Как в 1С посчитать среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из базовых показателей кадрового учёта: его требуют налоговая инспекция, фонды и статистика, а также он используется для определения права на льготы и специальные режимы. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» расчёт выполняется автоматически штатным отчётом, но корректность результата напрямую зависит от качества введённых данных: приёмов, увольнений, графиков работы и кадровых переводов.

Главная проблема на практике — не сам запуск отчёта, а расхождения между ожидаемой цифрой и результатом программы. Чаще всего причина в том, что сотрудники оформлены не тем видом занятости, не закрыты увольнения, внешние совместители попадают в расчёт или график работы настроен неверно. Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата.

Что учитывается в среднесписочной численности

По правилам статистики в ССЧ включаются сотрудники, работающие по трудовому договору на основном месте работы, включая тех, кто был на больничном, в отпуске, в командировке или отсутствовал по другим уважительным причинам. Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту. Не включаются внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ — они считаются отдельными показателями.

Отдельная группа — сотрудники с неполным рабочим временем. Они учитываются пропорционально отработанному времени, и именно поэтому корректная настройка графиков работы критична: если график не отражает реальную занятость, расчёт будет искажён. Также есть категории, исключаемые из ССЧ по правилам статистики (например, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком), — программа отслеживает их по видам отсутствий.

Где находится отчёт в 1С:ЗУП

Штатный отчёт расположен в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников». В некоторых версиях конфигурации он также доступен через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» как часть регламентированной отчётности, но для оперативной проверки удобнее именно кадровый отчёт.

В открывшейся форме укажите период расчёта (месяц, квартал, год) и организацию. Если в базе ведётся несколько организаций или обособленных подразделений, проверьте отбор — отчёт можно сформировать как по всей компании, так и по конкретному подразделению. После установки параметров нажмите «Сформировать».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников»
2. 2
   Установите период расчёта и отбор по организации
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
4. 4
   Раскройте расшифровку по месяцам и сотрудникам
5. 5
   Сверьте итог с ожидаемым значением и при расхождении проверьте кадровые данные

Подготовка данных перед расчётом

Перед формированием отчёта убедитесь, что в базе отражены все кадровые события периода. Непроведённые или введённые «задним числом» после формирования документы — самая частая причина неверной цифры. Проверьте документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» за весь период, включая последний день.

Второй блок — графики работы сотрудников (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). Для сотрудников с неполным рабочим временем график должен корректно отражать долю ставки и режим. Если график пустой или не заполнен на часть периода, расчёт пропорциональной занятости будет некорректным.

Третий блок — виды занятости. Откройте карточки сотрудников и проверьте, что совместители помечены как совместители (внутренние или внешние), а работники по ГПХ заведены соответствующими документами, а не обычным приёмом на работу. Внешний совместитель, ошибочно оформленный как основной работник, завысит ССЧ.

Как программа считает: логика расчёта

1С рассчитывает ССЧ по стандартному алгоритму: для каждого календарного дня периода определяется списочная численность, затем сумма делится на число дней. Сотрудник считается в списочном составе со дня приёма по день увольнения включительно, при этом выходные и праздничные дни учитываются по состоянию на предшествующий рабочий день.

Для работников с неполным рабочим временем программа применяет пропорциональный учёт: отработанные часы делятся на норму часов по полному графику. Поэтому два сотрудника на полставки дадут в ССЧ примерно единицу, а не двойку. Сотрудницы в отпусках по беременности и уходу за ребёнком исключаются из расчёта автоматически на основании введённых документов отсутствия.

Проверка и расшифровка результата

Сформированный отчёт показывает ССЧ по месяцам и итог за период. Чтобы понять, из кого складывается цифра, используйте расшифровку: двойной щелчок по ячейке (или настройка варианта отчёта) позволяет развернуть показатель до списка сотрудников с днями и коэффициентами занятости. Это основной инструмент поиска ошибок.

Дополнительно сверьтесь со смежными отчётами: «Штатная расстановка», «Списочный состав» и «Остатки отпусков» помогают увидеть, кто числится в организации на конкретную дату. Если списочный состав на конец месяца существенно отличается от динамики ССЧ, ищите увольнения или приёмы, введённые не той датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ за месяц относительно списочного состава

Норма

Значения близки, отличия объясняются приёмами/увольнениями внутри месяца и неполной занятостью

Тревожный признак

ССЧ сильно выше или ниже списочного состава без видимой причины

Совместители в расшифровке

Норма

Внутренние совместители учтены по основному месту, внешние отсутствуют

Тревожный признак

Внешние совместители увеличивают численность

Сотрудницы в декрете

Норма

Исключены из расчёта за период отпуска

Тревожный признак

Входят в ССЧ — проверьте документы отсутствия

Типичные ошибки и как их исправить

Наиболее распространённая ошибка — неоформленное увольнение: сотрудник фактически ушёл, но документ в базе не проведён, и он продолжает попадать в расчёт. Вторая типичная ситуация — работник по ГПХ оформлен трудовым договором, из-за чего завышает ССЧ. Третья — неверный вид занятости у совместителя.

Ещё одна группа проблем связана с графиками: сотрудник переведён на неполное время, но график не изменён, и программа считает его как полную единицу. Исправление всегда идёт через первичные кадровые документы — не редактируйте результат отчёта вручную, а корректируйте данные, после чего пересформируйте отчёт.

Если вы работаете в других конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии» штатного отчёта по ССЧ с детальной расшифровкой может не быть или его возможности ограничены — расчёт там обычно ведётся в составе регламентированной отчётности. Если кадровый учёт ведётся в БП, а штат заметный, практичнее вести кадры в ЗУП с обменом данными.

В старых или самописных конфигурациях штатного отчёта может не быть вовсе. В этом случае ССЧ считается вручную: выгрузите список сотрудников с датами приёма и увольнения в Excel и посчитайте по формуле — сумма списочной численности по дням, делённая на число календарных дней периода. Для неполной занятости добавьте коэффициент ставки.

Сравнение вариантов

Отчёт в 1С:ЗУП

Подходит всегда, когда кадры ведутся в ЗУП; даёт расшифровку до сотрудников, но требует корректных данных

Расчёт в составе регламентированной отчётности

Удобен при сдаче через 1С-Отчётность; менее гибок для анализа и поиска ошибок

Ручной расчёт в Excel

Вариант для баз без ЗУП; трудоёмок и подвержен арифметическим ошибкам

Формируйте отчёт по ССЧ ежемесячно, а не только перед сдачей годовой отчётности. Регулярная сверка позволяет находить неоформленные увольнения и ошибки в графиках сразу, пока исправить их просто, а не разбирать накопленные расхождения за целый год.

Частые вопросы

Включаются ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет. Внешние совместители учитываются отдельным показателем и в ССЧ не входят. Если они попали в ваш отчёт, проверьте вид занятости в карточках сотрудников — скорее всего, кто-то оформлен как основной работник.

Как учитываются сотрудники на полставки?

Пропорционально отработанному времени: отработанные часы делятся на норму по полному графику. Для корректного расчёта в карточке сотрудника должен быть назначен график неполного рабочего времени, иначе программа посчитает такого работника как полную единицу.

Почему отчёт показывает дробное число?

Это нормально: ССЧ — средняя величина, а не количество людей на конкретную дату. Дробное значение возникает из-за приёмов и увольнений внутри периода и пропорционального учёта неполной занятости. Для отчётности показатель округляется по правилам соответствующей формы.

Учитываются ли сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком?

По правилам статистики они исключаются из ССЧ, и ЗУП делает это автоматически — при условии, что отпуск оформлен соответствующим кадровым документом. Если сотрудница числится в расчёте, проверьте, введён ли документ отсутствия и на весь ли период он распространяется.

Что делать, если отчёт пустой или показывает ноль?

Проверьте три вещи: правильно ли установлен период и отбор по организации, есть ли в базе проведённые приёмы на работу за этот период и не ведётся ли учёт в другой информационной базе. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на кадровые данные.

Можно ли получить ССЧ по подразделению, а не по всей организации?

Да, в настройках отчёта добавьте отбор по подразделению. Учтите, что сотрудник привязывается к подразделению по кадровым документам, поэтому при частых переводах между подразделениями результат будет отражать движение внутри периода.