Другое · 12 мин
Как в 1С посмотреть больничные сотрудников
Как в 1С ЗУП и Бухгалтерии посмотреть больничные листы сотрудников: журналы документов, отчёты, электронные больничные, проверка статусов и типичные ошибки.
Информация о больничных листах сотрудников в 1С хранится в документах «Больничный лист», а сводные данные можно получить через журналы документов, кадровые отчёты и обмен с ФСС (СФР). В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия — путь к нужным данным немного отличается, но логика одинаковая: сначала находим сами документы, затем при необходимости строим отчёт по начислениям и отсутствиям.
Ниже описаны рабочие способы для типовых конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0). Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии платформы и настроек интерфейса, но общая структура разделов сохраняется.
Где в 1С хранятся больничные листы
Каждый больничный оформляется отдельным документом «Больничный лист». В нём указываются сотрудник, период нетрудоспособности, причина, процент оплаты исходя из стажа и данные для расчёта среднего заработка. Документ одновременно влияет на три области: табель учёта рабочего времени (дни болезни), начисления за месяц и кадровую историю отсутствий.
Важно понимать: если больничный в программу не введён, отсутствие сотрудника в отчётах может отображаться как неявка по невыясненной причине или прогул. Поэтому поиск больничных почти всегда начинается с журнала документов, а не с отчётов — сначала убеждаемся, что документ вообще создан и проведён.
Как найти больничные через журнал документов
Основной и самый быстрый способ — открыть журнал документов «Больничные листы». В 1С:ЗУП 3.1 путь такой: раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (иногда журнал называется «Больничные» и находится также в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). В 1С:Бухгалтерии 8 журнал находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Больничные листы».
В журнале виден список всех введённых документов с датами, сотрудниками, периодами болезни и суммами. Для поиска конкретного случая используйте отбор: нажмите кнопку «Найти» (Ctrl+F) или настройте отбор по сотруднику, организации и периоду через «Ещё» → «Настроить список». Так можно в пару кликов получить, например, все больничные конкретного работника за год.
Обратите внимание на статус проведения: документ с серой пиктограммой не проведён и в расчёты не попадает. Если больничный введён, но сотруднику не начислено пособие — первым делом проверьте, проведён ли документ и не помечен ли он на удаление.
- 1Откройте раздел «Зарплата» (в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры»).
- 2Перейдите в журнал «Больничные листы».
- 3Установите период просмотра или отбор по сотруднику через «Настроить список».
- 4Откройте нужный документ двойным щелчком и проверьте суммы и статус.
- 5Убедитесь, что документ проведён — пиктограмма без пометки удаления.
Как посмотреть электронные больничные и их статусы
С переходом на электронные листки нетрудоспособности большинство больничных поступает в организацию автоматически через обмен с СФР. В 1С:ЗУП для этого используется сервис «1С-Отчётность»: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → вкладка с уведомлениями и входящими документами от фонда. Там видны новые ЭЛН, закрытые больничные и запросы на предоставление сведений.
Загрузить электронный больничный можно и напрямую из документа: при создании «Больничного листа» укажите номер ЭЛН и нажмите кнопку загрузки данных из СФР — программа подтянет период, диагноз (код причины нетрудоспособности) и даты. Также в ЗУП доступен массовый мониторинг: журнал «Больничные листы» позволяет отслеживать статусы ЭЛН (открыт, закрыт, направлен на оплату) по всем сотрудникам сразу, если включён автоматический обмен.
Если электронный больничный не приходит, проверьте: действителен ли сертификат для обмена с СФР, настроен ли обмен в настройках 1С-Отчётности и корректно ли указаны СНИЛС сотрудника и регистрационный номер работодателя. Расхождение в СНИЛС — самая частая причина «потерянных» больничных.
Отчёты по больничным и отсутствиям
Когда нужна не просто карточка одного документа, а общая картина — кто и сколько болел, какие суммы начислены, — используются отчёты. В 1С:ЗУП они сосредоточены в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» и «Кадры» → «Кадровые отчёты». Наиболее полезные для темы больничных:
- «Отсутствия сотрудников» («Кадры» → «Кадровые отчёты») — показывает все виды отсутствий, включая болезнь, за выбранный период;
- «Расчётный листок» — в нём видны начисления по больничному отдельной строкой за каждый месяц;
- «Анализ ФОТ» и «Свод начислений и удержаний» — суммы пособий в разрезе сотрудников и подразделений;
- «Остатки отпусков» и табель (Т-13) — дни болезни отражаются кодом «Б» в табеле учёта рабочего времени.
В 1С:Бухгалтерии 8 набор отчётов скромнее: доступны «Расчётные листки», «Свод начислений» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате») и оборотно-сальдовые ведомости по счетам 70 и 69, где пособия видны по проводкам. Для детальной аналитики по причинам нетрудоспособности бухгалтерия уступает ЗУП.
Сравнение вариантов просмотра
Подходит для поиска конкретного документа и проверки его статуса. Ограничение: не даёт сводных сумм по периоду.
Подходит для кадровой картины по всем работникам за период. Ограничение: есть только в ЗУП, в Бухгалтерии отсутствует.
Подходит для проверки сумм пособия по конкретному сотруднику. Ограничение: анализ по одному человеку, массовую выборку делать долго.
Подходит для контроля электронных больничных и статусов ЭЛН. Ограничение: требует действующего сертификата и настроенного обмена.
Как проверить правильность отражения больничного
Найти документ — половина задачи; вторая половина — убедиться, что он корректно отразился в учёте. Откройте документ «Больничный лист» и сверьте ключевые поля: период нетрудоспособности, процент оплаты (зависит от стажа), средний заработок и разделение суммы на часть за счёт работодателя и за счёт СФР. В ЗУП на вкладке «Начислено» видна детализация расчёта.
Затем проверьте смежные области. В табеле (отчёт «Табель учёта рабочего времени», Т-13) дни болезни должны стоять с кодом «Б», а не «НН». В расчётном листке сотрудника пособие должно появиться в месяце начисления. Если больничный переходящий (начался в одном месяце, закончился в другом), сумма по умолчанию относится к месяцу начисления документа — это нормально, но важно учитывать при сверке с ФОТ.
Как проверить результат
Проведён, без пометки удаления
Серая пиктограмма, документ не участвует в расчёте
Дни болезни отмечены кодом «Б»
Стоит «НН» или «ПР» — больничный не введён или не проведён
Строка пособия с суммой в месяце начисления
Строки нет — документ введён другим месяцем или не рассчитан
«Закрыт», данные загружены в документ
«Открыт» долгое время или ошибка получения
Типичные проблемы и как их решить
Самая распространённая ситуация — «больничный есть, а в отчётах пусто». Причины почти всегда одни и те же: документ не проведён, введён не в той организации (если в базе несколько юрлиц), указан неверный период или сотрудник оформлен как внешний совместитель, а отбор в отчёте стоит по основному месту работы. Проверяйте эти четыре пункта в первую очередь.
Вторая группа проблем — расхождения сумм. Если пособие в документе не совпадает с ожиданием, смотрите стаж сотрудника (справочник «Сотрудники» → трудовая деятельность), данные о заработке за расчётные годы и наличие справок с предыдущих мест работы. В ЗУП расчёт среднего можно открыть прямо из документа кнопкой с калькулятором рядом с полем «Средний заработок» — там видно, какие суммы вошли в базу.
Третья группа — ошибки обмена с СФР. Помимо проблем с сертификатом встречаются задержки на стороне фонда: больничный закрыт в медучреждении, но статус в 1С обновляется не сразу. В таком случае документ можно ввести вручную по номеру ЭЛН, а данные дозагрузить позже.
Ограничения и когда нужны права администратора
Доступ к больничным регулируется правами. Пользователю с ролью только «Бухгалтер» могут быть недоступны кадровые отчёты, а кадровику — суммы начислений. Если журнал «Больничные листы» не отображается в интерфейсе или отчёт выдаёт пустой результат при заведомо существующих документах, вероятно, не хватает прав — обратитесь к администратору базы для проверки ролей и настройки профилей групп доступа.
Отдельное ограничение — персональные данные. Сведения о болезнях относятся к чувствительной информации: доступ к ним должен быть только у сотрудников, которым это нужно для работы (расчётчики, кадровики, руководитель подразделения в части факта отсутствия без диагноза). Не выгружайте отчёты с диагнозами и кодами причин нетрудоспособности в общие папки и не пересылайте по открытым каналам.
Частые вопросы
Можно ли посмотреть больничные всех сотрудников сразу за год?
Да. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Отсутствия сотрудников», установите период и при необходимости отбор по виду отсутствия «Болезнь». Отчёт покажет всех сотрудников с датами и количеством дней. Суммы пособий за тот же период смотрите в «Своде начислений и удержаний» с группировкой по виду начисления.
Почему больничный введён, но в расчётном листке его нет?
Чаще всего документ не проведён либо введён другим месяцем начисления. Откройте документ и проверьте поле «Месяц» — пособие попадёт в расчётный листок именно этого месяца. Также убедитесь, что документ рассчитан: если поля сумм пустые, нажмите «Провести» повторно и проверьте заполнение среднего заработка.
Как найти больничный по номеру электронного листка?
В журнале «Больничные листы» включите отображение колонки с номером ЛН через «Ещё» → «Изменить форму» или используйте поиск (Ctrl+F) по номеру. Если документа нет, номер ЭЛН можно проверить в обмене с СФР через 1С-Отчётность — там видны все поступившие от фонда листки, включая те, по которым документ ещё не создан.
Видны ли больничные внешних совместителей в общих отчётах?
Да, но с оговоркой: совместитель — отдельный элемент справочника «Сотрудники», поэтому в отчётах он отображается отдельной строкой. Если в отборе отчёта стоит конкретный сотрудник по основному месту работы, его больничные как совместителя в выборку не попадут — снимите отбор или добавьте вторую карточку сотрудника.
Можно ли смотреть больничные в 1С:Бухгалтерии так же детально, как в ЗУП?
Нет, возможности уже. В Бухгалтерии доступны журнал документов, расчётные листки и свод начислений, но специализированных отчётов по отсутствиям и стажу нет. Если учёт ведётся в Бухгалтерии, а детальная аналитика нужна регулярно, данные выгружают в Excel из журнала документов или рассматривают переход расчёта зарплаты в ЗУП с синхронизацией.
Что делать, если больничный нужно исправить за прошлый, уже отчитанный период?
Не редактируйте документ напрямую в закрытом периоде. В ЗУП используйте механизм сторнирования или введите документ-исправление текущим месяцем — программа пересчитает суммы и корректно отразит изменения в уточнённой отчётности по НДФЛ и взносам. Прямое изменение документа прошлого периода приводит к расхождениям с уже сданными расчётами.
Что важно запомнить
Больничные сотрудников смотрят в журнале «Больничные листы» (раздел «Зарплата» или «Кадры»), сводную картину — в отчётах «Отсутствия сотрудников», «Расчётный листок» и «Свод начислений». Электронные больничные контролируются через обмен с СФР в 1С-Отчётности. Если документ есть, а данных в отчётах нет — проверяйте проведение, организацию, месяц начисления и права доступа.