Как поменять оклады сотрудникам в штатном расписании 1С

Изменение окладов в 1С:ЗУП выполняется не ручной правкой справочника, а специальными кадровыми документами. Это принципиально важно: программа хранит историю изменений штатного расписания, и от корректности документа зависят расчёт зарплаты, среднего заработка, отчётность и права сотрудников. Прямое редактирование позиции «в лоб» приводит к тому, что начисления за прошлые периоды пересчитаются задним числом или, наоборот, новый оклад не подтянется в расчёт.

Для массового изменения окладов используется документ «Изменение штатного расписания» (в некоторых релизах — «Изменение плановых начислений» для точечной смены оплаты без правки штатки). Для индексации на одинаковый коэффициент есть отдельный механизм. Выбор инструмента зависит от того, меняется ли оклад у всех сотрудников, у отдельных должностей или только у конкретных людей.

Ниже разобраны основные сценарии: массовое изменение через штатное расписание, индексация, точечная смена оклада одному сотруднику, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых зарплата считается неверно.

Почему оклад нельзя поменять простым редактированием позиции

Штатное расписание в 1С:ЗУП ведётся с историей: у каждой позиции есть период действия и связанные с ней плановые начисления. Если открыть позицию и просто переписать сумму оклада, программа либо перезапишет данные без фиксации даты, либо создаст рассинхронизацию между штаткой и назначенными сотрудникам начислениями.

На практике это проявляется так: в расчёте зарплаты за текущий месяц подтягивается старый оклад, а при перерасчёте прошлых периодов внезапно применяется новый. Исправлять такие последствия сложнее, чем сразу оформить изменение правильным документом.

Дополнительно документ изменения служит основанием для кадровых приказов и допсоглашений к трудовым договорам — без него обосновать смену оклада при проверке будет нечем.

Массовое изменение окладов документом «Изменение штатного расписания»

Основной сценарий — повышение или понижение окладов по одной или нескольким позициям с определённой даты. Порядок действий:

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Изменить штатное расписание» (или создайте документ «Изменение штатного расписания» из журнала).
2. 2
   Укажите дату, с которой действуют изменения, и организацию (подразделение — при необходимости).
3. 3
   В табличной части выберите нужные позиции и в колонке с окладом укажите новые значения; при необходимости добавьте или отключите надбавки.
4. 4
   Проверьте итоговый ФОТ по позициям — программа пересчитает его автоматически.
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа об изменении штатного расписания.

После проведения документа программа предложит изменить плановые начисления сотрудникам, занимающим эти позиции. Если настройка «Изменения штатного расписания применяются к сотрудникам автоматически» включена, начисления обновятся сами. Если нет — нужно дополнительно оформить документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» для каждого сотрудника.

Важно следить за датой вступления в силу. Если документ провести «задним числом» после того, как зарплата за этот месяц уже рассчитана, потребуется перерасчёт — программа зарегистрирует его автоматически, но суммы в ведомостях изменятся.

Индексация окладов на коэффициент

Когда оклады повышаются всем сотрудникам на одинаковый процент, удобнее использовать механизм индексации. В ЗУП 3.1 это делается через документ «Изменение штатного расписания» с функцией «Изменить на коэффициент» (кнопка в табличной части) либо через специализированный документ «Изменение плановых начислений» с признаком индексации.

Ключевой нюанс: индексация, проведённая с правильным признаком, учитывается при расчёте среднего заработка — коэффициент индексации применяется к выплатам расчётного периода. Если оформить повышение как обычное изменение без отметки об индексации, средний заработок для отпускных и командировочных может посчитаться заниженным.

Коэффициент задаётся один раз и применяется ко всем выбранным позициям, что исключает арифметические ошибки при ручном вводе новых сумм по каждой строке.

Сравнение вариантов

Изменение штатного расписания

Подходит для массовой смены окладов по позициям. Требует контроля обновления плановых начислений сотрудников.

Индексация (с коэффициентом)

Оптимальна при едином повышении на процент. Правильно влияет на средний заработок, но не подходит для разных сумм по разным должностям.

Кадровый перевод / Изменение оплаты труда

Для точечной смены оклада одному сотруднику, когда штатная позиция не меняется. Не подходит для массовых изменений.

Точечное изменение оклада одному сотруднику

Если оклад меняется только одному человеку (например, по результатам аттестации или при переводе на другую должность), штатное расписание трогать не нужно. Используются кадровые документы:

• «Кадровый перевод» — если одновременно меняется должность, подразделение или условия труда. На вкладке «Оплата труда» указывается новый оклад.
• «Изменение оплаты труда» (или «Изменение плановых начислений») — если меняется только размер оплаты без смены должности.

В обоих документах обязательно проверьте дату начала действия нового начисления. Ошибка в дате — самая частая причина того, что сотруднику в текущем месяце начисляется старый оклад.

Проверка результата после изменения

После проведения документов нужно убедиться, что новые оклады реально применились. Минимальный набор проверок:

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма штатного расписания на новую дату

Норма

По изменённым позициям выводятся новые оклады и корректный ФОТ

Тревожный признак

Отображаются старые суммы или позиции задвоены

Карточка сотрудника → «Начисления и удержания»

Норма

Плановое начисление с новой суммой действует с нужной даты

Тревожный признак

Активна старая строка начисления или две строки одновременно

Пробный расчёт зарплаты за новый месяц

Норма

Оклад в документе «Начисление зарплаты и взносов» соответствует новому

Тревожный признак

Подтянулась старая сумма — значит, плановые начисления не обновлены

Если расчётный период уже закрыт, а изменение введено задним числом, проверьте журнал «Перерасчёты» (Зарплата → Сервис → Перерасчёты): программа должна зарегистрировать необходимость доначисления или удержания разницы.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается совместителей и сотрудников на неполной ставке: оклад в штатном расписании указывается на полную ставку, а фактическое начисление зависит от занимаемой доли ставки. Меняя оклад, проверьте, что у таких сотрудников корректно указано количество ставок.

Если в базе ведётся несколько организаций, убедитесь, что документ создан по нужной организации — изменение штатки одной организации не затрагивает позиции другой.

Частые вопросы

Можно ли изменить оклад задним числом?

Технически можно: документ проводится прошлой датой, и программа зарегистрирует перерасчёт. Но если период уже закрыт и отчётность сдана, потребуется уточнение расчётов и, возможно, корректировка отчётов. По возможности оформляйте изменения до закрытия месяца.

Почему после изменения штатного расписания в расчёте старый оклад?

Чаще всего не обновлены плановые начисления сотрудников. Проверьте карточку сотрудника: если там действует старое начисление, создайте документ «Изменение плановых начислений» или включите автоматическое применение изменений штатки в настройках учётной политики.

Чем индексация отличается от обычного повышения оклада?

Индексация — это единообразное повышение на коэффициент для всех или группы сотрудников. Она учитывается при расчёте среднего заработка: выплаты расчётного периода умножаются на коэффициент. Обычное индивидуальное повышение такого эффекта не даёт.

Как изменить оклады только в одном подразделении?

В документе «Изменение штатного расписания» отберите позиции нужного подразделения (или укажите подразделение в шапке документа) и измените оклады только по этим строкам. Остальные позиции в документ не включайте.

Нужно ли увольнять и принимать сотрудника заново для смены оклада?

Нет, это грубая ошибка. Смена оклада оформляется кадровым переводом или изменением оплаты труда без разрыва трудовых отношений. Увольнение и приём искажают стаж, средний заработок и кадровую отчётность.

Как распечатать приказ об изменении окладов?

Из документа «Изменение штатного расписания» доступна печатная форма приказа и самого штатного расписания с новыми значениями. Для индивидуальных изменений печатная форма есть в документах «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда».