Как в 1С посмотреть количество работающих сотрудников

Количество работающих сотрудников в 1С чаще всего требуется для кадровой отчётности, расчёта среднесписочной численности, проверки лимитов по спецрежимам налогообложения и внутреннего контроля. В зависимости от конфигурации данные хранятся по-разному: в 1С:ЗУП есть полноценный кадровый учёт, а в 1С:Бухгалтерии 8 — упрощённый, поэтому и способы получения цифры отличаются.

Универсальный принцип один: количество работающих — это не просто число записей в справочнике «Сотрудники», а число действующих на нужную дату трудовых договоров. Сотрудник может числиться в справочнике, но быть уволенным, не принятым или находиться в длительном отпуске без сохранения зарплаты. Поэтому считать нужно по кадровым документам и отчётам, а не по списку элементов.

Ниже разобраны основные способы: через список сотрудников с отбором, через типовые отчёты, через штатную расстановку и через среднесписочную численность. Каждый способ даёт немного разную цифру, и важно понимать, какая именно нужна в вашей задаче.

Что именно вы хотите посчитать: виды численности

Прежде чем искать цифру, определите, какая численность нужна. Списочная численность — это все сотрудники, с которыми заключён трудовой договор на конкретную дату, включая находящихся в отпусках, на больничных и в командировках. Среднесписочная численность — расчётный показатель за период, который сдаётся в ИФНС и используется для проверки лимитов по УСН, патенту и другим режимам.

Отдельно существует понятие фактически работающих: тех, кто вышел на работу в конкретный день. Этот показатель в 1С напрямую не считается — его можно оценить только косвенно, исключив сотрудников в отпусках, на больничных и в отгулах по данным табеля или документов отсутствий.

Ещё одно различие — штатные единицы и физические лица. Один человек может занимать две ставки (основное место и внутреннее совместительство), а одна ставка может быть вакантной. Поэтому «количество сотрудников» и «количество занятых ставок» — разные цифры, и путать их нельзя.

Просмотр через список сотрудников с отбором

Самый простой способ — открыть справочник сотрудников и применить отбор. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию в списке часто уже включён фильтр, скрывающий уволенных и не принятых на работу. Если фильтр не настроен, установите его вручную через кнопку «Ещё» → «Настроить список» или через панель отборов над списком.

Типовые условия отбора: «В архиве = Нет» (или «Уволен = Нет» в зависимости от релиза) и «Дата приёма заполнена». После применения отбора в списке останутся только действующие сотрудники. Чтобы узнать их точное количество, выделите все строки (Ctrl+A) — в строке состояния или через «Ещё» → «Вывести список» можно получить итоговое число записей.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в Бухгалтерии)
2. 2
   Убедитесь, что отбор скрывает уволенных: флажок «Показывать уволенных» снят или отбор «В архиве = Нет»
3. 3
   Выделите все строки списка сочетанием Ctrl+A
4. 4
   Посмотрите количество выделенных строк внизу окна или выведите список через «Ещё» → «Вывести список»
5. 5
   Сверьте цифру с кадровым отчётом для контроля

В 1С:Бухгалтерии 8 список находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Там нет полноценного отбора по статусу, поэтому уволенные отображаются вместе с работающими — ориентируйтесь на колонку с датой увольнения или группируйте список вручную. Для больших баз такой способ неудобен, лучше использовать отчёты.

Кадровые отчёты в 1С:ЗУП

Основной инструмент — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь собраны типовые отчёты, которые показывают численность на дату или за период. Наиболее полезные: «Штатные сотрудники», «Списочный состав», «Численность и текучесть кадров», «Остатки отпусков» как вспомогательный.

Отчёт «Штатные сотрудники» показывает, кто на какой должности работает на указанную дату, с разбивкой по подразделениям. В итогах видно общее количество сотрудников. Если в настройках отчёта включить группировку по организации или подразделению, вы получите численность по каждой структурной единице отдельно.

Отчёт «Численность и текучесть кадров» удобен за период: он показывает среднесписочную численность, количество принятых и уволенных, коэффициент текучести. Именно этот отчёт обычно используют для управленческой отчётности и при подготовке данных для руководства.

Настройка отчёта под свою задачу

Все кадровые отчёты построены на СКД, поэтому их можно гибко настраивать через кнопку «Настройки». Например, добавьте отбор «Вид занятости = Основное место работы», чтобы исключить внутренних совместителей и получить количество уникальных людей. Или добавьте отбор по конкретному подразделению, если нужна численность отдела.

Штатная расстановка и занятые ставки

Если в программе ведётся штатное расписание (в ЗУП это включается в настройках учётной политики), численность можно посмотреть через документ «Штатное расписание» или отчёт «Штатная расстановка». Отчёт показывает по каждой позиции: количество ставок, сколько занято, сколько вакантно.

Этот способ полезен, когда нужно сопоставить план и факт: например, по штату положено 50 ставок, занято 47, три вакансии. Занятые ставки при этом не всегда равны количеству людей — один сотрудник может занимать полставки на двух позициях или полторы ставки.

Сравнение способов

Список сотрудников с отбором

Быстро и наглядно, но считает записи справочника, а не договоры; риск ошибки при дублях

Отчёт «Штатные сотрудники»

Точная численность на дату с разбивкой по подразделениям; требует корректных кадровых документов

Штатная расстановка

Показывает ставки и вакансии, но не количество уникальных людей

Численность и текучесть

Среднесписочная за период для отчётности; не даёт список конкретных людей

Среднесписочная численность для ИФНС

Сведения о среднесписочной численности работодатели представляют в составе расчёта по страховым взносам (РСВ) — отдельная форма отменена. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии показатель рассчитывается автоматически при заполнении титульного листа РСВ на основании кадровых данных.

Чтобы посмотреть значение отдельно, в ЗУП откройте отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Среднесписочная численность» (в зависимости от релиза название может отличаться) и укажите нужный период. В 1С:Бухгалтерии 8 расчёт доступен из формы РСВ: программа заполнит показатель сама, а проверить его можно через расшифровку.

Обратите внимание: среднесписочная считается по правилам статистики — сотрудники в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из расчёта, внешние совместители и работники по ГПХ тоже учитываются особым образом. Программа делает это автоматически, но только при корректно оформленных документах отсутствий.

Особенности в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый: нет штатного расписания в полном объёме (в базовых версиях), нет части кадровых отчётов. Посмотреть работающих можно через список «Сотрудники» или через отчёт «Список сотрудников организаций» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»).

Если в базе ведётся только бухгалтерский учёт, а кадры оформляются на бумаге, цифра в программе может не совпадать с реальностью. В этом случае сверяйте данные с личными карточками и трудовыми договорами, а программу используйте только как вспомогательный источник.

Проверка результата и сверка

После получения цифры полезно перепроверить её вторым способом. Например, сравните итог отчёта «Штатные сотрудники» с количеством строк в списке сотрудников с отбором. Небольшие расхождения (1–2 человека) обычно объясняются совместителями или сотрудниками, принятыми и уволенными внутри периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Совпадение списка и отчёта

Норма

Разница объясняется совместителями или движением внутри периода

Тревожный признак

Расхождение без видимых причин — ищите дубли или непроведённые документы

Дата формирования отчёта

Норма

Отчёт построен на нужную дату, параметр виден в шапке

Тревожный признак

Отчёт построен «на сегодня» вместо отчётной даты

Среднесписочная в РСВ

Норма

Показатель близок к списочной с учётом исключаемых категорий

Тревожный признак

Резкое отличие от списочной без причин (декреты, ГПХ)

Для регулярного контроля сохраните настройки отчёта как вариант (кнопка «Сохранить вариант отчёта») — тогда нужная цифра будет получаться в два клика. Если численность требуется регулярно для руководства, настройте рассылку отчёта по расписанию, если это позволяет ваша версия программы.

Частые вопросы

Почему в списке сотрудников больше людей, чем реально работает?

Скорее всего, в списке отображаются уволенные или не принятые на работу записи. Проверьте настройки отбора: снимите флажок «Показывать уволенных» или добавьте условие «В архиве = Нет». Также возможны дубли — один человек заведён дважды; их нужно объединять через специальную обработку или вручную с переносом документов.

Как посмотреть численность на прошлую дату, например на конец квартала?

Используйте кадровый отчёт («Штатные сотрудники» или «Списочный состав») и укажите в параметрах нужную дату. Список справочника показывает только текущее состояние и для ретроспективы не подходит, а отчёты строятся по истории кадровых документов на любую дату.

Учитываются ли совместители в количестве работающих?

В списочной численности внутренние совместители учитываются один раз как один человек, внешние — включаются в списочный состав отдельно, но не входят в среднесписочную. В отчётах ЗУП можно настроить отбор по виду занятости, чтобы видеть цифру с совместителями или без них.

Где в 1С посмотреть, сколько человек работает в конкретном отделе?

Откройте отчёт «Штатные сотрудники», в настройках добавьте отбор по подразделению или группировку по подразделениям. В итогах по группе будет видно количество сотрудников каждого отдела. В списке сотрудников также можно отобрать по колонке «Подразделение».

Отчёт показывает неверную численность, хотя все документы проведены. Что делать?

Проверьте даты документов: приём, оформленный позже даты отчёта «задним числом», или увольнение с будущей датой искажают картину. Также убедитесь, что у сотрудников нет дублей в справочнике и что отсутствия (декрет, отпуск без сохранения) оформлены документами, а не просто отмечены в табеле вручную.

Можно ли выгрузить список работающих сотрудников в Excel?

Да. В отчёте или списке используйте «Ещё» → «Вывести список» (для списка) или кнопку сохранения табличного документа (для отчёта) и выберите формат Excel. Перед выгрузкой убедитесь, что применён отбор по действующим сотрудникам, иначе в файл попадут и уволенные.