Другое · 10 мин
Как в 1С посмотреть сотрудников по подразделениям
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть сотрудников по подразделениям: справочник, отчёт «Списки сотрудников», отборы, группировки и типичные ошибки.
Посмотреть сотрудников по подразделениям в 1С можно несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через кадровые отчёты и через универсальный отчёт. Выбор зависит от цели — быстро проверить состав отдела, подготовить список для печати или проанализировать численность в разрезе должностей и подразделений верхнего уровня.
Основной инструмент в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — отчёт «Списки сотрудников», который позволяет сгруппировать работников по подразделениям, отфильтровать по организации, периоду и типу занятости. В 1С:Бухгалтерии аналогичные данные доступны через справочник сотрудников и кадровые отчёты, но с менее гибкими настройками.
Важно понимать: подразделение в 1С — это элемент иерархического справочника, а не просто текстовое поле. Поэтому корректность списка зависит от того, как заполнены кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения) и настроена структура организации.
Как устроена привязка сотрудника к подразделению в 1С
Подразделение сотрудника определяется не в карточке физического лица, а в кадровом документе — приёме на работу или кадровом переводе. Текущее место работы программа рассчитывает по последнему актуальному документу на выбранную дату. Если в документе указано подразделение «Отдел продаж», именно туда сотрудник попадёт в отчётах.
Справочник «Подразделения» имеет иерархическую структуру: например, «Дирекция → Коммерческий департамент → Отдел продаж». При формировании отчётов можно учитывать вложенность — тогда в «Коммерческий департамент» войдут и сотрудники «Отдела продаж». Эту настройку нужно проверять в варианте отчёта.
Если сотрудник числится в одном подразделении, а фактически работает в другом, данные в отчётах будут неверными до оформления кадрового перевода. Ручное исправление подразделения в карточке сотрудника без документа не приведёт к корректному отражению в учёте и может создать расхождения в расчётах и отчётности.
Способ 1. Справочник «Сотрудники» с отбором по подразделению
Это самый быстрый способ, когда нужно посмотреть один отдел без оформления отчёта. В ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».
В списке нажмите «Ещё» → «Настроить список» (или используйте стандартную команду отбора). Добавьте условие: поле «Подразделение», вид сравнения «Равно» (или «В иерархии», если нужны вложенные подразделения), значение — нужный отдел. Список сократится до сотрудников этого подразделения.
Ограничение способа: список показывает состояние на текущую дату (или дату, заданную в форме списка), не группирует по нескольким подразделениям одновременно и неудобен для печати. Для сводной картины по всем отделам используйте отчёты.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
- 3Добавьте отбор: Подразделение = нужный отдел (или «В иерархии» для вложенных)
- 4Проверьте дату, на которую показывается состояние
- 5При необходимости выведите список на печать через «Ещё» → «Вывести список»
Способ 2. Отчёт «Списки сотрудников» в 1С:ЗУП
Основной рабочий инструмент. Перейдите в «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников». Укажите период (обычно дату, на которую нужен список) и организацию, если в базе их несколько.
Чтобы сгруппировать данные по подразделениям, откройте «Настройки» (кнопка настроек отчёта). На закладке «Структура» добавьте группировку «Подразделение» выше группировки «Сотрудник». После нажатия «Сформировать» отчёт покажет каждый отдел с перечнем работающих в нём сотрудников.
В настройках также можно добавить отборы: только работающие (исключить уволенных), по типу занятости (основное место, совместительство), по должности. Для вывода дополнительных колонок — табельного номера, даты приёма, должности — используйте закладку «Поля» или «Выбранные поля».
Готовый отчёт можно сохранить как вариант (кнопка «Сохранить настройки» / «Сохранить вариант отчёта»), чтобы не настраивать группировку каждый раз, и выгрузить в Excel или PDF через стандартную команду сохранения табличного документа.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки сотрудников»
- 2Укажите дату (период) и организацию
- 3Откройте настройки, добавьте группировку «Подразделение» над «Сотрудник»
- 4Добавьте отбор при необходимости (работающие, вид занятости)
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги по численности
- 6Сохраните вариант отчёта для повторного использования
Способ 3. Другие отчёты и универсальные инструменты
Штатная расстановка и численность
Если в программе ведётся штатное расписание, удобен отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков и списки сотрудников» из раздела кадровых отчётов. Отчёт «Численность и текучесть кадров» показывает количество сотрудников по подразделениям в динамике за период — полезен, когда нужны не фамилии, а сводные цифры.
Универсальный отчёт
В ЗУП доступен «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» или «Отчёты», в зависимости от настроек интерфейса). Он позволяет построить произвольную выборку по регистрам сведений и документам — например, по регистру «Кадровая история сотрудников» с группировкой по подразделению. Способ требует понимания структуры данных и подходит опытным пользователям.
1С:Бухгалтерия
В Бухгалтерии специализированного отчёта «Списки сотрудников» может не быть — используйте справочник «Сотрудники» с отбором и сортировкой по колонке «Подразделение» или отчёт «Штатные сотрудники» (в версиях, где он присутствует). Для полноценной кадровой аналитики по подразделениям предназначен именно ЗУП.
Сравнение способов
Быстро для одного подразделения. Не группирует по всем отделам, неудобен для печати и анализа.
Основной вариант: группировка по подразделениям, отборы, сохранение настроек, выгрузка. Требует первичной настройки.
Максимальная гибкость по любым данным, но нужно знать структуру регистров. Для опытных пользователей.
Как проверить результат и типичные ошибки
После формирования отчёта сверьте итоговую численность с ожидаемой: если цифра расходится, чаще всего причина в уволенных, попавших в отчёт, или в сотрудниках без текущего кадрового документа. Проверьте, что в отборе не стоит лишнее условие (например, конкретная должность), которое «срезает» часть людей.
Отдельная ситуация — сотрудники, у которых не оформлен приём на работу (например, добавлены в справочник вручную). Они не попадут в отчёты по подразделениям, потому что у них нет кадрового события. Проверить таких работников можно через справочник «Сотрудники» с отбором по пустому подразделению или через отчёт по кадровым данным.
Если один и тот же человек отображается в двух подразделениях, проверьте, не оформлен ли он как внутренний совместитель — тогда это корректное поведение: у него два рабочих места в разных отделах.
Как проверить результат
Совпадает с ожидаемым количеством работающих
Расходится — проверьте отборы и наличие уволенных
Все сотрудники отдела присутствуют, лишних нет
Кого-то нет — проверьте кадровые документы и иерархию подразделений
Соответствует нужному периоду
Отчёт на текущую дату вместо исторической
Ограничения и когда нужен специалист
Описанные действия безопасны: просмотр списков и формирование отчётов не изменяет данные. Риск появляется только при попытке «исправить» подразделение напрямую в карточке сотрудника или отредактировать закрытый период — такие изменения влияют на расчёт зарплаты, средний заработок и регламентированную отчётность.
Если в базе несколько организаций, обособленные подразделения, договоры ГПХ и совместители, а отчёт всё равно показывает неожиданные данные, разумнее привлечь специалиста по ЗУП: вероятно, проблема в методике ведения кадрового учёта, а не в настройках отчёта.
Что важно запомнить
Для просмотра сотрудников по подразделениям используйте отчёт «Списки сотрудников» с группировкой по подразделению или отбор в справочнике «Сотрудники». Подразделение определяется кадровыми документами на дату отчёта, поэтому проверяйте период, отборы и иерархию подразделений, прежде чем делать выводы о численности.
Частые вопросы
Почему сотрудник не отображается в отчёте по подразделениям?
Чаще всего у него нет действующего кадрового документа (приём или перевод не проведён), либо он уволен на дату отчёта, либо его отсекает настроенный отбор. Проверьте карточку сотрудника и снимите лишние отборы в настройках отчёта.
Как вывести список сотрудников подразделения на печать?
Сформируйте отчёт «Списки сотрудников» с отбором по подразделению и отправьте табличный документ на печать стандартной командой. Из справочника «Сотрудники» используйте «Ещё» → «Вывести список».
Можно ли посмотреть сотрудников подразделения на прошлую дату?
Да. Укажите нужную дату в параметрах отчёта — программа покажет место работы по кадровым документам, действовавшим на тот момент, включая сотрудников, уволенных позже.
Как учесть вложенные подразделения в отборе?
В условии отбора выберите вид сравнения «В иерархии» вместо «Равно» — тогда в выборку попадут сотрудники самого подразделения и всех его дочерних отделов.
Видны ли в отчётах совместители и работники по договорам ГПХ?
Внутренние совместители отображаются отдельной строкой по своему подразделению. Работники по ГПХ попадают в кадровые отчёты только если это предусмотрено настройками варианта отчёта — проверьте отборы по виду занятости и типу договора.
Чем отличается просмотр в ЗУП и в Бухгалтерии?
В ЗУП есть полноценные кадровые отчёты с группировками и настройками. В Бухгалтерии набор ограничен: в основном справочник «Сотрудники» с отбором и базовые кадровые отчёты.