Как в 1С посмотреть дни рождения сотрудников

Информация о датах рождения сотрудников хранится в 1С в личных данных физических лиц и доступна через несколько стандартных инструментов: кадровые отчеты, справочник сотрудников и механизм напоминаний. Конкретный путь зависит от конфигурации — чаще всего дни рождения ищут в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), реже в 1С:Бухгалтерии предприятия.

Быстрее всего получить список именинников через отчет «Дни рождения» или «Личные данные сотрудников» с отбором по месяцу. Если такого отчета в вашей версии нет, задачу решает универсальный отчет по справочнику «Физические лица» с выводом поля «Дата рождения». Ниже разобраны все рабочие способы для типовых конфигураций.

Перед началом убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на просмотр персональных данных сотрудников. Во многих базах доступ к личным сведениям ограничен: пользователю без профиля «Кадровик» или «Расчетчик» поле даты рождения может быть недоступно.

Где в 1С хранится дата рождения сотрудника

Дата рождения вводится в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника. Это важно, потому что один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), а дата рождения у него одна.

Чтобы открыть карточку, перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо. Поле «Дата рождения» находится в группе личных данных рядом с полом и гражданством.

Если поле пустое, отчеты по дням рождения не покажут этого сотрудника. Поэтому перед формированием списка именинников имеет смысл проверить полноту заполнения данных — об этом ниже.

Способ 1: отчет «Дни рождения» в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть штатный отчет для этой задачи. Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчеты» и найдите в списке «Дни рождения сотрудников» (в ряде версий — «Дни рождения»).

В отчете укажите период: например, текущий месяц или конкретную неделю. Программа выведет список сотрудников с датами рождения, возрастом и подразделениями. Список можно распечатать или сохранить в Excel для передачи ответственному за корпоративные поздравления.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»
2. 2
   Найдите отчет «Дни рождения сотрудников»
3. 3
   Установите период — месяц или неделю
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте список
5. 5
   При необходимости сохраните в Excel или распечатайте

Если отчета нет в списке

В некоторых версиях и настроенных интерфейсах отчет скрыт. Проверьте раздел «Отчеты» → «Все отчеты» или воспользуйтесь поиском по функциям (значок лупы в правом верхнем углу), введя «дни рождения». Если поиск ничего не находит, вероятно, у вас нет прав на кадровые отчеты — обратитесь к администратору базы.

Способ 2: универсальный отчет по физическим лицам

Универсальный отчет работает в любой конфигурации, где есть справочник физических лиц, включая 1С:Бухгалтерию. Откройте «Отчеты» → «Универсальный отчет», выберите тип объекта «Справочник», объект — «Физические лица».

В настройках добавьте поле «Дата рождения» в список выводимых полей. Чтобы получить именинников конкретного месяца, добавьте отбор: день и месяц даты рождения. Проще всего сформировать полный список и отсортировать его по дате рождения, а затем отфильтровать в Excel.

Если список сотрудников небольшой, выгрузите в Excel полный перечень с датами рождения один раз и пользуйтесь фильтром по месяцу в таблице — это быстрее, чем каждый раз настраивать отбор в 1С.

Способ 3: дни рождения в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия отдельного отчета по именинникам обычно нет. Используйте справочник: раздел «Справочники» → «Сотрудники» или «Физические лица». В списке физических лиц можно вывести колонку «Дата рождения» через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» и добавление поля в список.

После добавления колонки список сортируется по дате рождения щелчком по заголовку колонки. Для регулярного использования удобнее универсальный отчет с сохраненной настройкой — ее можно вызывать одним нажатием.

Как проверить полноту данных о датах рождения

Отчет покажет только тех, у кого дата рождения заполнена. Чтобы найти сотрудников без даты, сформируйте универсальный отчет по физическим лицам с отбором «Дата рождения не заполнена» (условие «Равно» пустому значению или использование варианта «Не указано»).

Заполните пропуски через карточки физических лиц. Источник данных — паспорт сотрудника, сведения из которого кадровик вносит при приеме на работу. Массово даты можно загрузить из Excel через типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа», если она доступна в вашей конфигурации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список именинников за месяц

Норма

Количество сотрудников соответствует штатному расписанию, даты корректны

Тревожный признак

В списке меньше людей, чем ожидалось — у части сотрудников не заполнена дата рождения

Дата рождения в карточке

Норма

Дата совпадает с данными паспорта

Тревожный признак

Дата отсутствует или явно ошибочна (например, дата приема на работу)

Напоминания о днях рождения

В типовых конфигурациях автоматические напоминания о днях рождения не всегда включены. В 1С:ЗУП можно использовать механизм напоминаний пользователя или настроить рассылку отчета по расписанию: в отчете «Дни рождения сотрудников» сохраните вариант настроек и включите отправку по почте через «Ещё» → «Отправить по расписанию» (функция доступна при настроенной системной учетной записи почты).

Альтернатива — выгрузка дат в календарь Outlook или Google Calendar один раз в начале года. Это избавляет от необходимости каждый месяц заходить в 1С.

Ограничения и права доступа

Если отчеты по кадрам недоступны, а в справочнике сотрудников поле даты рождения не отображается, причина почти всегда в правах. В типовых конфигурациях персональные данные защищены профилями групп доступа.

Запросите у администратора профиль «Кадровик» или «Старший кадровик» либо попросите сформировать отчет пользователя с нужными правами. Самостоятельно менять настройки прав без понимания модели доступа не стоит — можно случайно открыть лишние данные всем пользователям.

Частые вопросы

Почему в отчете «Дни рождения» нет части сотрудников?

Чаще всего у этих сотрудников не заполнена дата рождения в карточке физического лица. Сформируйте универсальный отчет с отбором по пустой дате рождения и заполните пропуски. Также проверьте, не попадают ли сотрудники под отбор по подразделению или организации, если он установлен.

Можно ли получить список именинников на конкретную дату, а не месяц?

Да. В отчете «Дни рождения сотрудников» установите период из одного дня. В универсальном отчете добавьте отбор по дню и месяцу даты рождения. Точность отбора зависит от возможностей настройки в вашей версии конфигурации.

Как вывести дату рождения в списке сотрудников?

Откройте список сотрудников или физических лиц, нажмите «Ещё» → «Изменить форму», найдите поле «Дата рождения» в дереве реквизитов и включите его отображение. После этого список можно сортировать по этой колонке.

Видит ли дату рождения обычный пользователь без кадровых прав?

Зависит от настройки профилей доступа в конкретной базе. В типовой поставке персональные данные защищены, и пользователь без соответствующего профиля поле даты рождения не увидит. Если данные видны всем — стоит проверить настройки прав с администратором.

Можно ли настроить автоматическую рассылку списка именинников?

Да, через механизм рассылки отчетов: сохраните вариант отчета «Дни рождения сотрудников» с нужным периодом и настройте отправку по расписанию на почту. Для работы функции в базе должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.