Другое · 10 мин
Как в 1С поменять оклады сотрудникам
Как изменить оклад сотрудникам в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: кадровый перевод, индексация, изменение плановых начислений. Проверка результата и типичные ошибки.
Изменение оклада в 1С — это не просто правка цифры в карточке сотрудника. Оклад в программах 1С привязан к кадровым документам и плановым начислениям, поэтому правильный способ зависит от того, что именно произошло: повысили зарплату одному человеку, провели индексацию по всей компании или сотрудник переведён на другую должность. Если изменить сумму «в лоб», расчёт зарплаты за переходный месяц может пойти с ошибкой, а история изменений потеряется.
Ниже разобраны рабочие способы для двух самых распространённых конфигураций: «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» с модулем зарплаты. Для каждого сценария указаны точные документы, порядок действий и способы проверить, что программа рассчитала всё верно.
Почему нельзя просто поправить сумму в карточке сотрудника
Оклад в 1С хранится не как свойство сотрудника, а как плановое начисление, назначенное кадровым документом с определённой даты. При расчёте зарплаты программа смотрит, какое начисление действовало в каждый день месяца, и считает пропорционально отработанному времени. Если в середине месяца оклад вырос, программа должна разделить расчёт на два периода: до и после изменения.
Когда бухгалтер заходит в карточку сотрудника и редактирует сумму вручную (где интерфейс это позволяет), документ-основание не создаётся. В результате расчёт за переходный месяц выполняется либо целиком по старому, либо целиком по новому окладу, а в отчётах по кадровой истории изменение не отражается. Это приводит к ошибкам в расчётных листках, среднем заработке и отчётности.
Способ 1. Кадровый перевод — для одного сотрудника
Универсальный способ, когда оклад меняется одному человеку: повышение, понижение, перевод на другую должность с другим окладом. В ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Кадровые переводы» и создайте новый документ.
В документе укажите сотрудника и дату перевода — именно с этой даты начнёт действовать новый оклад. Установите флажок «Изменить начисления» (или перейдите на вкладку «Оплата труда» в зависимости от версии) и в строке с оплатой по окладу укажите новую сумму. Старое начисление программа прекратит автоматически.
- 1Создайте документ «Кадровый перевод» из раздела «Кадры»
- 2Укажите сотрудника и дату, с которой действует новый оклад
- 3Отметьте изменение начислений и введите новый размер оклада
- 4Проверьте, что старое начисление прекращается, а новое назначается с той же даты
- 5Проведите документ и распечатайте дополнительное соглашение при необходимости
- 6Рассчитайте зарплату за месяц и сверьте сумму в расчётном листке
Обратите внимание на дату: если перевод провести с 1-го числа, весь месяц посчитается по-новому. Если с середины месяца — программа разделит расчёт пропорционально рабочим дням по графику сотрудника. Это стандартное поведение, а не ошибка.
Способ 2. Изменение плановых начислений — без кадрового перевода
Если меняется только размер оплаты, а должность, подразделение и график остаются прежними, удобнее документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников»). Он не создаёт кадрового перевода, но корректно фиксирует новое начисление в истории.
Документ позволяет добавить в табличную часть сразу несколько сотрудников и указать каждому новый оклад. Это удобно, когда повышение коснулось небольшой группы, но полноценную индексацию по коэффициенту проводить не требуется.
Когда какой документ выбрать
Кадровый перевод нужен, если вместе с окладом меняется хоть что-то из кадровых условий: должность, подразделение, график, количество ставок. Изменение плановых начислений — если меняется только сумма оплаты. Оба документа создают корректную историю, разница только в кадровом учёте.
Сравнение вариантов
Подходит, когда меняется должность, подразделение или график вместе с окладом. Ограничение: создаёт кадровое событие, которое отразится в приказах и отчётах.
Подходит, когда меняется только сумма оклада у одного или нескольких сотрудников. Ограничение: не рассчитывает индексацию по коэффициенту автоматически.
Подходит для массового повышения на один коэффициент по всей организации или подразделению. Ограничение: одинаковый коэффициент для всех попавших в документ.
Способ 3. Индексация окладов по всей организации
Для массового повышения окладов на одинаковый процент в ЗУП предусмотрен документ «Изменение оплаты труда» (в некоторых версиях — «Индексация заработка»). Он находится в разделе «Зарплата». В документе укажите дату индексации и коэффициент: например, при повышении на 10% коэффициент равен 1,1.
По кнопке «Подобрать сотрудников» или «Заполнить» добавьте работников организации или конкретного подразделения. Программа автоматически пересчитает оклады: умножит текущий размер каждого сотрудника на коэффициент. При необходимости отдельные строки можно отредактировать вручную или удалить.
После проведения документа убедитесь, что в карточках сотрудников появилось новое плановое начисление с датой индексации, а старое прекращено. Если у части сотрудников оклад не изменился, проверьте, действовало ли у них начисление «Оплата по окладу» — сотрудники на часовой тарифной ставке или сдельной оплате в индексацию окладов не попадают автоматически.
Изменение оклада в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» с включённым учётом зарплаты механизм проще. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы» и создайте документ. Укажите сотрудника, дату и новый оклад в поле «Оклад». Программа при расчёте зарплаты за переходный месяц разделит сумму пропорционально отработанным дням до и после перевода.
Массовой индексации с коэффициентом в типовой Бухгалтерии нет — при повышении окладов у многих сотрудников придётся создавать кадровый перевод на каждого. Если таких сотрудников десятки, это аргумент в пользу перехода на ЗУП или использования внешней обработки группового изменения.
Перед массовым изменением окладов сделайте копию базы или хотя бы выгрузите текущие начисления отчётом. Если коэффициент введён с ошибкой (например, 11 вместо 1,1), отменить документ проще, чем исправлять сотни строк вручную.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа обязательно проверьте расчёт. Сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц изменения: если оклад изменился в середине месяца, в листке должно быть две строки оплаты по окладу — за период до и после. Сумма по каждой строке рассчитывается как оклад, делённый на норму дней месяца и умноженный на фактически отработанные дни периода.
Дополнительно проверьте средний заработок для отпусков и больничных: если индексация проведена по всей организации, она влияет на расчёт среднего. В ЗУП коэффициент индексации учитывается автоматически, если документ оформлен именно как индексация, а не как отдельные кадровые переводы.
Как проверить результат
Две строки оплаты по окладу с корректными суммами за периоды до и после
Одна строка за весь месяц по старому или новому окладу
Новое начисление с даты изменения, старое прекращено
Действуют оба начисления одновременно или нет нового
Оклад подставляется новый, сумма совпадает с приказом
Подтягивается старая сумма — документ не проведён или дата неверна
Ограничения и границы самостоятельной работы
Описанные операции безопасны при соблюдении двух условий: документы оформляются текущей или будущей датой, а перед массовыми изменениями сделана резервная копия. Если же нужно изменить оклад задним числом в уже закрытом периоде, по которому сдана отчётность, задача выходит за рамки рядовой операции: потребуется перерасчёт зарплаты, НДФЛ и взносов, возможна подача уточнённых расчётов.
Также аккуратно работайте с доработанными конфигурациями: если в базе добавлены собственные виды начислений или изменён расчёт оклада, стандартные документы могут вести себя иначе. В этом случае сначала проверьте сценарий на копии базы или на одном тестовом сотруднике.
Что важно запомнить
Оклад в 1С меняется только документом: кадровым переводом, изменением плановых начислений или индексацией. Дата документа определяет, с какого момента действует новая сумма. После проведения всегда сверяйте расчётный листок и историю начислений сотрудника.
Частые вопросы
Можно ли изменить оклад с середины месяца?
Да. Укажите в кадровом переводе или изменении начислений фактическую дату. Программа автоматически разделит расчёт месяца на два периода пропорционально отработанным дням по графику сотрудника — ничего вручную считать не нужно.
Почему после изменения оклада зарплата всё равно считается по-старому?
Чаще всего документ не проведён или в нём указана дата следующего месяца. Реже — начисление зарплаты было создано раньше кадрового документа, и его нужно перезаполнить. Откройте «Начисление зарплаты и взносов» и нажмите «Заполнить» заново.
Как повысить оклады всем сотрудникам на одинаковый процент?
В 1С:ЗУП используйте документ «Изменение оплаты труда» с коэффициентом индексации — он пересчитает оклады всего списка сотрудников автоматически. В 1С:Бухгалтерии такого документа нет, придётся создавать кадровый перевод на каждого сотрудника.
Нужно ли оформлять индексацию для расчёта среднего заработка?
Да, если оклады повышены по всей организации или подразделению, это влияет на средний заработок для отпускных и командировок. Чтобы ЗУП учёл коэффициент, повышение должно быть оформлено документом индексации, а не разрозненными кадровыми переводами.
Что делать, если ошиблись в сумме уже проведённого документа?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, просто исправьте сумму в документе и перепроведите его. Если расчёт уже выполнен, исправьте документ и пересчитайте начисление зарплаты. Для закрытых периодов со сданной отчётностью сначала сделайте резервную копию и оцените влияние на НДФЛ и взносы.
Меняется ли оклад у сотрудника в отпуске или на больничном?
Документ изменения оклада оформляется в обычном порядке независимо от отсутствия сотрудника. Новый оклад начнёт действовать с указанной даты, а отсутствие учтётся в расчёте стандартно — по табелю и документам отсутствий.