Как в 1С посмотреть действующих сотрудников

Список действующих сотрудников нужен кадровику и бухгалтеру постоянно: для сверки численности, подготовки отчётности в фонды, проверки начислений и планирования фонда оплаты труда. В типовых конфигурациях 1С — ЗУП, ERP, Управление нашей фирмой — есть несколько способов получить такой список, и они дают разные результаты.

Главная сложность в том, что «действующий сотрудник» в 1С — это не просто запись справочника. Программа определяет работающих по кадровым документам: приём на работу, отсутствие увольнения, действующий перевод. Если кадровые документы велись с ошибками или часть сотрудников заведена «вручную» без приказа о приёме, список будет неполным.

Ниже разобраны рабочие способы для типовой 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 — от быстрого отбора в справочнике до настраиваемых отчётов. Для других конфигураций логика та же, меняются только названия разделов.

Как 1С определяет, что сотрудник действующий

В 1С:ЗУП сотрудник считается работающим, если у него оформлен документ «Приём на работу» (или «Приёмы на работу списком») и нет документа «Увольнение» с датой, ранее текущей. Дополнительно учитываются кадровые переводы: они меняют подразделение и должность, но не прерывают трудовые отношения.

Важно понимать разницу между физическим лицом и сотрудником. Физлицо — это человек в одноэлементном справочнике, а сотрудник — это трудовой договор. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство. Поэтому отчёты могут показывать разные числа в зависимости от того, считаются люди или договоры.

Если сотрудник заведён в справочник напрямую, минуя документ приёма, программа не считает его работающим: начислить зарплату такому сотруднику не получится, и в отчёты по численности он не попадёт. Это частая причина расхождений при сверке.

Способ 1. Отчёт «Штатные сотрудники»

Самый надёжный способ — кадровый отчёт. Откройте раздел «Кадры», затем «Кадровые отчёты» и выберите «Штатные сотрудники». Укажите дату, на которую нужен список, и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет всех сотрудников с действующими рабочими местами, включая подразделение, должность и вид занятости.

Преимущество отчёта в том, что он опирается на регистры кадрового учёта, а не на справочник. Уволенные сотрудники в него не попадут, а совместители будут показаны отдельными строками с соответствующим видом занятости.

Если нужен список на прошлую дату — например, для отчёта в фонд за прошлый квартал — просто измените дату формирования. Программа пересчитает состояние штата на указанный момент по истории кадровых документов.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Штатные сотрудники»
3. 3
   Установите нужную дату в поле периода
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте список
5. 5
   При необходимости выгрузите в Excel через «Файл» → «Сохранить»

Способ 2. Справочник «Сотрудники» с отбором

Если нужно быстро посмотреть список без формирования отчёта, откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию список часто показывает всех, включая уволенных. Используйте команду «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю «В архиве» — значение «Нет», либо по полю «Дата увольнения» — «Не заполнено».

В новых релизах ЗУП в форме списка есть готовые варианты отбора: «Работающие», «Уволенные», «Все». Переключатель обычно находится в верхней части списка или в меню «Ещё» → «Отбор». Уволенные сотрудники отображаются серым цветом, что помогает визуально отличить их даже без отбора.

Учтите ограничение: отбор по справочнику не всегда корректно отражает ситуацию, если увольнение оформлено будущей датой. Такой сотрудник ещё числится работающим, но в некоторых представлениях списка уже может быть помечен. Для точной проверки сверяйтесь с отчётом.

Способ 3. Отчёт «Список сотрудников» и другие кадровые отчёты

Отчёт «Список сотрудников» (также в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты») гибче: в настройках можно задать произвольный отбор по подразделению, должности, полу, дате приёма. Нажмите «Настройки», добавьте отбор «Дата увольнения — не заполнено» или воспользуйтесь готовым вариантом отчёта для работающих.

Дополнительно полезны отчёты «Штатная расстановка» (показывает занятые и вакантные позиции), «Остатки отпусков» и «Среднесписочная численность» — последний нужен для отчётности, но считает не просто список, а среднее значение за период. Для задачи «посмотреть, кто работает» подходят первые два.

Любой сформированный отчёт можно выгрузить: «Файл» → «Сохранить» → формат Excel или PDF. Это удобно для передачи списка руководителю или сверки с данными других систем.

Как посмотреть действующих сотрудников в других конфигурациях

В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация кадровые отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате и кадрам». Состав отчётов аналогичен ЗУП: «Штатные сотрудники», «Штатная расстановка», «Список сотрудников».

В 1С:Управление нашей фирмой откройте раздел «Зарплата и персонал» → «Сотрудники» и установите отбор, либо используйте отчёт «Штатное расписание». В УНФ кадровый учёт упрощённый, поэтому часть отчётов ЗУП отсутствует, но базовый список работающих доступен всегда.

В 1С:Бухгалтерии предприятия полноценного кадрового учёта нет, но список сотрудников с уволенными и работающими доступен в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Уволенные отображаются отдельно, отбор настраивается через «Ещё» → «Настроить список».

Сравнение способов

Отчёт «Штатные сотрудники»

Самый точный, опирается на кадровые регистры. Подходит для сверки и отчётности, но требует формирования.

Справочник с отбором

Быстро для повседневного просмотра, но зависит от корректности отбора и может вводить в заблуждение при будущих увольнениях.

Отчёт «Список сотрудников»

Гибкая настройка отборов и колонок, удобен для выгрузки. Требует первичной настройки варианта.

Проверка результата и типичные ошибки

После получения списка сверьте количество с ожидаемым: сравните с численностью по прошлому периоду или с данными табеля. Заметное расхождение — сигнал проверить кадровые документы, а не пересоздавать список вручную.

Частые проблемы: сотрудник не попал в список, потому что приём оформлен не документом, а прямым созданием карточки; сотрудник числится дважды из-за дубля физлица; уволенный попадает в список, потому что документ увольнения не проведён, а только создан. Все три ситуации исправляются работой с документами, а не редактированием справочника.

Если обнаружили дубли физлиц, используйте обработку поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей») с предварительной копией базы. Объединение дублей необратимо влияет на связанные документы.

Частые вопросы

Почему сотрудник есть в справочнике, но отсутствует в отчёте «Штатные сотрудники»?

Скорее всего, карточка создана вручную, а документ «Приём на работу» не оформлен или не проведён. Откройте карточку сотрудника и проверьте ссылку на документ приёма. Оформите документ корректной датой — после этого сотрудник появится в отчётах.

Как получить список действующих сотрудников по конкретному подразделению?

В отчёте «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников» откройте «Настройки», добавьте отбор «Подразделение — равно — нужное подразделение» и сформируйте отчёт. Вариант настройки можно сохранить для повторного использования.

Почему количество в отчёте больше, чем реально работающих людей?

Отчёт считает рабочие места (трудовые договоры), а не физических лиц. Внутренние совместители и сотрудники с несколькими договорами дают по две и более строки. Для подсчёта уникальных людей сводите данные по полю «Физическое лицо».

Можно ли посмотреть, кто работал на дату в прошлом году?

Да. В кадровых отчётах установите нужную дату в поле периода — программа восстановит штат на тот момент по истории приёмов, переводов и увольнений. Это работает только если кадровые документы за тот период велись в программе.

Уволенный сотрудник всё ещё отображается как работающий. Что делать?

Проверьте, проведён ли документ «Увольнение»: найдите его в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» и убедитесь, что он не помечен на удаление и проведён. Также проверьте, не заведён ли на это же физлицо второй сотрудник без увольнения.