Как в 1С поменять срочный трудовой договор на бессрочный

Срочный трудовой договор подходит к концу, а сотрудника решено оставить на постоянной основе — в 1С:ЗУП это оформляется не правкой старого приема на работу, а новым кадровым документом. Как правило, используется «Кадровый перевод», в котором снимается дата окончания договора и меняется его характер со срочного на бессрочный.

Важно понимать юридическую сторону: по статье 58 ТК РФ, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного договора по окончании срока и сотрудник продолжает работать, условие о срочности утрачивает силу, и договор считается заключенным на неопределенный срок. Тем не менее кадровая практика требует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, а в программе — отразить изменение корректным документом, чтобы данные сошлись в отчетности, трудовой книжке (ЭТК) и отчете ЕФС-1.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также особенности для 1С:Комплексная автоматизация и ERP, где кадровые документы работают аналогично.

Когда требуется перевод и что проверить до оформления

Перед изменением данных в программе убедитесь, что основание оформлено документально. Обычно это дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное обеими сторонами, в котором зафиксировано, что договор признается заключенным на неопределенный срок. Без этого документа изменение в 1С не имеет опоры, и при проверке могут возникнуть вопросы.

Проверьте текущие данные сотрудника: откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), перейдите по ссылке «Трудовой договор» или в историю изменений и посмотрите, как указана срочность — вид договора, дата окончания, основание срочности. Эти сведения понадобятся, чтобы корректно заполнить перевод и убедиться, что программа не оставила «хвостов».

Также уточните, не был ли сотрудник принят на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Если основной сотрудник выходит, просто «убрать срочность» нельзя — сначала решается кадровый вопрос о продолжении отношений, и только потом вносятся изменения.

Основной способ: кадровый перевод в 1С:ЗУП 3.1

Штатный механизм изменения условий трудового договора в ЗУП 3.1 — документ «Кадровый перевод». Он позволяет изменить характер договора, не прерывая трудовых отношений и не создавая нового приема.

Создайте документ: раздел «Кадры» → «Кадровые переводы» → кнопка «Создать». Укажите организацию, сотрудника и дату перевода — это дата, с которой договор считается бессрочным (обычно дата дополнительного соглашения или день, следующий за окончанием срочного договора, если он фактически продолжен).

Перейдите на вкладку «Трудовой договор» (в некоторых релизах — «Оплата труда» с отдельным блоком, либо флаг «Изменить условия трудового договора»). Установите признак изменения условий договора, снимите отметку «Срочный договор» / очистите поле «Дата окончания» и при необходимости скорректируйте вид договора на «Трудовой договор» без указания срока. Основание срочности при этом должно очиститься.

1. 1
   Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору на бумаге
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Кадровые переводы» → «Создать»
3. 3
   Укажите сотрудника и дату перевода
4. 4
   На вкладке «Трудовой договор» включите изменение условий, снимите срочность и очистите дату окончания
5. 5
   Проверьте, что остальные условия (должность, оклад, график) не изменились без необходимости
6. 6
   Проведите документ и распечатайте при необходимости приказ по форме Т-5 или в свободной форме

После проведения откройте карточку сотрудника и проверьте: в сведениях о трудовом договоре дата окончания должна отсутствовать, договор отображается как бессрочный. Если программа предлагает создать приказ — воспользуйтесь печатной формой из документа.

Альтернативный сценарий: изменение условий оплаты и отдельные документы

В некоторых настройках и релизах изменение условий трудового договора доступно не только через «Кадровый перевод», но и через документы изменения оплаты труда, если в них включена возможность правки договора. Это удобно, когда одновременно с переводом на бессрочный договор меняется оклад или должность — все оформляется одним документом.

Если в вашей базе используется типовой обмен с 1С:Бухгалтерией, помните: кадровые документы ведутся на стороне ЗУП, а в бухгалтерскую программу попадают только синхронизируемые данные. Не пытайтесь исправить срочность в 1С:БП вручную — изменения будут перезаписаны при следующей синхронизации.

Сравнение вариантов оформления

Кадровый перевод

Штатный и рекомендуемый способ: сохраняет непрерывность стажа, корректно отражается в истории и отчетах. Подходит практически всегда.

Увольнение + новый прием

Применять нежелательно: прерывается стаж, создаются лишние записи в ЭТК, нужны расчеты при увольнении. Оправдано только если стороны реально расторгли договор и заключили новый.

Редактирование приема на работу

Недопустимо: искажает историю, отчетность за прошлые периоды и данные, уже отправленные в фонды.

Что изменится в отчетности и трудовой книжке

Перевод со срочного на бессрочный договор сам по себе не является кадровым событием, которое отражается в трудовой книжке: запись о приеме уже сделана, а характер договора в ЭТК не указывается. Поэтому новой записи в трудовой книжке обычно не требуется.

Другое дело — ЕФС-1 в СФР. Изменение условий трудового договора может требовать подачи сведений, если в вашей практике это оформляется как кадровое событие. В ЗУП 3.1 проверьте журнал «Отчеты, справки» → «ЕФС-1» и мероприятия, которые программа предлагает отправить. Если кадровый перевод затронул должность или подразделение, подача сведений обязательна в установленные сроки.

Также проверьте отчеты по срочным договорам: в ЗУП есть аналитика, показывающая сотрудников с истекающими договорами. После перевода сотрудник должен исчезнуть из таких списков — это хороший индикатор корректности оформления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника, сведения о договоре

Норма

Дата окончания пустая, договор отображается как бессрочный

Тревожный признак

Осталась старая дата окончания или признак срочности

Отчет по сотрудникам с истекающими договорами

Норма

Сотрудник отсутствует в списке

Тревожный признак

Сотрудник по-прежнему числится с датой окончания

История кадровых событий

Норма

Есть кадровый перевод с корректной датой изменения условий

Тревожный признак

Перевод отсутствует или изменен исходный прием на работу

Особые ситуации и ограничения

Договор уже истек, но сотрудник работает

Если дата окончания прошла, а сотрудник продолжил работать, договор по закону уже считается бессрочным. В программе все равно оформите кадровый перевод, чтобы данные соответствовали факту: дату перевода можно поставить первым рабочим днем после окончания срока. Дополнительное соглашение в этом случае фиксирует сложившуюся ситуацию.

Сотрудник замещал отсутствующего работника

Договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, прекращается с выходом основного работника. Перевести такого сотрудника на бессрочный договор можно только при наличии свободной ставки и согласия сторон — оформляется либо перевод на другую должность, либо новый договор. Простое снятие срочности здесь юридически некорректно.

Испытательный срок

Перевод на бессрочный договор не отменяет и не продлевает испытательный срок — он действует в рамках, установленных при приеме. Если испытательный срок еще идет, он сохраняется и после изменения характера договора, если соглашением не предусмотрено иное.

Типичные ошибки и как их избежать

Еще одна распространенная проблема — попытка изменить договор через «Изменение графика работы» или кадровые документы, не предназначенные для правки условий договора. В результате срочность остается, и договор «увольняется» по дате окончания автоматически в напоминаниях и отчетах. Всегда используйте документ, где доступен блок «Трудовой договор» с возможностью изменения его условий.

Если обнаружили ошибку после отправки отчетности, не отменяйте проведение документов за закрытые периоды без необходимости. Обычно достаточно оформить корректный документ текущей датой — уточненная отчетность подается только если ошибка затронула уже отправленные сведения.

Частые вопросы

Можно ли просто отредактировать дату окончания в приеме на работу?

Технически программа позволит, но делать этого не стоит: изменится история кадровых данных, отчеты за прошлые периоды перестанут совпадать с ранее отправленными сведениями, а аудиторские проверки выявят расхождение. Правильный путь — новый кадровый перевод.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке при переходе на бессрочный договор?

Нет. Запись о приеме на работу уже сделана, а характер договора (срочный или бессрочный) в трудовой книжке не фиксируется. Достаточно дополнительного соглашения к договору и кадрового документа в программе.

Что делать, если сотрудник продолжает работать после окончания срока, но перевод не оформили вовремя?

Договор по закону уже считается бессрочным. Оформите дополнительное соглашение и кадровый перевод в ЗУП, указав фактическую дату, с которой договор стал бессрочным. Штрафных последствий внутри программы это не вызовет, но затягивать не стоит из-за отчетности.

Прерывается ли стаж или меняется расчет отпускных при таком переводе?

Нет. Кадровый перевод не прерывает трудовые отношения: стаж, право на отпуск и расчетные базы сохраняются в неизменном виде. Пересчет возможен только если одновременно изменились оклад, график или должность.

Как оформить перевод, если одновременно меняется должность и оклад?

Используйте один «Кадровый перевод»: в нем можно изменить и условия договора, и должность, и начисления. Все изменения будут отражены одним приказом и одним дополнительным соглашением. Если меняется должность, проверьте необходимость подачи ЕФС-1.

Работает ли этот порядок в 1С:Комплексная автоматизация и ERP?

Да, кадровые документы там построены на той же подсистеме, что и ЗУП 3.1: используется «Кадровый перевод» с аналогичной вкладкой условий трудового договора. Названия разделов могут немного отличаться, но логика действий совпадает.