Другое · 9 мин
Как в 1С посмотреть количество сотрудников
Как в 1С:ЗУП, УПП и ERP посмотреть количество сотрудников: справочник, отчёты по штатной расстановке и списочной численности, фильтры и типичные ошибки.
Количество сотрудников в 1С можно посмотреть несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через кадровые отчёты по численности и через штатное расписание. Выбор способа зависит от того, какая именно цифра нужна — общее число людей в базе, списочная численность на дату или количество занятых ставок.
Важно понимать разницу между этими показателями. Справочник «Сотрудники» показывает всех, кто заведён в программе, включая уволенных. Отчёты по численности считают только работающих на выбранную дату, а штатное расписание показывает ставки, которые могут быть заняты или вакантны. Из-за путаницы между этими понятиями чаще всего и возникают ошибки при подготовке данных для руководства или контролирующих органов.
Ниже разобраны конкретные пути в типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1, а также отличия для 1С:ERP и УПП. Точные названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Что именно считать: работающие, списочный состав или ставки
Прежде чем искать цифру, определите, какой показатель требуется. Списочная численность — это сотрудники, с которыми действует трудовой договор на конкретную дату, включая отсутствующих по уважительным причинам (отпуск, больничный). Количество занятых ставок — это позиции штатного расписания, на которых оформлены люди; один человек может занимать несколько ставок по совместительству.
Отдельная ситуация — подрядчики по договорам ГПХ. В списочную численность они не входят, но в некоторых отчётах 1С отображаются отдельной строкой. Если нужна численность для статистической отчётности, ориентируйтесь на методологию расчёта среднесписочной численности, а не на простой снимок справочника.
Способ 1: посмотреть количество через справочник «Сотрудники»
Самый простой путь — открыть раздел «Кадры» и перейти в справочник «Сотрудники». По умолчанию список обычно настроен так, что уволенные скрыты, но это стоит проверить: нажмите «Ещё» → «Настроить список» и посмотрите, какие отборы установлены. Если отбора по уволенным нет, в счёт попадут все люди, когда-либо заведённые в базу.
Чтобы посчитать только работающих, добавьте отбор по полю «Дата увольнения» с условием «не заполнено» либо используйте стандартный переключатель отображения уволенных, если он есть в вашей версии. После этого выделите все строки (Ctrl+A) — в нижней части окна или в строке состояния программа покажет количество выделенных элементов. В некоторых версиях количество строк списка видно сразу.
У этого способа есть ограничение: справочник не учитывает даты. Если сотрудник уволен завтрашним числом, в списке он уже может быть скрыт или, наоборот, ещё отображаться — в зависимости от настроек. Для точных данных на конкретную дату используйте отчёты.
Способ 2: отчёт «Списочный состав» и «Численность сотрудников»
Основной инструмент — кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» (в некоторых версиях: «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты»). Найдите отчёт «Списочный состав» или «Списочная численность». Укажите дату или период, выберите организацию и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет список работающих на дату с разбивкой по подразделениям. Итоговое количество строк — это и есть численность. Если нужна только цифра без списка, откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки») и в структуре оставьте группировку без детализации до сотрудников — программа выведет только количества по подразделениям и общий итог.
Для среднесписочной численности за месяц, квартал или год используйте соответствующий отчёт — в типовой ЗУП он обычно называется «Среднесписочная численность» или входит в состав отчётов по статистике. Там расчёт выполняется автоматически по правилам: сумма списочной численности за каждый день периода делится на число календарных дней.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт «Списочный состав» или «Списочная численность»
- 3Установите дату и организацию в шапке отчёта
- 4Нажмите «Сформировать» и посмотрите итоговое количество
- 5При необходимости откройте «Настройки» и уберите детализацию до сотрудников, чтобы видеть только цифры
Способ 3: штатное расписание и штатная расстановка
Если нужно сравнить фактическую численность с плановой, откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» или отчёт «Штатная расстановка». Отчёт показывает по каждой позиции: количество ставок, сколько занято, сколько вакантно. Итоговая строка даст суммарное число ставок и занятых позиций.
Учтите, что количество занятых ставок обычно больше количества людей: внутренние совместители и сотрудники на неполной ставке искажают картину. Если руководитель спрашивает «сколько у нас человек», отчёт по штатной расстановке без пояснений лучше не отправлять — дополните его списочной численностью.
В организациях, где штатное расписание не ведётся или ведётся в свободной форме, этот способ неприменим — отчёт будет пустым или неполным. Проверьте настройку учётной политики: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание».
Особенности в 1С:ERP, УПП и Комплексной автоматизации
В 1С:ERP Управление предприятием и УПП кадровые отчёты находятся в разделе «Кадры» или «Персонал», логика та же, что в ЗУП: справочник сотрудников, отчёты по списочному составу и штатной расстановке. Названия отчётов могут отличаться — ищите по словам «численность», «списочный», «расстановка» через строку поиска в меню «Все функции».
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного кадрового учёта нет: есть справочник «Сотрудники» и ограниченный набор отчётов. Посмотреть количество можно только через список справочника с отбором. Для расчёта среднесписочной численности в Бухгалтерии данные придётся собирать вручную по документам приёма и увольнения или вести учёт в ЗУП.
Сравнение способов
Быстро, но не учитывает даты и может включать уволенных. Подходит для грубой оценки.
Точная численность на дату с учётом приёмов и увольнений. Основной рабочий инструмент.
Показывает ставки и вакансии, а не людей. Нужен для сравнения плана и факта.
Расчёт за период для статистики и налоговой. Не заменяет снимок на дату.
Как проверить, что цифра правильная
Сверьте результат двумя независимыми способами: сформируйте отчёт по списочному составу и посчитайте работающих через справочник с отбором. Небольшие расхождения обычно объясняются сотрудниками, уволенными задним числом, или датами приёма в будущем. Расхождение в десятки человек — признак проблем в данных.
Частые причины искажений: непроведённые кадровые документы (приём или увольнение создан, но не проведён), увольнения, оформленные только приказом на бумаге, и дубли физических лиц, когда один человек заведён в базу дважды. Для поиска дублей в ЗУП есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Как проверить результат
Расхождение объясняется датами приёма/увольнения
Разница в десятки человек без видимой причины
Все приёмы и увольнения проведены
Есть документы в статусе «не проведён»
Один человек — одна карточка физлица
Один сотрудник заведён дважды с разными карточками
Типичные ошибки при подсчёте численности
Самая распространённая ошибка — считать строки в справочнике без отбора уволенных и выдавать это за численность. Вторая — путать количество занятых ставок с количеством людей: при активном внутреннем совместительстве ставок может быть заметно больше. Третья — формировать отчёт без указания организации, из-за чего в итог попадают сотрудники всех организаций базы.
Ещё одна проблема — неверная дата отчёта. Численность «на сегодня» и «на конец месяца» может отличаться, если в конце месяца запланированы увольнения или приёмы. Всегда фиксируйте, на какую дату сформирован отчёт, и указывайте её при передаче данных.
Что важно запомнить
Для точного ответа используйте кадровый отчёт «Списочный состав» на конкретную дату, а не справочник. Различайте людей, ставки и среднесписочную численность. Проверяйте проведённость кадровых документов и отсутствие дублей перед передачей данных.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП посмотреть количество сотрудников по подразделениям?
Сформируйте отчёт «Списочный состав» с группировкой по подразделениям (в настройках отчёта выберите структуру «Подразделение»). Итоги по каждой группе покажут численность в разрезе подразделений, а общий итог — по организации.
Почему в отчёте и в справочнике разное количество сотрудников?
Справочник показывает всех заведённых людей без учёта дат, а отчёт — только тех, у кого на выбранную дату действует трудовой договор. Проверьте отбор уволенных в списке справочника и дату, на которую сформирован отчёт.
Как посмотреть численность на прошлую дату?
В кадровом отчёте укажите нужную дату в поле периода — программа рассчитает состав на основании проведённых приёмов и увольнений. Это работает, только если кадровые документы за тот период были проведены в программе.
Входят ли внешние совместители в списочную численность?
Нет, внешние совместители в списочную численность не включаются по правилам статистики. В отчётах 1С они обычно показываются отдельно либо исключаются — проверьте настройки конкретного отчёта.
Как выгрузить список сотрудников с количеством в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат Excel. Табличный документ сохранится со всеми группировками и итогами, дальше его можно фильтровать и дорабатывать.
Что делать, если кадровых отчётов нет в меню?
Возможно, у пользователя недостаточно прав или отчёты скрыты настройками интерфейса. Откройте «Все функции» через главное меню и найдите отчёт по названию, либо обратитесь к администратору 1С для проверки ролей доступа.