Другое · 10 мин
Как в 1С посмотреть дни рождения сотрудников и контактных лиц
Как в 1С посмотреть дни рождения сотрудников и контактных лиц: отчёты в ЗУП и Бухгалтерии, списки дат рождения, настройка напоминаний и произвольный отчёт.
Даты рождения в 1С хранятся в карточках физических лиц, сотрудников и контактных лиц контрагентов, но быстро получить их список «на ближайший месяц» умеют не все пользователи. В зависимости от конфигурации задача решается по-разному: в 1С:ЗУП есть готовые кадровые отчёты, в 1С:Бухгалтерии — списки и универсальный отчёт, а в управленческих решениях вроде УНФ и УТ — встроенные механизмы взаимодействий и напоминаний.
Ниже разобраны рабочие способы посмотреть дни рождения в самых распространённых конфигурациях, построить произвольный отчёт с отбором по месяцу и настроить напоминания. Инструкции ориентированы на актуальные версии типовых решений на платформе 1С:Предприятие 8.3, но логика действий сохраняется и в более ранних релизах.
Где в 1С хранятся даты рождения
Прежде чем искать список, полезно понимать, какие объекты хранят нужную информацию. В типовых конфигурациях дата рождения — это реквизит справочника «Физические лица», который связан с сотрудниками, контактными лицами и пользователями. Поэтому один и тот же человек может «существовать» в базе как физическое лицо, сотрудник конкретной организации и контактное лицо контрагента, но дата рождения у него одна.
В простых конфигурациях без отдельного справочника физических лиц дата рождения хранится прямо в карточке сотрудника или контактного лица. Это важно при построении отчётов: источник данных нужно выбирать тот, где реквизит реально заполнен. Если в карточке сотрудника дата пустая, проверьте карточку физического лица — часто данные вносят туда.
Как посмотреть дни рождения в 1С:Зарплата и управление персоналом
В 1С:ЗУП есть несколько готовых инструментов. Самый быстрый — отчёт «Личные данные сотрудников»: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Личные данные сотрудников». В отчёт выводятся ФИО, дата рождения и другие персональные сведения по выбранной организации и подразделению.
Второй вариант — списки сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», затем в меню «Ещё» выберите «Изменить форму» или «Настроить список» и добавьте колонку «Дата рождения». После этого список можно отсортировать по дате и вручную увидеть ближайшие дни рождения.
Для регулярного контроля удобнее всего настроить отбор: в форме списка или отчёта добавьте условие по месяцу даты рождения. В кадровых отчётах ЗУП это делается через кнопку «Настройки» → вкладка «Отбор», где для поля «Дата рождения» задаётся нужный период внутри года.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты».
- 2Выберите отчёт «Личные данные сотрудников».
- 3Укажите организацию и при необходимости подразделение.
- 4В настройках отчёта добавьте отбор по месяцу даты рождения.
- 5Сформируйте отчёт и проверьте, что колонка «Дата рождения» заполнена.
Как посмотреть дни рождения в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок урезан, поэтому готового отчёта «дни рождения» нет. Основной путь — справочник: раздел «Справочники» (или «Зарплата и кадры») → «Сотрудники». В списке через «Ещё» → «Изменить форму» включите отображение колонки «Дата рождения» и отсортируйте список по ней.
Если нужен отчёт с отбором по месяцу, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Отчеты» → «Универсальный отчет»). В качестве объекта выберите справочник «Сотрудники» или «Физические лица», добавьте поля «Наименование» и «Дата рождения», затем установите отбор. Универсальный отчёт позволяет строить условия вида «месяц даты рождения равен текущему», хотя настройка требует аккуратности с форматом поля.
Альтернатива — стандартный отчёт «Список сотрудников» (в подсистеме зарплаты: «Зарплата и кадры» → «Отчеты по кадрам»). В нём через «Настройки» можно вывести поле «Дата рождения» и задать отбор по периоду.
Дни рождения контактных лиц контрагентов
В торговых и управленческих конфигурациях (УТ, УНФ, Комплексная автоматизация) дни рождения чаще нужны по контактным лицам клиентов и партнёров. Откройте список контактных лиц: в УНФ это раздел «CRM» или «Компания» → «Контактные лица», в УТ — «CRM и маркетинг» → «Контактные лица партнеров».
В списке через настройку формы добавьте колонку «Дата рождения». Если колонки нет в доступных полях, значит реквизит хранится в карточке физического лица, связанного с контактом, и его нужно выводить через связанное поле или использовать отчёт.
В 1С:УНФ и УТ есть встроенный механизм напоминаний о днях рождения контактных лиц: при заполненной дате система может показывать уведомления на начальной странице или в списке событий. Проверьте настройки напоминаний в разделе администрирования, чтобы события не пропускались.
Сравнение способов
Быстро и без настройки, но доступен только в конфигурациях с кадровым учётом.
Подходит для разового просмотра в любой конфигурации, но отбор по месяцу делать неудобно.
Гибкий отбор по месяцу и подразделению, требует аккуратной настройки полей и условий.
Максимальная гибкость и возможность сохранить вариант, но нужны базовые навыки настройки отчётов.
Произвольный отчёт по дням рождения за месяц
Когда типовых отчётов не хватает, постройте собственный. В конфигурациях на управляемых формах есть «Произвольный отчет» или возможность создать вариант отчёта на системе компоновки данных (СКД). Источником данных укажите справочник «Физические лица» или «Сотрудники», выведите поля «ФИО», «Дата рождения», «Подразделение».
Ключевой момент — отбор по месяцу. Прямого условия «месяц равен» в простых отборах может не быть, поэтому используйте вычисляемое поле: в настройках СКД добавьте выражение МЕСЯЦ(ДатаРождения) и поставьте отбор по нему. Либо задайте два условия по дате рождения: больше или равно началу месяца и меньше конца месяца с учётом года — этот способ проще, но год в условии придётся игнорировать через формат даты.
Сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем, например «Дни рождения в текущем месяце», чтобы в дальнейшем открывать его в один клик и только менять месяц в отборе.
// Вычисляемое поле в СКД для отбора по месяцу
МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения)Напоминания о днях рождения
Разовый просмотр списка не защищает от пропуска события, поэтому для регулярных поздравлений настройте напоминания. В конфигурациях с подсистемой взаимодействий (УНФ, УТ, Документооборот) напоминания о днях рождения контактных лиц включаются в настройках CRM или календаря пользователя.
В 1С:ЗУП напоминаний «из коробки» обычно нет, но задачу решают регламентным заданием с рассылкой отчёта: настройте отчёт по дням рождения на ближайшую неделю и включите его автоматическую отправку ответственному сотруднику по расписанию. Это стандартный механизм рассылки отчётов, доступный в большинстве типовых решений.
При настройке рассылки проверьте права получателя: отчёт содержит персональные данные, поэтому отправлять его стоит только тем, кому такие сведения доступны по должности.
Частые ошибки и проверка результата
Самая распространённая проблема — пустая колонка «Дата рождения» в отчёте или списке. Причина почти всегда в том, что данные не заполнены в карточке физического лица либо для сотрудника создано несколько карточек физлиц-дублей, и отчёт смотрит не в ту. Проверьте нескольких сотрудников вручную и при необходимости выполните поиск и объединение дублей.
Вторая типичная ошибка — отбор по дате рождения с учётом года. Если задать условие «дата рождения в текущем месяце» как обычный период, отчёт найдёт только тех, кто родился в этом году. Для дней рождения отбирать нужно по месяцу и дню без привязки к году — через вычисляемое поле МЕСЯЦ() и ДЕНЬ() или специальные отборы.
Как проверить результат
У большинства сотрудников даты выведены
Колонка пустая — данные не внесены в карточки физических лиц
В список попали именинники с разными годами рождения
Попали только родившиеся в одном году — условие задано по полной дате
Число строк совпадает с числом сотрудников в подразделении
Люди пропущены — возможны дубли карточек или лишний отбор
FAQ
В какой конфигурации проще всего посмотреть дни рождения?
Проще всего в 1С:ЗУП — там есть готовый отчёт «Личные данные сотрудников» и кадровые списки. В 1С:Бухгалтерии придётся настраивать колонку в списке сотрудников или использовать универсальный отчёт.
Как вывести список именинников на конкретный месяц?
Добавьте в отчёт вычисляемое поле МЕСЯЦ(ДатаРождения) и установите по нему отбор, либо дважды задайте условие по дню и месяцу без года. Обычный период «с 1 по 30 число» не подойдёт, так как он учитывает год рождения.
Почему в отчёте пустые даты рождения?
Чаще всего дата не заполнена в карточке физического лица, либо у сотрудника несколько карточек-дублей и данные внесены не в ту. Откройте карточку физлица и проверьте поле вручную.
Можно ли настроить автоматические напоминания?
Да. В УНФ и УТ напоминания о днях рождения контактных лиц встроены в подсистему CRM. В ЗУП и Бухгалтерии используйте рассылку отчётов по расписанию — отчёт об именинниках недели будет приходить ответственному автоматически.
Как посмотреть дни рождения контрагентов, а не сотрудников?
Откройте список контактных лиц (в УТ — «CRM и маркетинг» → «Контактные лица партнеров») и через настройку формы добавьте колонку «Дата рождения». Для отбора по месяцу постройте произвольный отчёт по справочнику контактных лиц.
Нужны ли специальные права для просмотра дат рождения?
Да, даты рождения относятся к персональным данным. В типовых конфигурациях доступ к ним есть у ролей кадровика, расчётчика и администратора. Если отчёт недоступен, попросите администратора выдать соответствующую роль.
Что важно запомнить
Даты рождения хранятся в карточках физических лиц. В ЗУП используйте отчёт «Личные данные сотрудников», в Бухгалтерии — список сотрудников или универсальный отчёт, для контактных лиц — список контактных лиц с настроенной колонкой. Отбор по месяцу делайте через МЕСЯЦ(ДатаРождения), а для регулярного контроля настройте рассылку отчёта. Помните, что это персональные данные, и ограничивайте доступ к спискам.