Как в 1С посмотреть, сколько сотрудников работает

Вопрос о численности персонала возникает регулярно: при подготовке отчётности в статистику и фонды, при планировании фонда оплаты труда, при проверке данных перед сдачей форм. В программах 1С есть несколько способов быстро узнать, сколько сотрудников работает в организации, — от простого списка до аналитических отчётов с расшифровкой по подразделениям и должностям.

Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый учёт ведётся полноценно, и данных о численности больше всего. В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощён, но базовую информацию получить тоже можно. Ниже разобраны оба варианта, а также способы проверить корректность цифр.

Важно понимать разницу между «сотрудниками в справочнике» и «работающими сотрудниками». Справочник хранит всех, кто когда-либо был оформлен, включая уволенных. Поэтому простой подсчёт записей в справочнике почти всегда завышает реальную численность — нужен отбор по кадровым событиям.

Как посмотреть численность в 1С:ЗУП через отчёты

Основной инструмент в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» — раздел «Кадры», подраздел «Отчёты». Здесь собраны типовые отчёты, которые формируются на заданную дату или за период и показывают только фактически работающих сотрудников.

Наиболее удобные отчёты для задачи: «Штатное расписание» (показывает занятые и вакантные позиции), «Численность и текучесть кадров» (среднесписочная и списочная численность с динамикой), «Списочный состав» (перечень работающих на дату). Названия могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и перейдите в «Отчёты, справки».
2. 2
   Найдите отчёт «Штатное расписание» или «Списочный состав».
3. 3
   Укажите организацию и дату, на которую нужна численность.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и посмотрите итоговое количество в шапке или подвале отчёта.
5. 5
   При необходимости раскройте расшифровку по подразделениям и должностям.

Если нужна численность по конкретному подразделению или группе должностей, используйте отбор в настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё — Изменить вариант»). Там же можно вывести дополнительные колонки: дату приёма, вид занятости, ставку.

Как посмотреть число сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ограничен, но базовые данные есть. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Сотрудники». По умолчанию список показывает всех, включая уволенных. Чтобы увидеть только работающих, установите отбор: кнопка «Ещё» — «Настроить список» и добавьте условие по признаку увольнения или воспользуйтесь переключателем отображения, если он предусмотрен в вашей версии.

После применения отбора количество строк списка можно посмотреть через вывод количества записей (в некоторых версиях — «Ещё» — «Вывести список» с подсчётом) либо просто выделив все строки. Это менее удобно, чем отчёт, но работает без дополнительных настроек.

Альтернатива — отчёт «Список сотрудников» или аналогичный в разделе «Зарплата и кадры — Отчёты». Он формирует перечень работающих на дату с возможностью группировки по подразделениям.

Разница между списочной и среднесписочной численностью

Когда требуется «сколько сотрудников работает», часто подразумеваются разные показатели. Списочная численность — это количество сотрудников, с которыми действует трудовой договор на конкретную дату. Среднесписочная — расчётный показатель за период, учитывающий приёмы и увольнения в течение месяца, квартала или года.

Для внутренних задач обычно достаточно списочной численности на дату. Для отчётности в налоговую и статистику чаще требуется среднесписочная. В 1С:ЗУП оба показателя доступны в отчёте «Численность и текучесть кадров», а также в регламентированных отчётах.

Как проверить корректность цифры

Полученное число стоит сверить, прежде чем использовать в отчётности. Самая частая причина расхождений — неоформленные или ошибочно оформленные кадровые документы: увольнение проведено не тем числом, приём не проведён вовсе, сотрудник числится в двух организациях группы.

Практический способ проверки: сформируйте «Списочный состав» на последнюю дату месяца и сравните с количеством сотрудников, по которым начислена зарплата за этот месяц. Существенная разница — повод искать ошибку. Также полезен отчёт по кадровым событиям за период: он покажет все приёмы и увольнения, и по ним легко восстановить динамику численности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Численность в отчёте и число сотрудников с начислениями за месяц

Норма

Значения близки, разница объясняется уволенными в середине месяца

Тревожный признак

Большое расхождение без видимой причины — ищите непроведённые кадровые документы

Список сотрудников в справочнике

Норма

Уволенные помечены датой увольнения, дублей нет

Тревожный признак

Один человек заведён дважды или увольнение не оформлено

Численность по подразделениям

Норма

Сумма по подразделениям равна общей численности

Тревожный признак

Есть сотрудники без подразделения или сумма не сходится

Типичные ошибки при подсчёте

Первая ошибка — считать по общему количеству записей в справочнике «Сотрудники». Туда попадают уволенные, и цифра получается завышенной, иногда в разы, если база ведётся давно.

Вторая ошибка — путать физических лиц и сотрудников. В 1С:ЗУП это разные справочники: одно физическое лицо может иметь несколько записей сотрудника (основное место работы, внутреннее совместительство, работа в другой организации группы). Для подсчёта людей нужен отбор по физическим лицам, для подсчёта трудовых отношений — по сотрудникам.

Третья ошибка — формировать отчёт без указания даты или с неверной датой. Численность «на сегодня» и «на конец месяца» может отличаться, если в эти дни были приёмы или увольнения.

Что делать, если данные не сходятся

Если отчёты показывают разные значения или численность явно не соответствует реальности, начните с проверки кадровых документов за интересующий период. В 1С:ЗУП это журналы «Приёмы», «Увольнения», «Кадровые переводы» в разделе «Кадры». Непроведённые документы выделены в списке и не участвуют в расчётах.

Затем проверьте дубли физических лиц: в справочнике «Физические лица» воспользуйтесь поиском дублей по ФИО и дате рождения. Объединение дублей — операция, которую лучше выполнять после резервного копирования базы, поскольку она затрагивает связанные документы.

Если после проверки документов расхождения остаются, причина может быть в настройках отчёта: скрытом отборе, неверном варианте отчёта или особенностях учёта совместителей. В таком случае сбросьте настройки отчёта к стандартным («Ещё — Установить стандартные настройки») и сформируйте заново.

Частые вопросы

Почему в справочнике «Сотрудники» больше записей, чем реально работает?

Справочник хранит всех сотрудников за всё время ведения учёта, включая уволенных. Удалять их нельзя, так как на них ссылаются документы и расчёты. Для подсчёта работающих используйте отбор в списке или кадровые отчёты на дату.

Как посмотреть численность на прошлую дату, например на начало года?

В отчётах 1С:ЗУП («Списочный состав», «Численность и текучесть кадров») укажите нужную дату в параметрах — отчёт построится по кадровым событиям, действовавшим на тот момент. Это работает, только если кадровые документы за прошлые периоды проведены корректно.

Учитываются ли внешние совместители в численности?

В списочную численность внешние совместители обычно не включаются, а в среднесписочную учитываются по отдельным правилам. В отчётах 1С:ЗУП вид занятости можно использовать как отбор, чтобы посчитать категории отдельно.

Можно ли выгрузить список работающих сотрудников в Excel?

Да. Сформируйте нужный отчёт или выведите список справочника с отбором, затем сохраните табличный документ через «Файл — Сохранить как» в формате Excel. Список колонок можно настроить перед выгрузкой.

Почему отчёт «Штатное расписание» показывает больше позиций, чем сотрудников?

Штатное расписание включает вакантные позиции и позиции на неполную ставку. Количество штатных единиц — это плановая величина, а не число работающих людей. Для фактической численности смотрите колонку занятых позиций или отчёт «Списочный состав».