Как в 1С посмотреть список сотрудников на дату

Задача «показать, кто работал в компании на конкретную дату» возникает постоянно: при подготовке справок, сверке штатной численности, ответах на запросы проверяющих органов и внутренних аудитах. В 1С это решается несколькими способами — от типового отчёта до отбора в справочнике, и выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) и от того, что именно нужно: работающие, принятые, уволенные или весь штат.

Ключевой момент, который нужно понимать до начала работы: список сотрудников «сейчас» и список «на дату» — разные вещи. Справочник сотрудников показывает всех, кто когда-либо был заведён в базу, включая уволенных. Чтобы получить срез на конкретное число, нужны отчёты или отборы, которые анализируют кадровые документы — приёмы, переводы и увольнения.

Дальше разберём рабочие способы для актуальных конфигураций, типичные ошибки при формировании таких списков и способы проверить, что данные корректны.

Что учитывать перед формированием списка

Прежде чем открывать отчёт, определите, какой именно список вам нужен. «Сотрудники на дату» может означать: всех, у кого есть действующие трудовые договоры; только работающих по основному месту; сотрудников конкретного подразделения; включая или исключая находящихся в отпусках (по уходу за ребёнком, без сохранения зарплаты). От этого зависит выбор отчёта и настройка отборов.

Второй момент — качество кадрового учёта в базе. Отчёты строятся по кадровым документам, а не по факту выхода на работу. Если увольнение оформили задним числом или приём ещё не проведён, список на дату будет отличаться от реальности. Поэтому перед важной сверкой стоит проверить актуальность кадровых приказов.

Список сотрудников на дату в 1С:ЗУП через отчёт

В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёт «Списки сотрудников по подразделениям» (в некоторых релизах — «Списочный состав»). Он показывает, кто числился в компании на указанную дату, с группировкой по подразделениям и должностям.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Списки сотрудников по подразделениям»
3. 3
   В поле периода или даты отчёта укажите нужное число
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
5. 5
   При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отбор по организации или подразделению

По умолчанию отчёт формируется на текущую дату. Если нужна прошлая дата, измените её в шапке отчёта до формирования. В настройках (кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант отчёта») можно добавить отборы: по организации, подразделению, должности, типу занятости (основное место работы, совместительство).

Если нужен список только работающих без детализации по подразделениям, подойдёт универсальный отчёт «Остатки и обороты» по регистрам кадровых данных или отчёт «Штатная расстановка» — он показывает занятые и вакантные позиции штатного расписания на дату.

Как получить список в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал проще, но базовая задача решается. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Сотрудники». В справочнике «Сотрудники» по умолчанию отображаются все записи, включая уволенных — они обычно помечены или скрываются через настройку отбора.

Для списка работающих используйте отчёт «Штатные сотрудники» (Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате), если он доступен в вашей версии. Либо в списке справочника «Сотрудники» нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по реквизиту, показывающему статус работы. Уволенные сотрудники в отборе исключаются по дате увольнения: условие «Дата увольнения пустая или больше указанной даты».

Отбор в справочнике «Сотрудники» как быстрый способ

Если отчёт не нужен, а требуется просто увидеть или скопировать перечень, работайте напрямую со справочником. В 1С:ЗУП список сотрудников (раздел «Кадры» → «Сотрудники») поддерживает быстрые отборы: по подразделению, по статусу (работающие, уволенные), по организации.

Для отбора на произвольную дату откройте «Ещё» → «Настроить список», добавьте условия: «Дата приёма меньше или равна нужной дате» и «Дата увольнения пустая или больше нужной даты». Такой отбор покажет всех, у кого на указанное число действовал трудовой договор. Имейте в виду: в справочнике каждый сотрудник — одна строка, поэтому совместителей и внутренних переводов этот способ не развернёт так детально, как отчёт.

Сравнение вариантов

Отчёт «Списки сотрудников»

Подходит для официальных сверок и печати: группировка по подразделениям, точный срез на дату. Ограничение — только в ЗУП и ERP.

Отбор в справочнике

Быстро, удобно для копирования перечня. Ограничение — нет детализации по должностям и ставкам, сложнее с совместителями.

Универсальный отчёт

Гибкий инструмент для нестандартных условий. Ограничение — требует понимания структуры регистров и навыков настройки.

Сколько сотрудников: численность на дату

Часто нужен не сам перечень, а количество — списочная численность на дату. В 1С:ЗУП для этого есть отчёт «Численность и текучесть кадров» и показатели в отчёте «Списки сотрудников» — при сворачивании группировок видно итоговое количество. Также численность по подразделениям отображается в штатном расписании, если оно ведётся.

Помните о различии показателей: списочная численность включает всех с действующими договорами, в том числе в отпусках и на больничном. Декретницы и сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты формально остаются в списочном составе — в зависимости от цели сверки их нужно включать или выделять отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое количество в отчёте

Норма

Совпадает с данными штатного расписания или прошлой сверкой

Тревожный признак

Расхождение без объяснимых причин — вероятно, есть непроведённые или лишние кадровые документы

Конкретный сотрудник в списке

Норма

Присутствует, если дата приёма ≤ даты отчёта, а увольнения нет или оно позже

Тревожный признак

Отсутствует при действующем договоре — проверьте, проведён ли приказ о приёме

Уволенные сотрудники

Норма

Не попадают в список на дату после увольнения

Тревожный признак

Уволенный отображается как работающий — проверьте дату и проведение приказа об увольнении

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — список не совпадает с ожиданиями из-за непроведённых документов. Приказ создан, но не проведён: сотрудник не попадёт в отчёт. Проверяйте журнал кадровых документов на наличие непроведённых записей перед важной сверкой.

Вторая ошибка — неверная дата отчёта. Пользователь меняет период в одном поле, а отчёт использует другое (например, «период» вместо «дата»). После формирования всегда сверяйте, на какое число построен отчёт — оно обычно указано в шапке результата.

Третья типичная ситуация — дубли сотрудников. Если человек заведён дважды (например, после повторного приёма создали новый элемент вместо использования существующего), отчёты могут считать некорректно. Проверяйте дубли через поиск по ФИО и СНИЛС.

Если типовых отчётов не хватает

Когда нужны нестандартные условия — например, список сотрудников с конкретным графиком, разрядом или по нескольким организациям с произвольными колонками — используйте «Универсальный отчёт» (в ЗУП: Администрирование или Отчёты → Универсальный отчёт). Он позволяет строить выборки по регистрам сведений о кадровой истории с произвольными отборами.

Для регулярных задач имеет смысл сохранить настроенный вариант отчёта: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». Тогда список на дату будет формироваться в два клика, а настройки отборов не придётся вводить заново. Если права ограничены и нужных отчётов не видно — обратитесь к администратору 1С: возможно, требуется настройка ролей доступа.

Частые вопросы

Почему уволенный сотрудник всё ещё виден в списке на дату?

Наиболее вероятные причины: приказ об увольнении не проведён, дата увольнения позже запрашиваемой даты отчёта, или отчёт построен на дату до увольнения. Откройте карточку сотрудника и проверьте реквизиты увольнения, затем перепроверьте дату формирования отчёта.

Как выгрузить список сотрудников на дату в Excel?

Сформируйте нужный отчёт, затем используйте «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel (xlsx). Из списка справочника можно вывести список через «Ещё → Вывести список» и также сохранить табличный документ.

Входят ли сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком в список на дату?

Да, формально они остаются в списочном составе, так как трудовой договор действует. Если для вашей задачи их нужно исключить, добавьте в настройках отчёта отбор, исключающий сотрудников в длительных отпусках, либо выгрузите список и отфильтруйте вручную.

Можно ли посмотреть список сотрудников на дату в обычной 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, через справочник «Сотрудники» с настройкой отбора по датам приёма и увольнения, а также через доступные кадровые отчёты вашей версии. Однако детализация будет скромнее, чем в ЗУП: история переводов и штатная расстановка там ограничены.

Что делать, если отчёт показывает неправильную численность?

Проверьте три вещи: все ли кадровые документы проведены, нет ли дублей сотрудников в справочнике и корректно ли указана дата (период) отчёта. Если база ведётся по нескольким организациям, убедитесь, что установлен отбор по нужной организации.

Как посмотреть, кто был принят или уволен за период, а не на конкретную дату?

Используйте журнал кадровых документов (Кадры → Приемы, переводы, увольнения) с отбором по периоду и виду документа. В ЗУП также есть отчёты по движению персонала, показывающие приёмы и увольнения за выбранный интервал.