Другое · 9 мин
Как в 1С посмотреть количество застрахованных лиц
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть количество застрахованных лиц для РСВ, СЗВ-ТД и статистики. Отчёты, проверка данных и типичные ошибки.
Количество застрахованных лиц чаще всего требуется при подготовке отчётности — расчёта по страховым взносам (РСВ), сведений для СФР и статистических форм. В программах 1С этот показатель формируется автоматически на основе кадровых документов и начислений, но проверить его вручную бывает необходимо — например, при расхождении с данными фонда или при подготовке к камеральной проверке.
Точный способ зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) инструментов анализа больше, в 1С:Бухгалтерии часть сведений доступна только через регламентированные отчёты. Ниже разобраны оба варианта, а также универсальные методы через настраиваемые отчёты и журналы документов.
Под застрахованными лицами понимаются работники и иные физические лица, на выплаты которым начисляются страховые взносы: сотрудники по трудовым договорам, исполнители по договорам ГПХ (в части взносов на ОПС и ОМС), а также лица, застрахованные на случай временной нетрудоспособности. Состав группы различается в зависимости от цели отчёта, и это первое, что нужно учитывать при проверке числа.
Что именно считать: определяемся с целью отчёта
Прежде чем искать цифру, уточните, для какой формы она нужна. В РСВ количество застрахованных лиц указывается на титульном листе и соответствует числу физлиц, по которым заполнен раздел 3. В сведениях о стаже и взносах для СФР считаются лица, на которых подаются персонифицированные данные. В статистике (например, форма П-4) фигурирует среднесписочная численность — это другой показатель, и путать их нельзя.
Отдельный нюанс — договоры ГПХ. Исполнители по гражданско-правовым договорам включаются в число застрахованных по пенсионному и медицинскому страхованию, но не по социальному на случай нетрудоспособности. Если программа и фонд «видят» разные числа, чаще всего причина именно в разном составе групп.
Просмотр через регламентированный отчёт РСВ
Самый надёжный способ — сформировать расчёт по страховым взносам за нужный период. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», создайте новый отчёт «Расчёт по страховым взносам» и нажмите «Заполнить». Программа автоматически сформирует раздел 3 по каждому застрахованному лицу.
Количество застрахованных лиц отображается на титульном листе в поле «Количество застрахованных лиц». Число страниц раздела 3 также равно количеству лиц — по одной странице на каждого. Если навести курсор на показатель титульного листа и нажать «Расшифровать», программа покажет, из каких данных он сложился.
Способ хорош тем, что показывает именно ту цифру, которую увидит налоговая инспекция. Ограничение: отчёт формируется за квартал, полугодие, девять месяцев или год, поэтому для произвольного месяца он не подходит.
- 1Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»
- 2Создайте отчёт «Расчёт по страховым взносам» за нужный период
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь формирования
- 4Откройте титульный лист — поле «Количество застрахованных лиц»
- 5Для детализации используйте расшифровку показателя или раздел 3
Отчёты по взносам в 1С:ЗУП
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» перейдите в раздел «Отчётность, справки» → «Отчёты по сотрудникам» или «Анализ взносов в фонды». Отчёт «Анализ взносов в фонды» показывает базу и начисленные взносы по видам страхования, а при детализации по сотрудникам — список всех застрахованных лиц за период.
Также полезен отчёт «Карточка учёта страховых взносов» — он формируется по конкретному физлицу, но если открыть его настройки и убрать отбор по сотруднику, можно получить сводную картину. Для быстрого подсчёта удобен отчёт «Список сотрудников» с настройкой группировки: количество строк итога даст число лиц, имевших начисления в периоде.
Обратите внимание на период формирования: отчёты по взносам строятся по дате начисления выплат, а не по дате приёма на работу. Сотрудник, принятый в марте, но без начислений (например, в отпуске за свой счёт), может не попасть в отчёт по взносам, хотя формально является застрахованным.
Просмотр в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 перечень застрахованных лиц проще всего посмотреть через документ «Начисление зарплаты» за месяц: по кнопке «Заполнить» табличная часть заполняется всеми сотрудниками, которым положены начисления. Однако это не совсем то же самое, что застрахованные лица, — сюда не попадут исполнители по ГПХ, если договоры оформлены отдельными документами.
Для точного подсчёта используйте отчёт «Анализ взносов в фонды» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате») или сформируйте РСВ. В типовой бухгалтерии также доступен универсальный отчёт, о котором речь ниже, — он компенсирует ограниченный набор кадровых аналитических отчётов.
Где смотреть в разных конфигурациях
Полный набор: анализ взносов, карточки учёта, списки сотрудников, РСВ. Подходит для регулярного контроля.
Основные способы — РСВ и отчёт «Анализ взносов в фонды». Кадровая аналитика ограничена.
Работает в обеих конфигурациях, требует навыка настройки отборов и группировок.
Универсальный отчёт по регистрам
Когда типовые отчёты не дают нужной детализации, помогает «Универсальный отчёт» (в ЗУП: «Отчётность, справки» → «Универсальный отчёт»; в Бухгалтерии: «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Выберите регистр накопления, связанный с учётом взносов, например «Исчисленные страховые взносы» или «Сведения о доходах страховых взносов», задайте период и сгруппируйте строки по физическим лицам.
Количество строк итоговой группировки и будет числом застрахованных лиц с движениями за период. Включите в настройках вывод количества строк или отсортируйте результат — так проще сверить цифру с отчётом РСВ.
Проверка расхождений с данными фондов
Если программа и СФР или ФНС показывают разное количество застрахованных, действуйте последовательно. Сначала сверьте список лиц из раздела 3 РСВ со списком сотрудников, имевших начисления: расхождение укажет на «потерянного» человека. Затем проверьте корректность СНИЛС и дат приёма/увольнения — ошибка в персональных данных приводит к отклонению сведений фондом.
Частая причина расхождений — сотрудники-совместители и лица, уволенные и принятые повторно в одном периоде. В РСВ такое физлицо должно фигурировать один раз; если программа создала два раздела 3, проверьте, не заведён ли сотрудник дважды как разные физические лица.
Как проверить результат
Совпадает с количеством разделов 3
Разделов 3 больше или меньше — есть дубли или пропуски
Каждое физлицо встречается один раз
Одно лицо в двух строках — вероятен дубль карточки
Исполнители включены в состав по ОПС/ОМС
Исполнители отсутствуют — проверьте учёт договоров
Типичные ошибки и ограничения
Первая ошибка — смешение показателей: среднесписочная численность, списочная численность и количество застрахованных лиц — три разные цифры, и подставлять одну вместо другой в отчётность нельзя. Вторая — проверка по кадровым спискам вместо регистров взносов: кадровый отчёт не покажет исполнителей по ГПХ и лиц с начислениями после увольнения.
Третья ошибка — игнорирование периода. Количество застрахованных за месяц и за квартал отличается: в квартальном РСВ попадёт каждый, кто имел начисления хотя бы в одном месяце. Сверять месячную цифру с квартальной бессмысленно.
FAQ
Где в 1С посмотреть количество застрахованных лиц за конкретный месяц?
Используйте отчёт «Анализ взносов в фонды» с установкой периода на нужный месяц и детализацией по сотрудникам, либо универсальный отчёт по регистру исчисленных взносов с группировкой по физлицам. РСВ за месяц не формируется.
Почему число застрахованных в РСВ больше числа работающих сотрудников?
В расчёт попадают все, кому начислялись выплаты в периоде: уволенные с доначислениями, исполнители по ГПХ, сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком с облагаемыми выплатами. Это нормальная ситуация, а не ошибка.
Что делать, если одно физлицо попало в раздел 3 дважды?
Проверьте справочник физических лиц: вероятно, созданы две карточки на одного человека. Объедините дубли штатной обработкой поиска дублей или перенесите данные в одну карточку, затем перезаполните отчёт.
Как посмотреть застрахованных по взносам на травматизм отдельно?
В отчёте «Анализ взносов в фонды» отберите вид взносов на страхование от несчастных случаев. Состав группы будет отличаться от пенсионного страхования — сюда не входят исполнители по ГПХ без соответствующего условия в договоре.
Можно ли выгрузить список застрахованных лиц в Excel?
Да. Любой табличный отчёт (анализ взносов, универсальный отчёт, расшифровка РСВ) сохраняется через «Файл → Сохранить как» в формате табличного документа или Excel для дальнейшей сверки.
Что важно запомнить
Количество застрахованных лиц надёжнее всего смотреть в РСВ (титульный лист и раздел 3) и в отчёте «Анализ взносов в фонды». Для произвольного периода используйте универсальный отчёт по регистрам. Не путайте показатель со среднесписочной численностью и проверяйте дубли физлиц при расхождениях.