окажется неправильным, а при обмене с фондом возникнет расхождение. Всегда сверяйте даты с ЭЛН или бумажным бланком до проведения.

Вторая группа ошибок связана со стажем и заработком: незаполненный стаж занижает процент оплаты, а отсутствие справки от прежнего работодателя занижает средний заработок. Обе проблемы решаются пересчётом, но лучше вводить данные до первого расчёта. Третья распространённая ситуация — больничный, переходящий на следующий месяц: программа корректно делит его на части, но расчётчики иногда дублируют документ, создавая второй больничный вручную. Делать этого не нужно.

Особые сценарии: уход за ребёнком, совместители, продление

Больничный по уходу за ребёнком

При выборе причины «Уход за больным ребёнком» появляются дополнительные поля: возраст ребёнка и режим лечения (амбулаторный или стационарный). От них зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и процент оплаты. Программа контролирует лимит дней автоматически, если все больничные сотрудника ведутся в базе.

Больничный у совместителя

Внешнему совместителю пособие рассчитывается исходя из заработка по месту совместительства. Если сотрудник работает у нескольких работодателей, пособие может назначаться по каждому месту или по одному — в зависимости от того, где он работал в расчётные годы. В документе проверьте, что выбран именно тот сотрудник и то место работы, по которому оформляется листок.

Продление и закрытие ЭЛН

Если больничный продлевается, фонд присылает новое сообщение с тем же номером листка и новыми датами. Не создавайте отдельный документ на продление: обновите существующий больничный через обмен, чтобы программа скорректировала период и пересчитала сумму. При закрытии листка убедитесь, что статус ЭЛН изменился, и только после этого завершайте расчёт.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс только номер электронного больничногоСоздайте документ, укажите номер ЭЛН и СНИЛС, загрузите данные из СФР

Обмен с фондом не настроенВведите больничный вручную по данным листка и параллельно настройте обмен

Расчёт показывает нулевой средний заработокПроверьте наличие начислений за расчётные годы и введите справку о заработке

Больничный продлён после расчётаОбновите существующий документ через обмен, не создавайте новый

Частые вопросы

Можно ли оформить больничный задним числом?

Да, документ можно создать любой датой в пределах открытого периода. Если месяц уже закрыт и зарплата выплачена, пособие будет начислено в текущем периоде — это нормальная практика, сумма попадёт в ближайшую выплату.

Что делать, если больничный попал на период отпуска сотрудника?

Программа обнаружит пересечение и предложит вытеснить дни отпуска, приходящиеся на нетрудоспособность. Отпуск в этом случае продлевается или переносится, а за дни болезни начисляется пособие. Проверьте результат в документе отпуска после проведения больничного.

Почему в расчётном листке сумма больничного больше, чем сотрудник получил на карту?

Потому что часть пособия за счёт СФР фонд перечисляет сотруднику напрямую, минуя работодателя. В ведомость на выплату попадает только доля работодателя за первые три дня, а из неё ещё удерживается НДФЛ.

Как исправить ошибочно проведённый больничный?

Откройте документ, нажмите «Отменить проведение», исправьте данные и проведите заново. Если больничный уже попал в выплаченную ведомость или сданную отчётность, сначала исключите его из ведомости, а отчётность подайте уточнённой.

Нужно ли заводить больничный, если сотрудник болел один день?

Листок нетрудоспособности оформляется и на короткий срок, и пособие за него положено. Если же сотрудник отсутствовал без больничного, день фиксируется как отсутствие по невыясненной причине или прогул — документом «Отсутствие» в разделе кадровых документов.