Как в 1С перевести сотрудника на полный рабочий день

Перевод сотрудника на полный рабочий день в 1С:Зарплата и управление персоналом выполняется не редактированием карточки сотрудника «в лоб», а кадровым документом — так сохраняется история изменений и корректно рассчитывается зарплата за переходный месяц. Если просто поменять график в карточке, программа не пересчитает начисления за период, когда сотрудник работал на неполной ставке, и отчётность будет расходиться с фактом.

Типичная ситуация: сотрудник принят на 0,5 ставки или работал на условиях неполного рабочего времени, а с определённой даты переходит на полную ставку. В 1С это оформляется документом «Кадровый перевод» (в отдельных релизах — «Кадровый перевод списком»), в котором меняется количество ставок и график работы. Дополнительно может понадобиться корректировка размера оклада, если он был установлен пропорционально неполной ставке.

Ниже разобран порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3, проверка результата и ошибки, которые чаще всего приводят к неправильному расчёту зарплаты и страховых взносов.

Подготовка: что проверить перед оформлением перевода

Перед созданием документа убедитесь, что в справочнике графиков работы сотрудников есть график полного рабочего времени — обычно это пятидневка с восьмичасовым днём. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и проверьте, что нужный график заполнен: указан график на соответствующий год, заданы выходные и предпраздничные дни. Если график не заполнен на текущий год, программа не сможет рассчитать норму времени, и зарплата посчитается с ошибкой.

Также уточните, как именно оформлен сотрудник сейчас: на 0,5 ставки по основному месту работы или с видом занятости «неполное рабочее время». От этого зависит, какое поле вы будете менять в переводе — количество ставок или график. Посмотреть текущие условия можно в карточке сотрудника по ссылке «Трудовой договор» или в отчёте «Штатные сотрудники».

Определите дату перевода. Зарплата за месяц, в котором произошёл переход, будет рассчитана пропорционально: часть дней — по старым условиям, часть — по новым. Если перевод оформляется с первого числа месяца, расчёт будет чистым, без дробления периода — это самый простой вариант с точки зрения учёта.

Оформление кадрового перевода в 1С:ЗУП

Основной рабочий инструмент — документ «Кадровый перевод». Создать его можно двумя способами: из журнала «Кадры» → «Кадровые переводы» → кнопка «Создать», либо из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ» → «Кадровый перевод». Второй способ удобнее: программа сразу подставит сотрудника и текущие условия его работы.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и выберите «Оформить документ» → «Кадровый перевод» (или создайте документ из журнала кадровых переводов).
2. 2
   Укажите дату перевода — с неё начнут действовать новые условия.
3. 3
   В табличной части на закладке «Основное» измените количество ставок на 1 (полную ставку).
4. 4
   Установите график работы полного рабочего времени, например пятидневку 40 часов в неделю.
5. 5
   Если оклад был задан пропорционально ставке, на закладке «Начисления» скорректируйте размер оклада до полного.
6. 6
   Проведите документ и проверьте движения по ссылке с результатом проведения.

На закладке «Основное» документа найдите поле «Количество ставок» и установите значение 1 вместо доли ставки. Если сотрудник работал на полной ставке, но с неполным графиком, ставку менять не нужно — достаточно сменить график работы. Это принципиально разные ситуации: доля ставки влияет на расчёт оклада, а график определяет норму рабочего времени.

На закладке «Начисления» проверьте плановые начисления. Если оклад в карточке был указан уже в полном размере, а программа делила его пропорционально ставке автоматически, менять ничего не нужно. Если же оклад был внесён уменьшенным (например, 25 000 вместо 50 000), установите галочку изменения начисления и укажите полный размер. Пропуск этого шага — самая частая причина заниженной зарплаты после перевода.

Если сотрудников несколько

Когда на полный день переводится группа сотрудников, используйте документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет оформить одну дату и одинаковые изменения для нескольких человек. Это сокращает рутинную работу, но проверять начисления всё равно нужно по каждому сотруднику индивидуально: у кого-то могут быть персональные надбавки, которые не масштабируются автоматически.

Настройка графика полного рабочего времени

График работы — ключевой элемент, от которого зависит норма времени при расчёте оклада. Если подходящего графика в справочнике нет, создайте его: «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать». Укажите способ заполнения «По дням недели», задайте 8 часов с понедельника по пятницу, установите флажок учёта нерабочих праздничных дней и заполните график на текущий календарный год.

Обратите внимание на настройку «Считать норму времени по другому графику». Для графика неполного времени норма часто считается по графику полной пятидневки. При переходе на полный день сотруднику назначается сам график полного времени, и эта связь теряет значение. Если после перевода норма часов в документе начисления зарплаты выглядит странно — первым делом проверяйте именно заполненность графика на нужный год.

Проверка расчёта зарплаты после перевода

После проведения перевода сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц перехода и откройте строку сотрудника. Если перевод был не с первого числа, программа должна показать два периода работы с разными условиями: до даты перевода — по неполной ставке, после — по полной. Сумма складывается из оплаты за фактически отработанное время в каждом периоде.

Сверьте норму дней и часов с производственным календарём. Норма за период после перевода должна соответствовать графику полного времени. Если норма равна нулю или явно занижена, почти наверняка не заполнен график на текущий год либо в переводе указана неверная дата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление за месяц перевода

Норма

Два периода с пропорциональным расчётом или полный оклад при переводе с 1-го числа

Тревожный признак

Оклад рассчитан по старой доле ставки за весь месяц

Норма времени после перевода

Норма

Совпадает с производственным календарём по графику полного времени

Тревожный признак

Норма нулевая или соответствует старому сокращённому графику

Отчёт «Расчётный листок»

Норма

Видно размер оклада и отработанное время по новым условиям

Тревожный признак

Оклад не изменился, отработанное время не совпадает с табелем

Кадровые и отчётные последствия

Перевод на полный рабочий день влияет не только на зарплату. Изменение условий труда отражается в сведениях о трудовой деятельности: если у сотрудника ведётся электронная трудовая книжка, кадровый перевод с изменением условий может потребовать подачи сведений в СФР. Проверьте настройки обмена и журнал мероприятий в разделе отчётности по персоналу.

Учтите, что изменение ставки влияет на среднесписочную численность и на отчёты, где фигурирует количество ставок, — например, на сведения о численности и статистическую отчётность. После перевода сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» и убедитесь, что сотрудник отображается с полной ставкой с нужной даты.

Если в организации ведётся штатное расписание с контролем соответствия, проверьте, что по позиции есть свободная полная ставка. При включённом контроле программа не даст провести перевод, если занятость превысит лимит по штатному расписанию, — тогда сначала оформляется изменение штатного расписания.

Альтернативные сценарии и ограничения

Если сотрудник совмещает несколько ставок внутренним совместительством, перевод основного места на полный день не отменяет совместительство — это отдельные трудовые договоры и отдельные документы. Каждое изменение оформляется своим кадровым переводом по соответствующему сотруднику в базе.

В конфигурации 1С:Бухгалтерия с базовым кадровым учётом возможности ограничены: там перевод оформляется документом «Кадровый перевод» из раздела «Зарплата и кадры», но пропорциональный расчёт переходного месяца и сложные графики поддерживаются слабее. Если учёт ведётся в Бухгалтерии, а ситуация нестандартная, расчёт за переходный месяц стоит проверить вручную.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Стандартный и безопасный способ: сохраняет историю, корректно считает переходный месяц. Подходит всегда.

Изменение условий трудового договора в карточке

Только просмотр и печать допсоглашения; сами учётные данные всё равно меняются документом.

Исправление приёма на работу

Недопустимо для реального изменения условий: искажает историю и прошлую отчётность. Только для исправления технических ошибок ввода.

FAQ

Можно ли перевести сотрудника на полный день в середине месяца?

Да. Программа рассчитает зарплату пропорционально: за дни до даты перевода — по старым условиям, после — по новым. Для упрощения учёта перевод часто оформляют с первого числа месяца, но это не обязательное требование.

Что делать, если после перевода зарплата не изменилась?

Проверьте три вещи: изменена ли доля ставки в переводе, не внесён ли оклад изначально в уменьшенном размере и заполнен ли график полного времени на текущий год. Чаще всего причина — во втором пункте: исправьте начисление в документе перевода и пересчитайте зарплату.

Нужно ли менять график, если ставка была полной, но время неполным?

Да, в этом случае меняется только график работы — с сокращённого на график полного рабочего времени. Долю ставки трогать не нужно, она и так равна единице.

Как оформить печатную форму дополнительного соглашения?

В документе «Кадровый перевод» доступны печатные формы приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору. Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Печать», чтобы выбрать нужную форму.

Повлияет ли перевод на расчёт отпускных и больничных?

Косвенно — да: средний заработок для отпускных и пособий считается из фактически начисленных сумм. После перехода на полную ставку начисления вырастут, и последующие расчёты среднего заработка будут учитывать новые суммы. Сам перевод никаких перерасчётов прошлых отпускных не вызывает.