Другое · 11 мин
Как в 1С поменять график работы сотруднику
Как изменить график работы сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: кадровый перевод, индивидуальный график, массовая смена, проверка расчёта зарплаты.
Смена графика работы сотрудника в 1С — это не просто правка справочника: от неё зависят расчёт зарплаты, норма времени, табель и отпускные. Если изменить график неправильным способом, программа пересчитает норму часов задним числом, и в расчёте появятся ошибки, которые сложно найти. Поэтому важно выбрать корректный документ в зависимости от ситуации: постоянный перевод, временное изменение или разовое отклонение.
Основной инструмент в 1С:ЗУП — кадровые документы «Кадровый перевод» и «Изменение графика работы списком сотрудников», а для разовых отклонений — документ «Индивидуальный график». В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще, но и там график меняется через кадровый перевод, а не редактированием карточки сотрудника напрямую.
Ниже разобраны все рабочие сценарии: от создания нового графика до проверки, что расчёт зарплаты после смены прошёл корректно. Инструкции ориентированы на актуальные редакции 1С:ЗУП 3.1, но логика сохраняется и в других конфигурациях.
Когда какой способ менять график выбирать
Прежде чем открывать программу, определите характер изменения. От этого зависит документ, которым оформляется смена графика, и последствия для расчёта.
Постоянный перевод на другой график (например, с пятидневки на сменный 2/2) оформляется кадровым переводом с указанием даты, с которой действует новый график. Временное изменение на несколько месяцев — документом «Изменение графика работы списком сотрудников» с указанием периода действия. Разовое отклонение (подработка в выходной, перенос смены) — индивидуальным графиком на конкретный месяц.
Как выбрать действие
Подготовка: создайте нужный график в справочнике
Если подходящего графика ещё нет в программе, его нужно создать до оформления кадровых документов. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых версиях — «Кадры» → «Графики работы») и нажмите «Создать».
В карточке графика задайте название, способ заполнения (по дням недели, произвольной длины или сменный) и расписание: рабочие и выходные дни, время начала и окончания, перерывы. Для сменных графиков включите режим цикличности и добавьте смены в справочнике «Смены работы сотрудников», если планируется учёт по сменам.
Обязательно проверьте итоговое расписание на вкладке предпросмотра: программа показывает календарь с рабочими часами по дням. Убедитесь, что норма часов за месяц совпадает с ожидаемой — от неё будет считаться зарплата и определяться недоработка или переработка.
Постоянная смена графика через кадровый перевод
Стандартный способ поменять график одному сотруднику навсегда — документ «Кадровый перевод». Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения», создайте новый документ и выберите сотрудника.
В документе установите флажок изменения условий труда (в ЗУП 3.1 — отметьте изменения на соответствующих вкладках) и в поле «График работы» выберите новый график из справочника. Укажите дату перевода — именно с неё программа начнёт считать норму времени по новому расписанию.
Проведите документ. Программа автоматически зафиксирует изменение в учёте: с даты перевода табель и норма времени будут строиться по новому графику, а за предыдущий период останутся данные по старому. Никаких ручных пересчётов в прошлых месяцах делать не нужно.
- 1Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте «Кадровый перевод»
- 2Выберите сотрудника и укажите дату, с которой действует новый график
- 3Отметьте изменение условий и выберите новый график в поле «График работы»
- 4Проверьте, что остальные условия (должность, оклад) не изменились случайно
- 5Проведите документ и сформируйте табель за месяц перевода для контроля
Массовое или временное изменение графика
Когда график меняется сразу у группы сотрудников или целого подразделения, по одному кадровые переводы оформлять неудобно. Для этого в 1С:ЗУП есть документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»).
В документе укажите новый график и период его действия: дату начала и, если изменение временное, дату окончания. Добавьте сотрудников списком — вручную или подбором по подразделению. После проведения программа назначит новый график всем сотрудникам из списка, а по окончании периода автоматически вернёт прежний.
Этот же документ удобен для временных переводов: например, подразделение на лето переходит на сокращённую пятницу. Не нужно потом делать обратный перевод каждого сотрудника — программа сама вернёт исходный график после даты окончания.
Сравнение способов смены графика
Подходит для постоянного изменения у одного сотрудника. Требует отдельного документа на каждого человека.
Подходит для групп и временных изменений. Позволяет задать дату окончания, после которой график вернётся автоматически.
Подходит для разовых отклонений в конкретном месяце. Не меняет основной график и действует только в указанном периоде.
Разовые отклонения: индивидуальный график
Если сотрудник в конкретном месяце работает не по своему обычному расписанию — например, выходит в свой выходной или временно переводится на другие смены — основной график трогать не нужно. Используйте документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Кадры» → «Индивидуальные графики»).
В документе укажите месяц и сотрудника, затем откорректируйте календарь: отметьте рабочие и выходные дни, при необходимости измените часы. Документ действует только в указанном месяце и имеет приоритет над основным графиком при расчёте нормы времени и заполнении табеля.
Обратите внимание: работа в выходной по приказу с оплатой в повышенном размере оформляется не индивидуальным графиком, а документом «Работа в выходные и праздничные дни». Индивидуальный график нужен именно для переноса рабочего времени, а не для оплаты сверхурочных.
Проверка результата после смены графика
После проведения кадрового документа убедитесь, что изменение применилось корректно. Сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13») за месяц, в котором произошла смена графика: до даты перевода должны отображаться дни по старому расписанию, после — по новому.
Затем проверьте норму времени в документе «Начисление зарплаты и взносов»: при расчёте программа показывает норму дней и часов по графику сотрудника. Если норма соответствует новому расписанию, а окладная часть посчиталась пропорционально отработанному времени — всё настроено верно.
Как проверить результат
До даты перевода — старый график, после — новый, без пустых дней
Весь месяц заполнен по одному графику или есть незаполненные дни
Норма дней и часов соответствует новому графику с даты перевода
Норма посчитана по старому графику целиком за месяц
Оклад рассчитан пропорционально отработанным дням по фактической норме
Суммы заметно отличаются от ожидаемых без видимой причины
Особенности в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощён, но принцип тот же: график меняется документом «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы»). В документе выберите сотрудника, укажите дату и новый график работы из справочника «Графики работы».
Справочник графиков в Бухгалтерии находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы». Набор настроек скромнее, чем в ЗУП: нет сменных графиков и индивидуальных графиков как отдельных документов. Если учёт ведётся со сменными режимами и сложными надбавками, корректнее использовать 1С:ЗУП.
После проведения перевода проверьте начисление зарплаты: в Бухгалтерии норма времени по графику влияет на расчёт оклада пропорционально отработанным дням. Если график изменён в середине месяца, программа разделит норму на два периода автоматически.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка поменять график прямо в карточке сотрудника или отредактировать сам график в справочнике задним числом. В первом случае изменение не зафиксируется с нужной даты, во втором — пересчитаются нормы за все прошлые периоды, где график уже использовался, и расчёты «поедут».
Вторая распространённая проблема — неверная дата перевода. Если поставить дату позже фактической, сотруднику доначислят норму по старому графику, и появится недоработка или лишние часы. Всегда сверяйте дату документа с приказом о переводе.
Частые вопросы
Можно ли поменять график сотруднику задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но делать это стоит только если зарплата за тот период ещё не рассчитана и не выплачена. Иначе потребуется пересчёт начислений, а при уже выплаченной зарплате — корректировки и возможные переплаты. Безопаснее оформлять изменение с текущей даты.
Почему после смены графика табель не перезаполнился?
Табель в ЗУП формируется по данным учёта на момент заполнения. Если документ «Табель» был создан до кадрового перевода, откройте его и нажмите «Заполнить» заново — данные обновятся с учётом нового графика. Отчёт Т-13 при этом формируется актуальный автоматически.
Как перевести сразу всё подразделение на новый график?
Используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников»: выберите новый график, укажите дату начала и добавьте сотрудников подбором по подразделению. Один документ заменит десятки индивидуальных кадровых переводов.
Что делать, если нужного графика нет в списке выбора?
Сначала создайте его: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Заполните расписание, проверьте норму часов в предпросмотре и сохраните. После этого график станет доступен для выбора в кадровых документах.
Влияет ли смена графика на расчёт отпускных и больничных?
Напрямую средний заработок для отпускных и больничных считается из фактических начислений, а не из графика. Но график влияет на норму времени и, соответственно, на сумму оклада, которая попадёт в базу среднего заработка. Поэтому корректная смена графика косвенно важна и для этих расчётов.
Что важно запомнить
График работы в 1С меняется только кадровыми документами: кадровым переводом — для постоянного изменения, изменением графика списком — для групп и временных периодов, индивидуальным графиком — для разовых отклонений. Никогда не редактируйте график задним числом после расчёта зарплаты и всегда проверяйте результат табелем и нормой времени.