Как в 1С посмотреть список работающих сотрудников

Список работающих сотрудников в 1С можно получить несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через штатную расстановку и через кадровые отчёты. Выбор способа зависит от того, что именно нужно — просто перечень фамилий, список на конкретную дату или данные с должностями и подразделениями.

Важно понимать разницу: справочник «Сотрудники» показывает всех, кто когда-либо был оформлен в программе, включая уволенных. Чтобы увидеть именно работающих, нужно применить отбор по статусу или воспользоваться специальным отчётом, который учитывает кадровые приказы о приёме и увольнении.

Ниже разобраны способы для двух самых распространённых конфигураций — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия», а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых список получается неверным.

Где в 1С хранится информация о сотрудниках

Данные о людях в 1С разделены на два объекта. Справочник «Физические лица» хранит паспортные данные, ИНН, СНИЛС и другую личную информацию. Справочник «Сотрудники» — это привязка физического лица к организации: один человек может быть оформлен в нескольких организациях или на нескольких ставках, и для каждого случая создаётся отдельный элемент справочника.

Факт трудоустройства определяется не самим элементом справочника, а кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Поэтому сотрудник может существовать в справочнике, но не числиться работающим, если по нему проведён приказ об увольнении.

Как посмотреть список через справочник «Сотрудники»

В «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» и выберите «Сотрудники». В «1С:Бухгалтерии» путь аналогичный: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откроется список всех сотрудников, заведённых в базе.

По умолчанию в большинстве типовых конфигураций в списке уже действует отбор, скрывающий уволенных. Если вы видите в списке уволенных сотрудников, проверьте настройки отбора: нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» и убедитесь, что установлен отбор по признаку «Уволен» со значением «Нет» или что в командной панели отключён режим показа уволенных.

Для быстрой проверки конкретного человека воспользуйтесь строкой поиска: начните вводить фамилию, и список отфильтруется автоматически. Уволенные сотрудники в списке обычно отображаются серым цветом либо с пометкой в колонке состояния.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») → «Сотрудники»
2. 2
   Через «Ещё» → «Настроить список» проверьте отбор: уволенные должны быть скрыты
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению
4. 4
   Сверьте количество строк в списке с ожидаемой численностью

Как получить список через отчёты

Справочник удобен для быстрого просмотра, но не показывает список на произвольную дату в прошлом. Для этого предназначены кадровые отчёты. В ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите один из отчётов: «Штатная расстановка», «Список работающих сотрудников», «Численность и текучесть кадров» или «Остатки отпусков» — многие из них строятся на указанную дату.

В отчёте «Штатная расстановка» укажите дату, на которую нужен список, и при необходимости отбор по организации или подразделению. Отчёт покажет занятые позиции штатного расписания: фамилию сотрудника, должность, подразделение и ставку. Вакантные позиции можно скрыть в настройках варианта отчёта.

В «1С:Бухгалтерии» набор кадровых отчётов ограничен: доступны «Штатное расписание» и универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники». Если нужен список с произвольными отборами, откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт», выберите справочник «Сотрудники» и добавьте нужные поля и условия.

Сравнение способов

Справочник «Сотрудники»

Быстро и просто, но показывает только текущее состояние и не выводит список на прошлую дату.

Отчёт «Штатная расстановка»

Показывает должности и подразделения на любую дату, но зависит от корректного ведения штатного расписания.

Универсальный отчёт

Гибкие отборы и поля, но требует ручной настройки и понимания структуры данных.

Как отфильтровать список по организации и подразделению

Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, общий список сотрудников будет смешанным. В форме списка нажмите «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие «Организация» → «Равно» → нужная организация. Аналогично добавляется отбор по подразделению.

В отчётах отбор задаётся на закладке «Отбор» в настройках варианта. Учтите: в ЗУП подразделение сотрудника определяется по текущему месту работы с учётом кадровых переводов, поэтому список на дату может отличаться от списка «на сегодня», если сотрудники переводились между подразделениями.

Как проверить корректность полученного списка

Самая частая причина неверного списка — непроведённые или ошибочно оформленные кадровые документы. Если уволенный сотрудник всё ещё числится работающим, откройте его карточку и проверьте историю кадровых документов: возможно, приказ об увольнении создан, но не проведён, либо дата увольнения указана неверно.

Сверьте результат двумя независимыми способами: сравните список из справочника с отчётом «Штатная расстановка» на ту же дату. Совпадение численности — хороший признак того, что кадровый учёт ведётся корректно. Расхождения обычно указывают на сотрудников, принятых без документа приёма или уволенных «задним числом» с ошибкой в дате.

Контрольные точки

Как проверить результат

Численность в справочнике и в отчёте

Норма

Значения совпадают на одну и ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — есть сотрудники без корректных кадровых документов

Уволенные в списке работающих

Норма

Уволенные скрыты или помечены

Тревожный признак

Уволенные отображаются как действующие — проверьте проведение приказов

Дата формирования отчёта

Норма

Отчёт построен на нужную дату

Тревожный признак

Дата по умолчанию — текущая, а нужна прошлая

Типичные ошибки и ограничения

Не путайте справочник «Физические лица» со списком работающих: в «Физических лицах» хранятся все люди, когда-либо упоминавшиеся в базе, включая кандидатов и уволенных. Выгрузка из этого справочника не отражает фактические трудовые отношения.

Если штатное расписание в программе не ведётся или ведётся с ошибками, отчёт «Штатная расстановка» может быть пустым или неполным, хотя сотрудники реально приняты. В этом случае ориентируйтесь на отчёты по кадровым данным без привязки к штатному расписанию либо на справочник с отбором.

Договорники (ГПХ) в стандартные списки работающих сотрудников обычно не входят — они учитываются отдельными документами. Если нужен полный список всех работающих, включая подрядчиков, используйте соответствующие отчёты по договорам ГПХ.

Часто задаваемые вопросы

Как выгрузить список работающих сотрудников в Excel?

В форме списка или в табличном документе отчёта нажмите «Ещё» → «Вывести список» (или «Сохранить» для табличного документа) и выберите формат таблицы. Список сохранится в файл, который открывается в Excel.

Почему уволенный сотрудник всё ещё в списке работающих?

Чаще всего приказ об увольнении создан, но не проведён, либо дата увольнения ещё не наступила. Откройте карточку сотрудника и проверьте список кадровых документов по нему.

Как посмотреть, кто работал в организации на прошлую дату?

Используйте отчёт «Штатная расстановка» или «Список работающих сотрудников» в разделе кадровых отчётов, указав нужную дату в параметрах. Справочник «Сотрудники» для этого не подходит — он показывает только текущее состояние.

Один человек отображается в списке дважды — это ошибка?

Не обязательно. Отдельные элементы создаются для каждого места работы: основная должность и внутреннее совместительство, либо работа в разных организациях. Проверьте колонки «Организация» и «Вид занятости».

Входят ли в список сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком?

Да, они числятся работающими, так как трудовой договор не расторгнут. В некоторых отчётах их можно отдельно выделить или исключить через отбор по состоянию.