Другое · 12 мин
Как в 1С поменять время работы сотрудников и организации
Как в 1С изменить время работы: настройка графиков работы сотрудников в 1С:ЗУП, производственного календаря, смен и индивидуальных графиков. Пошаговые инструкции.
Под «временем работы» в 1С обычно понимают три разные вещи: график работы сотрудника (пятидневка, сменный график, гибкое время), производственный календарь предприятия и режим работы организации, который указывается в документах и на печатных формах. Ошибка в любом из этих объектов напрямую влияет на расчёт зарплаты, табель учёта рабочего времени и норму часов, поэтому менять настройки нужно осознанно и в правильном месте.
В 1С:ЗУП рабочее время задаётся через справочник «Графики работы сотрудников», а назначается сотруднику кадровыми документами — приёмом на работу или кадровым переводом. Просто отредактировать график «на лету» нельзя: если по нему уже рассчитаны начисления, изменения затронут прошлые периоды. В 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей чаще всего меняют производственный календарь и расписание работы организации.
Ниже разобраны все основные сценарии: от создания нового графика до массового перевода сотрудников и исправления типовых ошибок. Инструкции ориентированы на 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерию 3.0 — в других конфигурациях названия пунктов меню могут немного отличаться, но логика та же.
Определяем, что именно нужно изменить
Прежде чем лезть в настройки, уточните задачу. Если сотрудник переходит с пятидневки на сменный режим — нужен новый график и кадровый перевод. Если компания вводит сокращённый день перед праздником или переносит выходной — правится производственный календарь. Если нужно изменить часы работы, печатающиеся в договорах и на вывеске в программе, — редактируются данные организации.
Частая ситуация: пользователь меняет сам график в справочнике, а табель у сотрудника не меняется. Причина в том, что сотруднику назначен другой график, либо изменения сделаны «задним числом» и период уже закрыт расчётом. Поэтому первый шаг — проверить, какой график реально назначен сотруднику на нужную дату.
Как выбрать действие
Изменение графика работы сотрудников в 1С:ЗУП
Основной инструмент — справочник «Графики работы сотрудников». Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Графики работы»). Здесь хранятся все режимы: пятидневка, шестидневка, сменные графики «сутки через трое», гибкое время и т.д.
Чтобы изменить существующий график, откройте его карточку и нажмите «Изменить свойства графика». В форме настройки задаётся шаблон заполнения: по дням недели, по циклам произвольной длины (для сменных режимов) или по календарю. Для пятидневки достаточно указать часы работы с понедельника по пятницу и время обеда. Для сменного графика задайте цикл, например «2 дня дневной смены по 11 часов — 2 выходных».
Обратите внимание на поля «Неполное рабочее время» и «Считать норму по другому графику». Если сотрудник работает на полставки, норму времени программа должна считать по полному графику (обычно 40-часовой пятидневке), иначе оклад не уменьшится пропорционально. Это одна из самых частых причин неверного расчёта зарплаты.
- 1Откройте Настройка → Графики работы сотрудников
- 2Создайте новый график или откройте существующий и нажмите «Изменить свойства»
- 3Задайте шаблон: дни недели или цикл смен, укажите часы и перерывы
- 4При неполном времени отметьте «Неполное рабочее время» и укажите график нормы
- 5Проверьте заполнение календаря графика на нужный год (кнопка «Заполнить»)
- 6Назначьте график сотруднику документом «Кадровый перевод» с даты изменения
- 7Пересчитайте зарплату и проверьте табель за затронутый период
Назначение нового графика сотруднику
Сам по себе отредактированный график не переназначит людей. Привязка сотрудника к графику хранится в кадровых данных, и меняется она только документами. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или «Кадры» → «Все кадровые документы» и создайте «Кадровый перевод».
В документе установите дату перевода, отметьте флажок «Изменить график работы» (или перейдите на вкладку с условиями труда) и выберите новый график из справочника. С указанной даты программа начнёт считать норму часов и фактическое время по новому режиму. До этой даты расчёты останутся по старому графику — это правильное поведение, не пытайтесь его «исправить».
Для массового перевода подразделения используйте документ «Кадровый перевод списком» (Кадры → Все кадровые документы → Кадровый перевод списком). В нём можно одной операцией перевести всех сотрудников отдела на новый график, что удобно при смене режима работы целого цеха или магазина.
Настройка производственного календаря
Производственный календарь — это база, от которой зависят все графики и расчёт нормы времени. В 1С:ЗУП он находится в разделе «Настройка» → «Производственные календари», в 1С:Бухгалтерии — «Главное» → «Настройки» → «Производственные календари» или через «Администрирование».
По умолчанию используется общероссийский календарь, который обновляется автоматически при обновлении конфигурации. Если у организации есть региональные праздники или особые переносы, создайте свой календарь на основе общероссийского: скопируйте его и вручную отметьте дополнительные нерабочие дни. После изменения календаря графики, которые его используют, нужно перезаполнить — откройте график и нажмите «Заполнить» заново.
Если организация работает по графику, отличному от государственного (например, торговля без выходных), производственный календарь всё равно нужен — от него считаются нормы для суммированного учёта и оплата работы в праздники. Не удаляйте и не «обнуляйте» стандартный календарь: на него ссылаются регламентированные отчёты и расчёт среднего заработка.
Изменение режима работы организации
Если задача — поменять часы работы, которые фигурируют в шапке документов, договорах или используются для планирования, откройте карточку организации: «Главное» → «Реквизиты организации» (в ЗУП — «Настройка» → «Реквизиты организации», в Бухгалтерии — «Главное» → «Организации»). В зависимости от конфигурации режим работы указывается на вкладке «Адреса и телефоны» или в отдельном поле «Часы работы».
В конфигурациях, где режим работы используется для планирования задач и записи клиентов (например, 1С:Управление нашей фирмой), расписание настраивается в разделе «Настройки» → «Организация» → «Режим работы». Там задаются рабочие дни, время начала и окончания, перерывы. Эти данные влияют на доступные слоты записи и напоминания, но не на зарплату.
Не путайте режим работы организации с графиками сотрудников: первый — информационный реквизит, вторые — расчётные данные. Изменение часов работы в карточке организации никак не пересчитает табель и оклады.
Индивидуальные графики и разовые отклонения
Когда сотруднику нужно временно изменить время работы — например, на месяц перевести на другой режим без кадрового перевода — используйте документ «Индивидуальный график» (Зарплата → Отчётности, справки → Индивидуальные графики, или Кадры → Все кадровые документы). Он действует только на указанный месяц и перекрывает основной график.
Разовые отклонения — отпуск, больничный, отгул, командировка, работа в выходной — оформляются отдельными документами, а не правкой графика. Документ отсутствия автоматически заменяет часы по графику на соответствующий вид времени в табеле. Если вместо документа вручную править табель, при следующем заполнении правки затрутся.
Для сотрудников с суммированным учётом рабочего времени проверьте, что в графике установлен соответствующий флажок и задан учётный период. Иначе переработки по итогам периода программа посчитает неверно, и доплата за сверхурочные будет занижена или завышена.
Проверка результата
После всех изменений сформируйте табель учёта рабочего времени (форма Т-13): «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени». Проверьте, что дни и часы соответствуют новому режиму, выходные стоят в нужных местах, а норма часов за месяц совпадает с ожидаемой.
Затем сделайте пробный расчёт зарплаты за текущий месяц и сравните начисления по окладу с расчётом вручную: оклад делится на норму часов по графику нормы и умножается на фактически отработанные часы. Совпадение цифр — признак корректной настройки. Расхождение почти всегда означает неверный график нормы или незаполненный календарь.
Как проверить результат
Дни и часы соответствуют новому графику, выходные на своих местах
Отображается старый режим — сотруднику не назначен новый график
Совпадает с данными графика за месяц
Норма нулевая или за прошлый год — график не заполнен на нужный период
Сумма пропорциональна ставке (например, половина оклада при 0,5)
Начислен полный оклад — не указан график нормы в настройках графика
Праздники отражаются по актуальному календарю
Старые переносы — график не перезаполнен после правки календаря
Перед изменениями выгрузите или сфотографируйте текущие настройки графика и сделайте резервную копию базы. Если что-то пойдёт не так, восстановить прежнее состояние займёт минуты, а восстановление «по памяти» после пересчёта нескольких месяцев — часы работы с расчётчиком.
Часто задаваемые вопросы
Изменил график в справочнике, но у сотрудника ничего не поменялось. Почему?
Потому что привязка сотрудника к графику хранится в кадровых документах. Откройте карточку сотрудника и проверьте, какой график назначен на текущую дату. Чтобы сменить режим, создайте «Кадровый перевод» с новым графиком — только тогда табель и расчёт начнут работать по-новому.
Можно ли изменить график задним числом?
Технически программа не запрещает, но делать это после расчёта и выплаты зарплаты за период не рекомендуется: норма часов пересчитается, и возникнут доначисления или удержания. Безопасный путь — новый график с даты вступления изменений в силу, а прошлые периоды исправлять документами «Отсутствие» или корректировкой табеля через перерасчёт.
Как настроить график «сутки через трое»?
Создайте новый график, в свойствах выберите заполнение по циклам произвольной длины и задайте цикл: один рабочий день с указанием часов (например, 24 или с учётом ночных часов отдельно) и три выходных. Ночные часы выделите отдельным видом времени, чтобы программа корректно начисляла доплату за ночную работу.
Почему в графике нет данных за новый год?
Графики заполняются на конкретный календарный год. Откройте график, убедитесь, что производственный календарь заполнен на нужный год, и нажмите «Заполнить». Обычно это делают в конце декабря для всех графиков сразу — есть групповая обработка заполнения в разделе настроек.
Как перевести сотрудника на 0,5 ставки?
Создайте график с неполным рабочим временем (например, 4 часа в день), в его свойствах установите флажок «Неполное рабочее время» и укажите график нормы — полную пятидневку. Затем оформите кадровый перевод: новый график и количество ставок 0,5. Оклад будет начисляться пропорционально отработанному времени относительно полной нормы.
График меняется каждый месяц по согласованию — как быть?
Используйте документ «Индивидуальный график»: он вводится на конкретный месяц и заменяет основной график только в этом периоде. Это стандартное решение для сотрудников с плавающим расписанием, когда кадровый перевод каждый месяц оформлять нерационально.
Что важно запомнить
Время работы в 1С меняется через графики работы сотрудников, производственный календарь или реквизиты организации — в зависимости от задачи. Назначение графика сотруднику выполняется только кадровым документом, прошлые рассчитанные периоды править нельзя, а результат всегда проверяется по табелю Т-13 и пробному расчёту зарплаты.