Другое · 12 мин
Как в 1С подать заявление о ведении трудовой книжки
Как в 1С:ЗУП зарегистрировать заявление сотрудника о ведении трудовой книжки в бумажном или электронном виде, проверить передачу сведений в СФР и избежать типичных ошибок.
С 2020 года сотрудники вправе выбрать формат трудовой книжки: оставить бумажную или перейти на электронную (ЭТК). Выбор оформляется письменным заявлением, а работодатель обязан отразить его в кадровом учёте и передать сведения в Социальный фонд России. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены штатные документы, и вся операция занимает несколько минут, если знать, где искать нужные формы.
В статье разобран порядок регистрации заявления в 1С:ЗУП 8.3 для обоих вариантов — продолжения ведения бумажной книжки и перехода на электронный учёт. Также показано, как проверить, что сведения ушли в фонд, какие ошибки встречаются чаще всего и что делать, если сотрудник передумал или заявление утеряно.
Материал ориентирован на кадровиков и специалистов по учёту, работающих в типовой конфигурации 1С:ЗУП. Если у вас самописная или сильно доработанная конфигурация, названия документов могут отличаться, но общая логика учёта сохраняется.
Что нужно знать перед регистрацией заявления
Заявление о выборе формата трудовой книжки — это не просто внутренний документ. От него зависят обязанности работодателя: при выборе бумажной книжки организация продолжает вносить в неё записи, при выборе электронной — бумажную выдают на руки с соответствующей записью, а сведения о трудовой деятельности передают только в СФР.
Сотрудник пишет заявление в произвольной форме на бумаге. В 1С вводится не сам текст заявления, а факт его подачи: дата, сотрудник и выбранный вариант. Именно эта запись становится основанием для формирования отчётности и для дальнейшего поведения программы при кадровых операциях.
Важно понимать: заявление подаётся один раз. Если сотрудник уже выбрал электронный формат, обратного перехода на бумажную книжку законодательство не предусматривает — исключение составляют отдельные ситуации, например, когда заявление было подано по ошибке и своевременно отозвано до передачи сведений.
Где в 1С:ЗУП находится документ для заявления
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 заявления о выборе формата трудовой книжки регистрируются в разделе «Кадры». Откройте подсистему «Электронные трудовые книжки» — там находится журнал «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Если подсистема не видна, проверьте настройки состава интерфейса: в некоторых конфигурациях она выключена до момента, когда организация начинает передавать сведения в фонд.
Альтернативный путь — через журнал «Все кадровые документы» с отбором по виду документа. Это удобно, когда нужно найти заявление конкретного сотрудника среди большого объёма документов. Также документ доступен из карточки сотрудника по ссылке кадровых документов.
Перед созданием документа убедитесь, что карточка сотрудника заполнена корректно: ФИО, СНИЛС, дата приёма на работу. Эти данные попадут в отчёт ЕФС-1, и ошибка в СНИЛС приведёт к отказу при сдаче отчётности.
Пошаговая регистрация заявления о бумажной трудовой книжке
Если сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку, порядок действий в программе следующий. Создайте новый документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», укажите организацию и дату регистрации заявления — она должна совпадать с датой на бумажном заявлении сотрудника.
В табличной части добавьте сотрудника и выберите вариант «Вести бумажную трудовую книжку» (в разных релизах формулировка может звучать как «Продолжить ведение бумажной трудовой книжки»). Проведите документ. Программа зафиксирует выбор, и при последующих кадровых событиях — переводах, увольнении — будет напоминать о необходимости внесения записи в бумажную книжку.
- 1Получите письменное заявление от сотрудника и зарегистрируйте его в делопроизводстве
- 2Откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»
- 3Создайте документ, укажите дату заявления и организацию
- 4Добавьте сотрудника и выберите вариант ведения бумажной книжки
- 5Проведите документ и проверьте, что он попал в очередь на передачу в СФР с ближайшим отчётом
Обратите внимание: даже если сотрудник оставил бумажную книжку, сведения о его трудовой деятельности всё равно передаются в СФР — это обязанность работодателя независимо от выбранного формата. Разница только в том, что бумажная книжка продолжает вестись параллельно.
Регистрация заявления о переходе на электронную трудовую книжку
При выборе электронного формата документ заполняется аналогично, но в поле варианта указывается «Предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде» (переход на ЭТК). После проведения документа у работодателя возникают дополнительные обязанности: выдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о подаче заявления.
Запись в бумажной книжке оформляется в свободной форме со ссылкой на заявление: указывается, что работник подал заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности, с датой заявления. В 1С такая запись не формируется автоматически как печатная форма — её вносят в физическую книжку вручную, а сам факт выдачи книжки фиксируют подписью сотрудника в книге учёта движения трудовых книжек.
После регистрации заявления программа перестаёт требовать внесения записей в бумажную книжку по этому сотруднику при кадровых событиях. Все последующие приёмы, переводы и увольнения отражаются только в электронных сведениях, передаваемых в СФР.
Передача сведений в СФР и проверка результата
Зарегистрированное заявление само по себе не уходит в фонд — оно включается в отчёт ЕФС-1, подраздел 1.2 «Сведения о трудовой деятельности». Отчёт формируется при кадровых событиях и по итогам отчётных периодов. В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или сформируйте ЕФС-1 через журнал отчётов.
Проверьте, что заявление попало в отчёт: откройте сформированный ЕФС-1 и найдите сотрудника в подразделе 1.2. Там должны быть указаны дата подачи заявления и выбранный вариант. Если сотрудника в отчёте нет, убедитесь, что документ проведён, дата заявления попадает в отчётный период, а в настройках обмена нет ошибок.
Как проверить результат
Документ проведён, указаны сотрудник, дата и вариант ведения книжки
Документ в статусе «не проведён» или без варианта выбора
Сотрудник присутствует с корректной датой заявления
Сотрудника нет в отчёте или дата не совпадает с бумажным заявлением
Отчёт принят фондом, протокол без ошибок
Отказ с указанием на ошибки в персональных данных
СНИЛС и ФИО совпадают с документами
Расхождения в СНИЛС или написании ФИО
После отправки дождитесь положительного протокола. Типичная причина отказа — расхождение персональных данных с базой фонда: устаревшая фамилия после её смены, ошибка в СНИЛС. В этом случае сначала исправьте данные в карточке сотрудника, затем сформируйте корректирующий отчёт.
Особые ситуации: отзыв заявления и работа с новыми сотрудниками
Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, но до передачи сведений в фонд передумал, допустимо отозвать заявление. В программе для этого либо отменяют проведение исходного документа (если сведения ещё не ушли), либо регистрируют новое заявление о ведении бумажной книжки — в зависимости от того, успели ли передать данные в СФР. После передачи сведений отмена выбора законодательно не предусмотрена.
При приёме нового сотрудника, который ранее перешёл на ЭТК у прошлого работодателя, отдельное заявление о выборе формата не требуется — выбор уже зафиксирован в системе. Достаточно запросить у сотрудника сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р или выписку с Госуслуг) и отражать кадровые события только в электронном виде.
Если сотрудник устраивается впервые
У сотрудника без трудового стажа трудовой книжки нет вовсе. В этом случае заявление о выборе формата не оформляется: сведения о трудовой деятельности сразу ведутся в электронном виде, бумажная книжка не заводится. В 1С достаточно корректно провести приём на работу — сведения попадут в ЕФС-1 автоматически.
Массовая регистрация заявлений
Если заявления подали сразу несколько сотрудников, их удобно внести в один документ списком — табличная часть позволяет добавить несколько строк с разными вариантами выбора. Это ускоряет работу и упрощает контроль: все заявления одной даты собраны в одном документе.
Типичные ошибки при работе с заявлениями в 1С
Большинство проблем возникает не из-за сложности операции, а из-за невнимательности к деталям. Самая частая ошибка — неверная дата заявления в документе: она расходится с бумажным оригиналом, и при проверке это трактуется как нарушение. Всегда сверяйте дату в программе с датой на заявлении сотрудника.
Вторая распространённая проблема — документ создан, но не проведён, либо проведён после формирования отчёта. В результате сведения не попадают в ЕФС-1, и фонд не получает информацию о выборе сотрудника. Заведите правило: после проведения заявления сразу проверять его наличие в ближайшем отчёте.
Отдельно стоит сказать о ситуации, когда сотрудник с ЭТК увольняется. Бумажную книжку ему не выдают (она уже выдана ранее), а сведения об увольнении передаются только в электронном виде с выдачей выписки СТД-Р. Если кадровик по привычке пытается сделать запись в бумажную книжку, которой нет на руках, — это признак того, что в программе не отслеживается формат ведения книжки по сотруднику.
Что важно запомнить
Заявление о ведении трудовой книжки в 1С:ЗУП регистрируется документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Кадры». Сначала получите письменное заявление, затем внесите данные в программу с точной датой, проведите документ и убедитесь, что сведения попали в отчёт ЕФС-1 и приняты фондом. При переходе на ЭТК не забудьте выдать бумажную книжку сотруднику с соответствующей записью.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли передавать сведения в СФР, если сотрудник оставил бумажную книжку?
Да. Передача сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд обязательна для всех сотрудников независимо от выбранного формата книжки. Выбор бумажного варианта означает лишь параллельное ведение бумажного документа, но не освобождает работодателя от электронной отчётности.
Что делать, если заявление зарегистрировали с ошибочной датой?
Если сведения ещё не переданы в СФР, откройте документ, исправьте дату и перепроведите его. Если отчёт уже ушёл и принят фондом, сформируйте корректирующий ЕФС-1 с правильными данными. Бумажное заявление при этом не переоформляется — ориентиром служит дата на оригинале.
Можно ли в 1С зарегистрировать заявления сразу по нескольким сотрудникам?
Да, документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» содержит табличную часть, куда добавляют несколько сотрудников. Для каждого указывается свой вариант выбора. Это удобно при массовой подаче заявлений в одной организации.
Нужно ли заявление от сотрудника, который устраивается на первую работу?
Нет. Если у сотрудника никогда не было трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде, и заявление о выборе формата не требуется. В 1С достаточно корректно оформить приём на работу — данные попадут в отчётность автоматически.
Как узнать, какой формат книжки выбрал новый сотрудник?
Запросите у него сведения о трудовой деятельности: выписку по форме СТД-Р с предыдущего места работы или справку с Госуслуг. Если в выписке есть отметка о подаче заявления о предоставлении сведений в электронном виде, сотрудник перешёл на ЭТК, и новое заявление оформлять не нужно.
Что делать, если фонд отклонил отчёт с заявлением?
Откройте протокол отказа в 1С-Отчётности и посмотрите причину. Чаще всего это расхождение персональных данных — СНИЛС или ФИО не совпадают с базой фонда. Исправьте данные в карточке сотрудника, при необходимости запросите у него подтверждающие документы, затем сформируйте и отправьте корректирующий отчёт.