Другое · 10 мин
Как в 1С посмотреть зарплату сотрудников за год
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть зарплату сотрудников за год: расчётные листки, свод начислений, отчёты по НДФЛ и страховым взносам, проверка итогов.
Посмотреть зарплату сотрудников за год в 1С можно несколькими способами — выбор зависит от того, какая именно информация нужна: начисленные суммы, удержанный НДФЛ, выплаченные деньги или полная расшифровка по каждому сотруднику. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия есть готовые отчёты, которые формируются за произвольный период, включая календарный год.
Чаще всего для годового анализа используют отчёты «Расчётные листки», «Свод начислений и удержаний», «Анализ ФОТ» и регистры по НДФЛ. Каждый из них отвечает на свой вопрос: одни показывают начисления, другие — фактические выплаты, третьи — налоги. Путаница между этими понятиями — главный источник ошибок при сверке данных.
Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки отборов, способы проверить итоги и типичные ошибки, из-за которых суммы за год «не сходятся» с ожиданиями.
Определите, какие именно данные по зарплате вам нужны
Прежде чем открывать отчёт, важно понять, что считается «зарплатой за год» в вашей задаче. В учёте это минимум три разных показателя: начисленная зарплата (оклад, премии, отпускные, больничные), удержания (НДФЛ, алименты, займы) и сумма к выплате на руки. Годовой отчёт по каждому из показателей даст разные цифры.
Если нужна справка для сотрудника о его доходе — потребуется справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ). Если задача — проанализировать фонд оплаты труда по компании — подойдёт «Свод начислений» или «Анализ ФОТ». Для проверки конкретного сотрудника удобнее всего расчётный листок за весь год.
Как выбрать отчёт под задачу
Где находятся отчёты по зарплате в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 основные отчёты собраны в разделе «Зарплата» — подраздел «Отчёты по зарплате». Здесь расположены «Свод начислений и удержаний», «Расчётные листки», «Расчётная ведомость Т-51», «Анализ ФОТ» и другие формы. Отчёты по налогам находятся в разделе «Налоги и взносы — Отчёты, справки».
Если какого-то отчёта нет в списке, откройте «Все отчёты» внизу панели — там доступен полный перечень, включая «Начисления и удержания по сотрудникам» и «Остатки отпусков». Доступ к разделам зависит от прав пользователя: если у вас роль кадровика без расчётных прав, часть отчётов по зарплате будет скрыта.
Как сформировать свод начислений за год
Отчёт «Свод начислений и удержаний» — самый быстрый способ увидеть зарплату всех сотрудников за год. Откройте «Зарплата — Отчёты по зарплате — Свод начислений и удержаний», установите период с 1 января по 31 декабря нужного года и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет по каждому месяцу и в целом за период: начислено по видам расчёта, удержано (НДФЛ, алименты и прочее), сумму к выплате, а также начисленные страховые взносы, если включён соответствующий вариант отчёта. Через кнопку «Настройки» можно добавить группировку по сотрудникам, подразделениям или видам начислений.
- 1Откройте «Зарплата — Отчёты по зарплате — Свод начислений и удержаний»
- 2Установите период с 01.01 по 31.12 нужного года
- 3При необходимости задайте отбор по организации или подразделению в настройках
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую строку
- 5Сохраните или выгрузите отчёт через «Файл — Сохранить» в Excel или PDF
Как посмотреть зарплату конкретного сотрудника за год
Для детального анализа по одному человеку используйте «Расчётные листки» (раздел «Зарплата — Отчёты по зарплате»). В настройках отчёта добавьте отбор «Сотрудник = нужное физлицо», установите период — весь год — и сформируйте. Вы получите помесячную расшифровку: отработанные дни и часы, все начисления, удержания и итог к выплате.
Альтернатива — отчёт «Начисления и удержания по сотрудникам», который в одной таблице показывает по каждому сотруднику начислено, удержано, выплачено и долг на конец периода. Он удобен, когда нужно сравнить нескольких сотрудников между собой за год.
Если сотрудник просит официальный документ о доходах, сформируйте справку о доходах: в ЗУП это делается из карточки сотрудника (ссылка «Оформить справку») или через раздел «Налоги и взносы». Справка покажет доходы и НДФЛ в разрезе кодов дохода и месяцев.
Как посмотреть зарплату за год в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 отчёты по зарплате находятся в разделе «Зарплата и кадры — Отчёты по зарплате». Доступны «Расчётные листки», «Свод начислений», «Расчётная ведомость» и «Анализ ФОТ». Период задаётся так же — с 1 января по 31 декабря.
Для сверки с бухгалтерским учётом полезен оборотно-сальдовый отчёт по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (раздел «Отчёты»). Обороты по кредиту счёта 70 за год покажут начисленную зарплату, по дебету — удержания и выплаты. Сальдо на конец года — задолженность перед сотрудниками или переплата.
Сравнение способов просмотра
Подходит для общей картины по компании; ограничение — нет детализации до конкретного документа
Максимальная детализация по сотруднику; неудобен для анализа сотен людей сразу
Позволяет сверить зарплатный учёт с бухгалтерским; не показывает состав начислений по видам
Официальный документ для сотрудника и налоговой; отражает только облагаемые НДФЛ доходы
Как проверить корректность годовых итогов
После формирования отчёта сверьте итоги между собой. Сумма «начислено» в своде за год должна совпадать с оборотом по кредиту счёта 70 (или с данными отчёта «Анализ ФОТ»). НДФЛ за год в своде должен сходиться с регистром «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и сданной отчётностью 6-НДФЛ.
Если цифры расходятся, типичные причины: непроведённые документы начисления, сторнирования, сделанные «задним числом» после формирования отчёта, отбор по подразделению, который отсек часть сотрудников, или выплаты, относящиеся к другому периоду (например, декабрьская зарплата, выплаченная в январе).
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым оборотом счёта 70 или отчётом «Анализ ФОТ»
Расхождение — ищите непроведённые или сторнированные документы
Совпадает с данными 6-НДФЛ и регистром расчётов с бюджетом
Разница — проверьте перерасчёты и даты фактического получения дохода
Все работавшие в году сотрудники присутствуют, включая уволенных
Кого-то нет — снимите лишние отборы по подразделению или статусу
Долг равен декабрьской зарплате к выплате в январе
Необъяснимое сальдо — проверьте ведомости на выплату
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — сравнивать начисленную зарплату с суммами, выплаченными через банк. Начисление относится к месяцу работы, а выплата — к дате ведомости, поэтому годовой «кассовый» итог всегда сдвинут относительно начислений. Для анализа выплат используйте отчёт по ведомостям, а не свод начислений.
Вторая ошибка — забыть про уволенных сотрудников. Если в отборе стоит «работающие», отчёт покажет меньше реального годового ФОТ. Также учитывайте, что внешние совместители и сотрудники по договорам ГПХ могут попадать в разные отчёты по-разному: выплаты по ГПХ в ЗУП отражаются отдельно от зарплаты.
Если учёт ведётся в двух программах (зарплата в ЗУП, проводки в Бухгалтерии), убедитесь, что синхронизация за весь год выполнена полностью, прежде чем сверять итоги. Несинхронизированные месяцы — стандартная причина расхождений между программами.
Что важно запомнить
Зарплату за год в 1С смотрят через «Свод начислений и удержаний» (общая картина) и «Расчётные листки» (детально по сотруднику), установив период с 1 января по 31 декабря. Итоги проверяйте сверкой с оборотами счёта 70, данными 6-НДФЛ и ведомостями на выплату, помня о различии между начисленной и фактически выплаченной зарплатой.
Частые вопросы
Можно ли в 1С выгрузить зарплату всех сотрудников за год в Excel?
Да. Сформируйте «Свод начислений и удержаний» или «Начисления и удержания по сотрудникам» с группировкой по сотрудникам, затем используйте «Файл — Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel. Структура отчёта (строки, колонки, итоги) перенесётся в файл.
Почему в отчёте за год нет уволенного сотрудника?
Проверьте настройки отбора: если установлен фильтр по подразделению или по состоянию «работающие», уволенные в течение года сотрудники исключаются. Откройте настройки отчёта, снимите лишние отборы и сформируйте заново — сотрудник появится с данными за отработанные месяцы.
Чем отличается «начислено» от «выплачено» в годовых отчётах?
«Начислено» — это суммы, относящиеся к месяцам работы (оклад, премии, отпускные). «Выплачено» — суммы по фактически проведённым ведомостям. Из-за того, что зарплату платят в следующем месяце, годовые итоги по этим показателям отличаются на декабрьское начисление и январскую выплату.
Как посмотреть среднемесячную зарплату сотрудника за год?
Готового отчёта «средняя зарплата за год» в типовых конфигурациях нет. Сформируйте расчётный листок сотрудника за год, возьмите итог начислений и разделите на 12 или на количество месяцев, в которых были начисления. Для расчёта среднего заработка по правилам отпускных и больничных используйте встроенные механизмы в документах «Отпуск» и «Больничный лист».
Видит ли рядовой бухгалтер зарплату всех сотрудников?
Это зависит от настроенных прав доступа. Администратор может ограничить видимость по организациям, подразделениям или группам сотрудников. Если отчёт показывает неполные данные или раздел недоступен, обратитесь к администратору 1С для проверки вашей роли в системе.
Данные за год в ЗУП и Бухгалтерии не совпадают. Что делать?
Сначала убедитесь, что синхронизация данных между программами выполнена за все месяцы года без ошибок. Затем сравните помесячно обороты счёта 70 в Бухгалтерии со сводом начислений в ЗУП — так вы локализуете месяц расхождения и найдёте конкретный документ, который не перенёсся или был изменён после обмена.