Как в 1С посмотреть штатную численность

Штатная численность в 1С — это количество штатных единиц (ставок), предусмотренных штатным расписанием организации. В зависимости от задачи смотреть нужно либо общее число утверждённых ставок, либо занятые ставки, либо вакансии. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:КАМИН для этого есть готовые отчёты и документы, которые показывают данные на любую дату.

Базовый путь одинаков во всех кадровых решениях: раздел «Кадры» → отчёты по штатному расписанию. Различия касаются названий отчётов и того, ведётся ли в программе штатное расписание с историей изменений. Если штатное расписание не ведётся, численность придётся оценивать по списку сотрудников, что менее точно.

Ниже разобраны основные способы: стандартные отчёты 1С:ЗУП, работа с документом штатного расписания, анализ занятых и вакантных ставок, а также проверка расхождений между плановой и фактической численностью.

Где в 1С хранятся данные о штатной численности

Источник данных зависит от настроек учётной политики. В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание включается в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Там же выбирается, ведётся ли история изменений и контролируется ли соответствие кадровых документов штатному расписанию.

Если история включена, программа хранит каждую версию штатного расписания с датами, и численность можно посмотреть на любой прошлый день. Если история отключена, доступна только текущая редакция — реконструировать численность на прошлую дату штатными средствами не получится.

Каждая позиция штатного расписания содержит количество ставок (например, 2 или 0,5), поэтому штатная численность складывается из суммы ставок по всем утверждённым позициям, а не из числа строк документа.

Как посмотреть штатную численность через отчёт в 1С:ЗУП 3.1

Основной инструмент — отчёт «Штатное расписание» (в некоторых релизах — «Штатное расписание (Т-3)»). Он формирует печатную форму по унифицированному шаблону и показывает все позиции с количеством ставок на указанную дату.

Порядок действий: откройте раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Штатное расписание». Укажите дату, на которую нужна численность, при необходимости выберите организацию и подразделение, затем нажмите «Сформировать». В итоговой строке отчёта будет суммарное количество штатных единиц.

Для анализа вакансий используйте отчёт «Остатки штатных единиц» (в ряде версий — «Занятые и вакантные штатные единицы»). Он показывает по каждой позиции: сколько ставок утверждено, сколько занято и сколько свободно.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Штатное расписание»
2. 2
   Установите дату отчёта и отбор по организации или подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и найдите итоговую строку с количеством ставок
4. 4
   Для анализа вакансий сформируйте «Остатки штатных единиц»
5. 5
   Сверьте итог с фактическим списком сотрудников через отчёт «Списки сотрудников»

Как посмотреть численность в документе штатного расписания

Если нужна не печатная форма, а рабочий список позиций, откройте «Кадры» → «Штатное расписание». Откроется список позиций в виде дерева по подразделениям. В колонке «Количество ставок» видно плановую численность по каждой позиции.

При включённой истории изменений в списке доступна кнопка показа позиций на дату — установите нужное число, и программа отобразит редакцию штатного расписания, действовавшую в тот момент. Это удобно для проверки, какие ставки существовали до реорганизации или сокращения.

Обратите внимание на статус позиций: закрытые (расформированные) позиции не должны входить в текущую численность. В настройках списка можно включить отображение закрытых позиций для анализа, но по умолчанию они скрыты.

Занятые и вакантные ставки: как оценить укомплектованность

Штатная численность сама по себе не показывает реальную укомплектованность. Для этого сопоставляют плановое количество ставок с занятыми. Отчёт «Остатки штатных единиц» выводит три колонки: утверждено, занято, вакантно — по каждой позиции и в итоге.

Занятость ставки определяется кадровыми документами: приёмами, переводами, совместительствами. Если сотрудник принят на 0,5 ставки, вакантными остаются ещё 0,5 по этой позиции. Совместители учитываются отдельно от основных работников, что важно при сравнении со статистической отчётностью.

Если отчёт показывает отрицательные остатки (занято больше, чем утверждено) — это признак расхождения: либо сотрудник оформлен на позицию, которой нет в штатном расписании, либо позицию закрыли, не уволив сотрудника. Такие случаи нужно исправлять кадровыми документами, а не ручной правкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог отчёта «Штатное расписание»

Норма

Сумма ставок совпадает с утверждённым штатным расписанием на бумаге или в приказе

Тревожный признак

Итог отличается — проверьте дату формирования и отбор по организации

Остатки штатных единиц

Норма

Нет отрицательных значений в колонке «Вакантно»

Тревожный признак

Отрицательные остатки — есть сотрудники вне штатного расписания

Численность на прошлую дату

Норма

Отчёт на прошлую дату формируется и даёт осмысленные цифры

Тревожный признак

Данные только на текущую дату — история изменений штатного расписания не велась

Если штатное расписание в программе не ведётся

В небольших организациях штатное расписание в 1С часто отключено, а сотрудники принимаются без привязки к позициям. В этом случае отчёты по штатным единицам будут пустыми, и оценить численность можно только фактически — по работающим сотрудникам.

Используйте отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Списки сотрудников» из раздела «Кадры» → «Отчёты, справки». Они покажут среднесписочную и списочную численность на дату или за период. Но это фактическая численность, а не утверждённая штатная — для ответа на вопрос «сколько ставок предусмотрено» придётся обращаться к бумажному штатному расписанию.

Если планируется систематический контроль, штатное расписание в программе лучше включить и ввести текущие позиции документом «Утверждение штатного расписания». До этого момента проверяйте, что в настройках кадрового учёта не стоит контроль соответствия — иначе программа будет блокировать приёмы.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:КАМИН:Зарплата штатная численность смотрится через документ «Штатное расписание» и отчёты «Штатная расстановка», «Вакансии». Логика та же: позиции содержат количество ставок, отчёты сопоставляют план и факт.

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного штатного расписания нет — там доступен только список сотрудников и приказы. Штатную численность в БП придётся вести вне программы или оценивать по числу действующих сотрудников в справочнике «Сотрудники» с отбором по работающим.

В комплексных решениях (1С:ERP, 1С:КА) кадровый блок унаследован от ЗУП, поэтому отчёты и документы называются так же и находятся в разделе кадрового учёта.

Сравнение способов

Отчёт «Штатное расписание»

Подходит для печатной формы и итоговой численности на дату. Ограничение: требует ведения штатного расписания в программе.

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Показывает занятые и вакантные ставки для анализа укомплектованности. Ограничение: чувствителен к ошибкам в кадровых документах.

Отчёт «Численность и текучесть кадров»

Работает даже без штатного расписания, показывает фактическую численность. Ограничение: не отражает утверждённые ставки.

Частые ошибки при определении штатной численности

Самая распространённая ошибка — формировать отчёт без даты или с неправильной датой. Штатное расписание меняется приказами, поэтому численность на начало и конец месяца может отличаться. Всегда проверяйте дату в шапке отчёта.

Вторая ошибка — путать количество позиций с количеством ставок. Позиция «менеджер по продажам» может содержать 5 ставок; если считать строки списка, численность будет занижена. Ориентируйтесь на итоговую сумму колонки «Количество ставок».

Третья ошибка — забывать про отборы. Если в отчёте установлен отбор по одному подразделению или одной организации в группе компаний, итог покажет только часть численности. Перед снятием итогов очищайте лишние отборы.

FAQ

Как посмотреть штатную численность на прошлую дату?

Это возможно, только если в настройках кадрового учёта включена история изменений штатного расписания. Тогда в отчёте «Штатное расписание» достаточно указать нужную дату. Если история не велась, восстановить прошлую численность можно лишь по печатным приказам об изменении штатного расписания.

Почему отчёт «Штатное расписание» пустой?

Чаще всего штатное расписание в программе не ведётся или позиции не утверждены документом «Утверждение штатного расписания». Проверьте настройку «Настройка» → «Кадровый учёт» и наличие проведённых документов в журнале «Штатное расписание». Также убедитесь, что сняты отборы по организации и подразделению.

Чем штатная численность отличается от списочной?

Штатная численность — это количество ставок, утверждённых штатным расписанием, включая вакантные. Списочная — фактическое число работающих сотрудников на дату. Разница между ними показывает вакансии или превышение штата.

Как учитываются сотрудники на неполной ставке?

В штатной численности в ставках сотрудник на 0,5 ставки занимает 0,5 штатной единицы. В отчётах по штатным единицам занятость отражается дробно. В списочной численности такой сотрудник считается как единица, поэтому показатели могут не совпадать.

Можно ли выгрузить штатную численность в Excel?

Да. Любой табличный отчёт 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в формат Excel. Список позиций штатного расписания также выводится в табличный документ и далее выгружается.

Что делать, если занято больше ставок, чем утверждено?

Найдите позицию с отрицательным остатком в отчёте «Остатки штатных единиц» и проверьте кадровые документы по ней. Обычно сотрудник принят на позицию, которой нет в расписании, или позицию закрыли раньше увольнения. Исправляйте ситуацию документами: утверждением новой ставки, переводом или увольнением с корректной датой.