Другое · 12 мин
Как в 1С перевести сотрудника на удаленную работу
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП оформить перевод сотрудника на удаленную работу — кадровый перевод, график, допсоглашение, ЭДО и проверка расчетов.
Перевод сотрудника на удаленную (дистанционную) работу в 1С:ЗУП 8.3 — это не одна кнопка, а связка действий: кадровый документ, изменение условий трудового договора, настройка графика работы и, при необходимости, подписание дополнительного соглашения через электронный документооборот. Если пропустить хотя бы один шаг, программа продолжит считать зарплату по старым правилам, а в отчетности условия труда будут указаны неверно.
Точный набор действий зависит от того, насколько постоянным будет дистанционный формат: полный перевод на удаленку, временный перевод на определенный срок или гибридный режим, когда сотрудник часть недели работает в офисе. Ниже разобраны все три сценария с конкретными документами и настройками в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1).
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кадровых документов и изменение штатного расписания, а в настройках учетной политики включены нужные опции. Все операции безопаснее сначала выполнить на копии базы или в тестовом периоде, особенно если перевод затрагивает штатное расписание.
Подготовка: какие настройки проверить перед переводом
Сначала откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Настройка состава начислений и удержаний». Для корректной работы с дистанционными сотрудниками в типовой ЗУП предусмотрен признак условий труда: он влияет на печатные формы приказов и на отражение сведений в отчетности, в том числе в ЕФС-1 при кадровых событиях.
Проверьте, что в справочнике «Графики работы сотрудников» есть подходящий график для удаленного режима. Если дистанционный сотрудник работает по тем же часам, что и офисные, отдельный график не обязателен. Но если вводится гибкое рабочее время или суммированный учет, график нужно создать заранее — иначе в момент кадрового перевода выбрать будет нечего.
Также определите, как будет фиксироваться рабочее время: по табелю, по фактически отработанным часам или доверительно (норма без ежедневного контроля). От этого зависит, какие виды времени должны присутствовать в графике и как будет заполняться табель в конце месяца.
Кадровый перевод на постоянную удаленную работу
Основной сценарий: сотрудник полностью переходит на дистанционный формат без изменения должности и оклада. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите сотрудника, дату перевода и подразделение — если для удаленных сотрудников заведено отдельное подразделение (что удобно для отчетности), выберите его.
В документе на вкладке условий труда отметьте, что работа выполняется дистанционно. В типовой ЗУП для этого используется соответствующий реквизит в условиях трудового договора — он попадет в печатную форму приказа и в сведения о трудовой деятельности. Если перевод связан с изменением места работы (адрес выполнения трудовой функции), укажите его явно: для дистанционной работы место определяется по правилам трудового договора, а не адресом офиса.
На вкладке «Оплата труда» проверьте, что состав начислений не изменился, если условия оплаты прежние. Если при переходе на удаленку отменяются, например, доплаты, связанные с работой в офисе, или добавляется компенсация за использование личного оборудования — отразите это здесь же, чтобы не создавать отдельный документ изменения оплаты.
- 1Создайте документ «Кадровый перевод» из раздела «Кадры»
- 2Укажите дату, подразделение и отметьте дистанционный характер работы
- 3Проверьте и при необходимости измените график работы и начисления
- 4Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
- 5Оформите допсоглашение к трудовому договору (бумажно или через КЭДО)
- 6Проверьте начисление зарплаты за переходный месяц
Временный и гибридный варианты удаленной работы
Временный перевод на определенный срок
Если удаленный режим вводится на ограниченный период (например, на время ремонта офиса), используйте тот же «Кадровый перевод», но с указанием даты окончания перевода — в ЗУП для этого предусмотрен механизм временных переводов. По окончании срока программа автоматически вернет сотрудника на прежние условия, и повторный документ оформлять не потребуется.
Альтернатива — документ «Изменение условий труда» (в некоторых релизах доступен через «Кадры» → «Все кадровые документы»). Он подходит, когда меняются только условия труда без смены подразделения и позиции. Какой документ доступен, зависит от релиза конфигурации и настроек функциональности.
Гибридный режим: часть дней в офисе
Формально гибридный график — это не отдельный вид перевода, а комбинация дистанционного условия в договоре и специального графика работы. Создайте в справочнике графиков шаблон, где рабочие дни распределены по неделям или циклам, и назначьте его в кадровом переводе. Учет того, в какие дни сотрудник работает удаленно, а в какие — в офисе, в типовой конфигурации ведется через график и табель, а не через кадровые признаки.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для постоянного перевода и смены подразделения. Ограничение: при контроле штатного расписания может потребоваться предварительное изменение штатки.
Подходит для удаленки на фиксированный срок — программа сама вернет условия обратно. Ограничение: нельзя забыть корректно указать дату окончания.
Подходит, когда меняется только характер работы без смены позиции. Ограничение: доступность документа зависит от релиза и настроек.
Подходит для гибридного режима при неизменных условиях договора. Ограничение: не отражает дистанционный характер работы в кадровых данных и отчетности.
Настройка графика работы для удаленного сотрудника
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график или скопируйте существующий. Для удаленной работы с фиксированным временем достаточно стандартной пятидневки — важно лишь, чтобы виды времени (явка, выходные, праздничные) были заполнены корректно, иначе расчет оклада за неполный месяц пойдет с ошибкой.
Для гибкого графика используйте режим «по циклам произвольной длины» или суммированный учет рабочего времени, если он предусмотрен локальными актами. Учтите: при суммированном учете нужно задать учетный период и норму часов, иначе программа не сможет корректно считать переработки и недоработки.
Назначение графика происходит в кадровом переводе либо отдельным документом «Изменение графика работы списком сотрудников» — удобно, когда на удаленку переводится сразу группа. После назначения проверьте, что в документе «Табель» или в данных для расчета зарплаты подтягивается именно новый график.
Дополнительное соглашение и электронный документооборот
Перевод на дистанционную работу требует изменения трудового договора, то есть дополнительного соглашения. В ЗУП печатную форму можно сформировать из кадрового перевода или из карточки сотрудника (раздел печатных форм трудового договора). Текст соглашения обычно настраивается через шаблоны в разделе «Настройка» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Шаблоны договоров и документов».
Если в организации внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО), допсоглашение можно отправить сотруднику на подписание прямо из 1С. Для этого в настройках должна быть включена функциональность КЭДО, настроен обмен с оператором или сервисом подписания, а у сотрудника — выпущенная электронная подпись или подтвержденная учетная запись в используемом сервисе.
При использовании КЭДО следите за статусом документа: кадровый перевод считается полностью оформленным только после подписания соглашения обеими сторонами. Неподписанный документ остается в работе, и это стоит контролировать перед сдачей отчетности, где фигурирует кадровое событие.
Проверка результата и расчет зарплаты
После проведения всех документов откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в текущих кадровых данных отражены новое подразделение (если менялось), дистанционный характер работы и актуальный график. Затем сформируйте расчетный листок за переходный месяц: если перевод был в середине месяца, начисление должно быть разбито на два периода — до и после перевода — пропорционально отработанному времени по каждому графику.
Дополнительно проверьте заполнение табеля за месяц перевода и сведения о стаже/условиях труда, которые попадут в отчетность. Если в переходном месяце расчет «разваливается» (нулевые суммы, двойные начисления), чаще всего причина в дате перевода, совпадающей с датой приема документа, или в некорректном графике.
Как проверить результат
Указан дистанционный характер работы и актуальные подразделение с графиком
Отображаются старые условия или пустой график
Начисления разбиты по периодам до/после перевода, сумма соответствует отработанному времени
Нулевые начисления, задвоение сумм, расчет по старому графику
Заполнен по новому графику с даты перевода
Табель тянет старый график или содержит незаполненные дни
Перевод виден с корректной датой и условиями
Документ отсутствует или дублируется
Отчетность и кадровые события после перевода
Перевод на дистанционную работу как кадровое событие может требовать отражения в отчетности в фонд (ЕФС-1), если меняются сведения о трудовой деятельности. В ЗУП соответствующий отчет формируется из раздела «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»; программа подтягивает кадровые события автоматически, но только если кадровый документ проведен корректно и дата события указана верно.
Проверьте также, как перевод отразится в статистических формах и внутренних отчетах по численности, если удаленные сотрудники выделены в отдельное подразделение. Расхождения между штатной расстановкой и фактическими переводами — частая причина вопросов при внутреннем аудите.
Удобно завести в справочнике подразделений отдельное подразделение «Удаленные сотрудники» с собственным графиком по умолчанию. Тогда при массовых переводах меньше ручной работы, а отчеты по численности дистанционного персонала строятся в один клик без отборов.
Частые вопросы
Можно ли перевести на удаленную работу сразу группу сотрудников?
Да. Используйте документ «Кадровый перевод списком» (или «Изменение графика работы списком сотрудников», если меняется только график). В документ добавляется табличная часть с сотрудниками, а общие параметры перевода задаются один раз. Печатные формы приказов формируются по каждому сотруднику отдельно.
Что делать, если документ «Кадровый перевод» не проводится?
Чаще всего причина во включенном контроле штатного расписания: новая комбинация подразделения и позиции не предусмотрена штаткой. Сначала оформите «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» с нужной позицией, затем повторите проведение кадрового документа.
Нужно ли заводить отдельный график, если часы работы не изменились?
Нет. Если дистанционный сотрудник работает по тому же расписанию, что и офисные, достаточно оставить прежний график и отразить только дистанционный характер работы в условиях трудового договора через кадровый перевод.
Как оформить возврат сотрудника с удаленки в офис?
Создайте новый кадровый перевод с датой возврата, укажите офисное подразделение и график, снимите признак дистанционной работы. Если исходный перевод был временным с датой окончания, программа вернет условия автоматически, но допсоглашение о возврате все равно стоит оформить по правилам кадрового делопроизводства.
Влияет ли перевод на удаленку на расчет отпускных и больничных?
Сам по себе дистанционный формат не влияет: средний заработок считается по тем же правилам. Но если вместе с переводом изменился оклад, состав начислений или график (например, введен суммированный учет), это отразится на базе расчета. Проверяйте расчетный листок за переходный период.
Можно ли оформить перевод прошлой датой?
Технически программа позволяет, но делать это в закрытом расчетном периоде небезопасно: возникнут перерасчеты зарплаты, сторнирования и необходимость сдавать уточненную отчетность. Безопасный вариант — оформить документ текущей датой, а фактический период удаленной работы зафиксировать в допсоглашении.
Что важно запомнить
Перевод на удаленную работу в 1С:ЗУП оформляется кадровым переводом с признаком дистанционной работы, корректным графиком и при необходимости изменением оплаты. Допсоглашение подписывается на бумаге или через КЭДО. Финальный контроль — расчетный листок и табель за переходный месяц: они покажут любую ошибку в датах и графиках.