Как в 1С посмотреть образование сотрудников

Сведения об образовании сотрудников в программах 1С (в первую очередь в «1С:Зарплата и управление персоналом») хранятся в личных данных физического лица, а не в карточке сотрудника как таковой. Это важный нюанс: один человек может быть оформлен в базе как несколько сотрудников (основное место работы, внутреннее совместительство), но образование указывается один раз — в карточке физического лица.

Посмотреть образование можно тремя способами: открыть карточку конкретного человека, сформировать кадровый отчёт по списку сотрудников или получить данные через типовой отчёт «Универсальный отчёт». Выбор зависит от задачи: проверить одного работника, сверить данные по подразделению или подготовить выгрузку для аттестации.

Ниже — конкретные пути в меню, условия доступа и способы проверить, что данные заполнены корректно. Инструкции ориентированы на «1С:ЗУП» редакции 3.1, так как именно там кадровый учёт ведётся наиболее полно; в «1С:Бухгалтерии» возможности ограничены.

Где в 1С хранятся данные об образовании

В «1С:ЗУП 3.1» сведения об образовании относятся к физическому лицу, а не к сотруднику. Поэтому искать их нужно в справочнике «Физические лица» или через переход из карточки сотрудника. Хранится информация в виде записей: уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т. д.), учебное заведение, специальность, квалификация, год окончания, серия и номер диплома.

У одного человека может быть несколько записей об образовании — например, среднее профессиональное и высшее. Все они видны в табличной части на вкладке «Образование» карточки физического лица. Удалять старые записи не нужно: история образования может понадобиться для отчётности и кадровых документов.

Как посмотреть образование конкретного сотрудника

Самый быстрый способ — открыть карточку через список сотрудников:

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
2. 2
   Найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком.
3. 3
   В шапке карточки нажмите на ФИО (гиперссылка) или ссылку «Личные данные» — откроется карточка физического лица.
4. 4
   Перейдите на вкладку «Образование» (или найдите группу «Образование» в форме).
5. 5
   Проверьте записи: уровень, учебное заведение, специальность, год окончания, реквизиты диплома.

Если вкладки «Образование» не видно, проверьте, что форма открыта в полном режиме: в некоторых настройках интерфейса часть панелей скрыта. Также убедитесь, что у вас есть права на просмотр личных данных — при ограниченной роли (например, только расчётчик зарплаты) доступ к личным данным может быть закрыт администратором.

Признак корректного результата: в табличной части есть хотя бы одна заполненная строка с указанием учебного заведения и года окончания. Пустая вкладка у действующего сотрудника — повод запросить у работника документы и внести данные.

Как посмотреть образование по списку сотрудников через отчёты

Открывать каждую карточку по отдельности неудобно, если нужно проверить десятки человек. Для массового просмотра используйте кадровые отчёты в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты».

Штатная расстановка и списки сотрудников

Отчёт «Список сотрудников» (или «Штатная расстановка») позволяет вывести произвольные поля. Откройте отчёт, нажмите «Настройки», перейдите на вкладку «Поля» (или «Структура» в расширенном режиме) и добавьте поля из группы «Образование»: «Образование. Учебное заведение», «Образование. Специальность», «Образование. Уровень». После нажатия «Сформировать» получите таблицу по всем сотрудникам с возможностью отбора по подразделению.

Универсальный отчёт

Альтернатива — «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты, справки» или «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»). В нём выберите объект «Регистр сведений» → «Образование физических лиц», укажите период и сформируйте. Отчёт покажет все записи об образовании по всем физическим лицам базы, включая уволенных.

Сравнение вариантов

Карточка физического лица

Подходит для проверки 1–3 человек и для редактирования данных. Неудобна для массовой сверки.

Отчёт «Список сотрудников» с настройкой полей

Оптимален для проверки подразделения или всей организации, результат можно выгрузить в Excel. Требует разовой настройки полей.

Универсальный отчёт по регистру

Показывает все записи, включая уволенных и дубли. Требует понимания структуры регистров, не подходит для печатного вида.

Как выгрузить данные об образовании в Excel

Любой табличный отчёт в 1С можно сохранить во внешний файл. Сформируйте отчёт с нужными полями, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа) и выберите формат «Лист Excel» (*.xlsx). Таблица сохранится с теми же колонками, что и на экране.

Перед выгрузкой проверьте отбор: если он не задан, в файл попадут все сотрудники всех организаций базы. Для передачи данных третьим лицам (например, в учебный центр) ограничьте список нужным подразделением — это сокращает риск передачи избыточных персональных данных.

Как добавить или исправить сведения об образовании

Если данные отсутствуют или устарели, откройте карточку физического лица (через сотрудника или раздел «Кадры» → «Физические лица»), перейдите на вкладку «Образование» и нажмите «Добавить». Заполните поля: вид образования, учебное заведение (выбирается из классификатора или вводится вручную), специальность, год окончания, серию и номер диплома. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».

Для исправления ошибки (опечатка в названии вуза, неверный год) откройте существующую строку двойным щелчком и отредактируйте поля. Не создавайте вторую запись вместо исправления — дубли исказят отчётность и могут попасть в печатные формы личных карточек.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт сокращён: карточка сотрудника содержит основные личные данные, но полноценный блок образования с несколькими записями и классификатором учебных заведений доступен именно в «1С:ЗУП». Если ваша организация ведёт кадры в бухгалтерской программе, часть сведений придётся хранить в поле «Дополнительная информация» или вести учёт во внешнем файле.

В «1С:ЗУП» редакции 2.5 путь аналогичен: справочник «Физические лица», закладка «Образование». Отчёты строятся через «Отчёты» → «Списки работников» с настройкой выводимых полей. Общий принцип — данные привязаны к физическому лицу — сохраняется во всех редакциях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Запись об образовании в карточке

Норма

Заполнены уровень, учебное заведение, специальность и год окончания

Тревожный признак

Есть только уровень образования или вкладка пуста

Отчёт по списку сотрудников

Норма

Колонки с образованием заполнены у всех действующих сотрудников

Тревожный признак

Массовые пустые ячейки — данные не внесены или отбор построен неверно

Количество записей у одного человека

Норма

Одна запись на каждый реально полученный документ об образовании

Тревожный признак

Дубли с одинаковым вузом и годом — признак повторного ввода

Частые вопросы

Почему в карточке сотрудника нет поля «Образование»?

Потому что в типовой конфигурации образование относится к физическому лицу, а не к сотруднику. Откройте карточку физического лица по ссылке с ФИО в шапке карточки сотрудника — вкладка «Образование» находится там.

Можно ли посмотреть образование уволенного сотрудника?

Да. Данные физического лица не удаляются при увольнении. Найдите человека в справочнике «Физические лица» (раздел «Кадры») или сформируйте универсальный отчёт по регистру «Образование физических лиц» без отбора по работающим.

Как вывести образование в печатную форму личной карточки Т-2?

Типовая форма Т-2 формируется из карточки сотрудника (кнопка «Печать» → «Личная карточка (Т-2)») и автоматически подтягивает записи об образовании из карточки физического лица. Если раздел пуст — проверьте, заполнена ли вкладка «Образование».

Нет прав на просмотр личных данных — что делать?

Доступ к личным данным регулируется ролями и профилями групп доступа. Обратитесь к администратору базы: потребуется роль кадровика или добавление права на чтение личных данных физических лиц в ваш профиль.

Хранит ли 1С сканы дипломов?

Да, к карточке физического лица можно прикрепить файлы (кнопка со скрепкой или ссылка «Присоединенные файлы»). Это удобно для хранения сканов дипломов и сертификатов, но файлы увеличивают размер базы — при большом штате используйте внешнее хранилище томов.