Как в 1С поменять вид занятости сотрудника

Вид занятости в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) определяет, как сотрудник учитывается в программе: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От этого реквизита зависят расчёт стажа для отчётности, заполнение сведений о трудовой деятельности (ЭТК), персонифицированный учёт и корректность удержаний. Изменить вид занятости напрямую в карточке сотрудника нельзя — программа фиксирует его кадровыми документами, и правка делается только через них.

Типовая ситуация: сотрудник работал внешним совместителем, а теперь переводится на основное место работы, или наоборот — основной работник переходит на совместительство. В зависимости от сценария применяется либо документ «Кадровый перевод», либо увольнение с последующим новым приёмом на работу. Выбор механизма определяется кадровым учётом: при смене вида занятости с совместительства на основное место трудовые отношения формально прекращаются и оформляются заново, поэтому в большинстве случаев корректен именно вариант «увольнение + приём».

Где в программе хранится вид занятости и почему его нельзя править напрямую

Вид занятости задаётся при приёме на работу в документе «Прием на работу» (раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения») и сохраняется в регистрах кадрового учёта. В карточке сотрудника это поле отображается, но недоступно для редактирования — оно является следствием кадровых документов, а не самостоятельным реквизитом.

Такое устройство связано с тем, что вид занятости влияет на историю трудовых отношений: сведения о приёмах, переводах и увольнениях попадают в электронную трудовую книжку и отчёты в фонды. Если бы реквизит можно было переписать «задним числом», нарушилась бы связность кадровой истории и расчётов. Поэтому любое изменение оформляется документом с датой, и программа сама перестраивает зависимые данные.

Какой способ выбрать: перевод или увольнение с новым приёмом

Ключевой вопрос — какие виды занятости участвуют в изменении. Если сотрудник был внешним совместителем и становится основным работником (или наоборот), по кадровым правилам прежний трудовой договор прекращается: оформляется увольнение и новый приём. Это соответствует логике ЭТК: в сведения о трудовой деятельности передаются события увольнения и приёма.

Если меняются только условия работы без смены статуса договора — например, должность, подразделение, график — используется «Кадровый перевод», и вид занятости при этом не затрагивается. Внутренний совместитель — это отдельный сотрудник (элемент справочника) с собственным договором, поэтому его оформление и прекращение тоже идёт отдельными документами.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Внешний совместитель становится основным работникомОформите увольнение по совместительству и новый приём на основное место работы

Основной работник увольняется и остаётся совместителемУвольнение с основного места, затем приём как внешнего совместителя (или оформление внутреннего совместительства, если договор уже есть)

Меняются только должность, подразделение или графикИспользуйте «Кадровый перевод» — вид занятости не трогайте

Нужно добавить внутреннее совместительство действующему сотрудникуСоздайте нового сотрудника с видом занятости «Внутреннее совместительство» через приём на работу

Перевод совместителя на основное место работы

Это самый частый запрос. Порядок действий в 1С:ЗУП следующий. Сначала оформите увольнение: раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» — «Увольнение». Укажите сотрудника-совместителя, дату увольнения и основание. Дата увольнения должна предшествовать дате нового приёма (обычно приём оформляется следующим днём или в тот же день с корректным порядком документов — сверьтесь с кадровиком по правилам вашей организации).

Затем создайте новый приём: «Приемы, переводы, увольнения» — «Прием на работу». Выберите физическое лицо из справочника (не создавайте дубликат физлица — выбирайте существующее), укажите вид занятости «Основное место работы», должность, подразделение, график и условия оплаты. Проведите документ.

1. 1
   Оформите документ «Увольнение» по совместительству с нужной датой
2. 2
   Проверьте, что в документе увольнения корректно рассчитаны компенсации при необходимости
3. 3
   Создайте «Прием на работу», выбрав существующее физлицо
4. 4
   Укажите вид занятости «Основное место работы» и условия труда
5. 5
   Проведите документы и проверьте кадровую историю в карточке сотрудника
6. 6
   Сформируйте сведения ЭТК (мероприятия «Увольнение» и «Приём») для передачи в СФР

После проведения обоих документов программа автоматически сформирует мероприятия электронной трудовой книжки. Проверьте их в разделе «Отчетность, справки» — «Отражение трудовой деятельности (ЭТК)»: должны быть готовы к отправке события увольнения и приёма с корректными датами.

Перевод основного работника на совместительство

Обратная ситуация оформляется зеркально. Сотрудник увольняется с основного места работы документом «Увольнение» с соответствующим основанием. Если он продолжает работать в вашей организации как совместитель, создаётся новый приём с видом занятости «Внутреннее совместительство» (если уже есть договор совместительства — он продолжает действовать, новый приём не нужен).

Важный нюанс: при увольнении с основного места программа предложит рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и произвести окончательный расчёт. Не пропускайте этот шаг — долги по отпускам и расчётам должны быть закрыты, иначе в учёте останутся некорректные остатки взаиморасчётов.

Добавление внутреннего совместительства действующему сотруднику

Внутренний совместитель в 1С:ЗУП — это отдельный сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу. Чтобы оформить совместительство, создайте приём на работу: в документе выберите физлицо, и программа предложит создать нового сотрудника. Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», должность и график — обычно неполное рабочее время.

Обратите внимание на настройку графика: для совместителя должен быть назначен график с неполным рабочим временем, иначе программа посчитает норму часов как при полной занятости, и начисления будут завышены. График неполного времени создаётся в разделе «Настройка» — «Графики работы сотрудников» с соответствующим видом неполного времени.

Проверка результата после изменения

После оформления документов откройте карточку сотрудника и убедитесь, что вид занятости соответствует ожидаемому, а кадровая история содержит новую запись с правильной датой. Затем проверьте отчёт «Штатное расписание» или «Список сотрудников» — сотрудник должен отображаться с новым статусом и без «хвостов» от старого договора.

Дополнительно сформируйте расчётный листок за ближайший период начисления: убедитесь, что норма времени, оклад и удержания рассчитываются по новым условиям. Если сотрудник переведён в середине месяца, начисление за месяц перехода должно быть разделено по периодам действия старого и нового договоров.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника, поле «Вид занятости»

Норма

Отображается новый вид занятости с корректной датой

Тревожный признак

Старое значение или пустое поле — документ не проведён

Мероприятия ЭТК

Норма

Есть события увольнения и приёма, статусы готовы к отправке

Тревожный признак

Мероприятий нет или даты не совпадают с кадровыми документами

Расчётный листок за месяц перехода

Норма

Начисления разбиты по периодам, норма времени корректна

Тревожный признак

Округлённые или задвоенные начисления

Справочник физических лиц

Норма

Одно физлицо, к нему привязаны все сотрудники

Тревожный признак

Дубликаты физлица с разными сотрудниками

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — попытка исправить вид занятости непосредственно в старом документе приёма. Это ломает кадровую историю и ЭТК: мероприятие приёма уже передано или готово к передаче с прежними данными. Если документ приёма ошибочен и ещё не участвовал в отчётности, его можно отменить и создать заново; если отчётность сдана — исправление оформляется отменяющими и корректирующими документами по правилам вашей версии программы.

Вторая частая проблема — совпадение дат увольнения и приёма в неправильном порядке или наложение периодов двух договоров с одинаковым видом занятости. Программа может отказаться проводить документ или создаст конфликт в учёте. Убедитесь, что периоды действия договоров не пересекаются некорректно.

FAQ

Можно ли поменять вид занятости без увольнения, одним кадровым переводом?

В типовой логике 1С:ЗУП смена «совместительство → основное место» и обратно оформляется через увольнение и новый приём, поскольку прекращается один трудовой договор и заключается другой. Кадровый перевод меняет условия внутри действующего договора и вид занятости не затрагивает.

Что делать, если вид занятости указан ошибочно при первоначальном приёме?

Если документ ещё не попал в отчётность, отмените его проведение, исправьте вид занятости и проведите заново. Если сведения уже переданы в фонд, оформляйте исправление через отмену мероприятия ЭТК и корректные кадровые документы — не редактируйте прошлый период «втихую».

Почему программа не даёт выбрать вид занятости в документе приёма?

Проверьте, не выбрано ли уже существующее физлицо с действующим основным договором — тогда доступно только совместительство. Также убедитесь, что в настройках учётной политики не ограничены виды договоров, и что у вас есть права на кадровые документы.

Как изменение вида занятости отразится на отпусках и стаже?

При увольнении с компенсацией остаток отпуска по старому договору закрывается, а по новому договору отпускной стаж начинает копиться заново. Страховой стаж для пособий считается по физлицу в целом и от кадрового переоформления не прерывается.

Нужно ли заново подавать заявление на вычеты по НДФЛ после перевода?

Вычеты привязаны к физическому лицу и месту их предоставления. Если сотрудник уволен с основного места и принят заново, проверьте в учёте НДФЛ, к какому месту работы привязано заявление, и при необходимости зарегистрируйте его заново на новый договор.