Другое · 10 мин
Как в 1С поменять основное место работы на совместительство
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП перевести сотрудника с основного места работы на совместительство, оформить кадровый перевод и проверить начисления.
Перевести сотрудника с основного места работы на совместительство в 1С:ЗУП нельзя простым изменением реквизита в карточке сотрудника — при попытке отредактировать вид занятости напрямую программа исказит кадровые сведения, расчёт зарплаты и отчётность. Чтобы корректно поменять основное место работы на внутреннее или внешнее совместительство, нужно оформить соответствующие кадровые документы: уволить сотрудника с основной позиции и принять его по совместительству, проверив при этом даты приказов и переходящие начисления.
Ключевая сложность в том, что «основное место работы» и «совместительство» — это разные виды занятости, которые хранятся в данных сотрудника и влияют на расчёты, отчёты в фонды и личную карточку. Просто поменять значение в карточке недостаточно: изменения должны быть зафиксированы документом с датой, чтобы программа правильно вела историю.
Ниже разобраны рабочие сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: перевод основного сотрудника на внутреннее совместительство, оформление через кадровый перевод, а также вариант с увольнением и новым приёмом. Отдельно рассмотрены проверка результата и типичные ошибки.
Что нужно понять перед изменением вида занятости
Прежде чем что-то менять в программе, определите юридическую сторону вопроса. Совместительство — это отдельный трудовой договор, выполняемый в свободное от основной работы время. Если сотрудник прекращает основные трудовые отношения и становится совместителем, по кадровому праву это, как правило, увольнение и новый приём, а не перевод.
Однако на практике встречается и другая ситуация: сотрудник остаётся в компании, меняется только характер его занятости (например, внутренний совместитель становится основным или наоборот по соглашению сторон). В таких случаях бухгалтеры нередко используют кадровый перевод со сменой вида занятости. Способ должен соответствовать тому, что реально оформлено в приказах и трудовом договоре — программа лишь отражает кадровое решение, а не заменяет его.
Подготовка: что проверить до оформления документов
Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и убедитесь, как сейчас заполнены данные: вид занятости, должность, подразделение, график работы, плановые начисления. Сфотографируйте или выпишите текущие значения — это поможет сверить результат после изменений.
Проверьте, нет ли по сотруднику нерассчитанных периодов: зарплата за текущий месяц должна быть либо начислена и выплачена, либо вы должны понимать, что изменения попадут в текущий расчёт. Также убедитесь, что у вас есть права на проведение кадровых документов, а в базе создано резервное копирование или есть возможность отменить проведение.
Сценарий 1: перевод через документ «Кадровый перевод»
Этот способ применяют, когда трудовые отношения не прерываются и по соглашению сторон меняются условия договора, включая вид занятости. В ЗУП 3.1 документ позволяет изменить вид занятости, график, подразделение, должность и плановые начисления одной операцией.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод».
- 2Выберите сотрудника и укажите дату перевода — день, с которого действует совместительство.
- 3Установите флаг изменения условий и в поле «Вид занятости» выберите «По совместительству».
- 4Настройте график работы: для совместителя обычно нужен график с сокращённой продолжительностью (не более половины нормы).
- 5Проверьте плановые начисления: оклад или тариф должен соответствовать ставке совместителя, лишние начисления отключите.
- 6Проведите документ и при необходимости сформируйте печатную форму приказа.
Обратите внимание на график работы. Вид занятости «совместительство» сам по себе не ограничивает рабочее время в расчётах — фактическую норму определяет график. Если оставить полный график, программа будет считать зарплату и норму времени как для полной ставки, что приведёт к ошибкам.
Также проверьте плановые начисления в табличной части документа. Если сотруднику назначается оплата по окладу пропорционально отработанному времени, убедитесь, что размер указан за полную ставку (программа сама рассчитает пропорцию по графику) либо за долю ставки — в зависимости от настроек вида расчёта в вашей базе.
Сценарий 2: увольнение с основного места и приём на совместительство
Если основной трудовой договор расторгается, а с сотрудником заключается новый договор на совместительство, в программе это отражается двумя документами: «Увольнение» и «Приём на работу». Такой вариант юридически корректнее, когда прекращается основное место работы.
Сначала оформите увольнение: раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Увольнение». Укажите дату и основание, проверьте расчёт компенсации за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Убедитесь, что все начисления и удержания по основному месту закрыты.
Затем создайте «Приём на работу» для того же физического лица. Важно: выбирайте существующее физлицо из справочника, а не создавайте новое — иначе в базе появятся дубли, что сломает персонифицированный учёт и отчёты по НДФЛ. В документе приёма укажите вид занятости «По совместительству», нужный график, подразделение и плановые начисления.
Сценарий 3: внутренний совместитель становится основным (и обратно)
Частая задача — обратная: сотрудник работал по внутреннему совместительству, а теперь это место становится основным. В ЗУП 3.1 внутренний совместитель обычно заведён как отдельный сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу. Поэтому смена статуса оформляется кадровыми документами по каждому сотруднику отдельно.
Если прежнее основное место прекращается, оформите увольнение по старому сотруднику, а по сотруднику-совместителю — кадровый перевод со сменой вида занятости на «Основное место работы» и сменой графика. Даты документов должны быть согласованы: новый статус начинается не раньше, чем прекращён старый.
Как выбрать способ оформления
Как проверить результат после изменений
После проведения документов откройте карточку сотрудника и убедитесь, что вид занятости, график, подразделение и плановые начисления соответствуют новому статусу. Полезно сформировать расчётный листок за период изменения и проверить, что норма времени и начисления рассчитаны по новому графику.
Дополнительно проверьте отчётность: сведения о кадровых событиях должны корректно попасть в отчёты для фондов (например, сведения о трудовой деятельности при увольнении и приёме). Если изменение оформлено переводом, убедитесь, что в учёте не появилось лишних событий приёма/увольнения.
Как проверить результат
Указано «По совместительству» (или «Основное место работы» при обратной смене) с нужной даты
Старый вид занятости или изменение без даты
График с сокращённой нормой времени для совместителя
Полный график при совместительстве
Норма дней/часов и оклад рассчитаны по новому графику
Норма полной ставки или двойные начисления
Одно физлицо, к нему привязаны все сотрудники
Дубли физлица с одинаковыми ФИО и ИНН
Ограничения и частые вопросы по расчётам
Учитывайте, что изменение вида занятости влияет на средний заработок, расчёт отпускных и больничных: база и порядок расчёта могут отличаться. Если перевод проведён в середине месяца, программа разделит расчёт по периодам — до и после даты изменения, поэтому важно не «чинить» прошлые начисления вручную.
Если после изменений обнаружились ошибки в уже рассчитанных периодах, не редактируйте проведённые документы начисления зарплаты вручную. Отмените или скорректируйте кадровый документ, а затем пересчитайте зарплату штатными средствами. При сложных перерасчётах за прошлые периоды имеет смысл предварительно протестировать операцию на копии базы.
Что важно запомнить
Вид занятости в 1С:ЗУП меняется только кадровым документом: переводом либо парой «увольнение + приём» — в зависимости от кадрового оформления. Вместе с видом занятости обязательно меняйте график и проверяйте плановые начисления, не создавайте дубли физлиц и сверяйте результат по расчётному листку.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто поменять вид занятости в карточке сотрудника без документа?
Технически некоторые данные в карточке редактируются, но так делать не следует: изменения не будут иметь даты и документа-основания, история нарушится, а расчёты и отчётность могут стать некорректными. Все изменения условий труда оформляйте кадровыми документами.
Что делать, если при приёме на совместительство создался дубликат физического лица?
Не проводите дальше документы по «новому» физлицу. Удалите или отмените созданные документы, затем при повторном приёме выберите существующее физлицо из справочника. Если документы уже проведены и пошли в расчёты, потребуется аккуратная отмена проведения и, возможно, объединение дублей через сервисные обработки — лучше на копии базы.
Нужно ли заводить отдельный график для совместителя?
Да, как правило. Вид занятости «совместительство» не ограничивает норму времени автоматически — её задаёт график. Создайте график с нужной продолжительностью (например, половина стандартной недели) и назначьте его в кадровом документе.
Как оформить переход, если сотрудник одновременно остаётся совместителем по другой должности?
Каждый сотрудник (место работы) в ЗУП учитывается отдельно. Оформите изменения только по тому сотруднику, чей статус меняется, — второй сотрудник-совместитель остаётся без изменений. Следите, чтобы оба были привязаны к одному физическому лицу.
Повлияет ли смена вида занятости на отчётность в СФР?
Да. Увольнение и приём отражаются в сведениях о трудовой деятельности и персонифицированных отчётах. Кадровый перевод со сменой условий также может требовать отражения. Проверьте, что события корректно выгружаются в отчётные формы после оформления документов.
Можно ли провести перевод задним числом?
Документ можно провести прошлой датой, но если зарплата за тот период уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчёт и, возможно, корректировка отчётности. Такие операции безопаснее выполнять на копии базы и согласовывать с расчётчиком зарплаты.