Другое · 11 мин
Как в 1С перевести сотрудника на удалённую работу
Как оформить перевод сотрудника на удалённую работу в 1С:ЗУП: кадровый перевод, допсоглашение, настройка графика и учёта рабочего времени дистанционника.
Перевод сотрудника на удалённую работу в 1С:ЗУП — это не одна кнопка, а цепочка действий: кадровое оформление (дополнительное соглашение и приказ), изменение условий труда в программе, настройка графика и корректный учёт рабочего времени. Если сделать только часть шагов, в отчётах и расчёте зарплаты появятся ошибки: неверный табель, неправильные места работы в отчётности, расхождения с трудовым договором.
В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) перевод на дистанционную работу оформляется через документ «Кадровый перевод» с указанием характера работы «Дистанционно (удалённо)», а условия оплаты и график меняются в том же документе или отдельным изменением оплаты труда.
Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки настроек программы до проверки результата в табеле и отчётах, а также типичные ошибки, которые приводят к проблемам при расчёте зарплаты и сдаче отчётности.
Подготовка: что проверить в настройках 1С перед переводом
Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе включены нужные опции. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка учёта зарплаты» (в зависимости от релиза путь может отличаться) и проверьте, что в учётной политике организации доступен учёт дистанционных работников. В свежих релизах ЗУП 3.1 характер работы «Дистанционно» доступен по умолчанию в документе кадрового перевода.
Также проверьте справочник «Графики работы сотрудников». Если удалённый сотрудник будет работать по тому же графику, что и в офисе, новый график создавать не нужно. Если режим меняется (гибкое начало дня, неполное время, суммированный учёт), график нужно завести заранее, чтобы выбрать его в кадровом переводе.
Третий пункт подготовки — юридическая сторона. Перевод на удалёнку оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. В 1С печатные формы этих документов формируются из карточки сотрудника или документа перевода, но текст допсоглашения обычно дорабатывается под условия компании (порядок обеспечения оборудованием, компенсация расходов, порядок взаимодействия).
Оформление кадрового перевода на дистанционную работу
Основной документ — «Кадровый перевод»: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Кадровый перевод». Если переводов несколько (массовый перевод подразделения на удалёнку), используйте документ «Кадровый перевод списком» — он экономит время и снижает риск ошибок при одинаковых условиях.
В документе укажите дату перевода, сотрудника и откройте вкладку с условиями труда. В поле «Характер работы» выберите «Дистанционно (удалённо)». Если сотрудник работает на дому, а не в произвольном месте, проверьте формулировки в допсоглашении — в трудовом праве «дистанционная работа» и «надомный труд» — разные режимы, и в 1С фиксируется именно дистанционный характер работы.
Если при переводе меняются подразделение, должность или условия оплаты (например, отменяется доплата за работу в офисе или добавляется компенсация за использование личного оборудования), отметьте соответствующие изменения в том же документе на вкладках «Оплата труда» и «Кадровые данные». Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке печати.
- 1Проверьте настройки учёта и при необходимости создайте новый график работы
- 2Создайте документ «Кадры» → «Кадровый перевод» (или «Кадровый перевод списком»)
- 3Укажите дату, сотрудника и характер работы «Дистанционно (удалённо)»
- 4При изменении оплаты или графика заполните вкладки «Оплата труда» и «График работы»
- 5Проведите документ, распечатайте приказ и допсоглашение
- 6Проверьте результат в табеле и лицевой карточке сотрудника
Настройка графика работы удалённого сотрудника
График определяет, как программа заполнит табель и рассчитает норму времени. Если удалённик сохраняет прежний режим (пятидневка, 8 часов), график можно не менять — кадровый перевод сменит только характер работы. Но на практике удалёнка часто идёт вместе с гибким графиком или неполным рабочим временем, и тогда нужен отдельный график.
Новый график создаётся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для гибкого режима обычно настраивают график с фиксированным количеством часов в неделю без жёсткой привязки времени начала, либо график суммированного учёта рабочего времени. Учтите: при суммированном учёте в программе должен быть задан учётный период, иначе расчёт сверхурочных будет некорректным.
Назначить новый график можно прямо в кадровом переводе (поле «График работы») или отдельным документом «Изменение графика работы списком», если график меняется группе сотрудников. Проверьте дату начала действия графика: она должна совпадать с датой перевода на удалёнку, иначе табель за переходный месяц заполнится по смешанным правилам.
Учёт рабочего времени и табель для удалёнщика
После проведения кадрового перевода табель (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)») заполняется по графику сотрудника автоматически. Для дистанционного работника с обычным графиком ничего дополнительно настраивать не нужно — явки проставляются по календарю графика.
Сложнее ситуация, когда фактическое время отличается от графика: удалённый сотрудник работает по заданиям, а не по часам. В этом случае используйте документ «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном или вводите индивидуальный график на месяц документом «Индивидуальный график». Это важно для сотрудников с почасовой оплатой — для окладников отклонения в пределах месяца на расчёт не влияют.
Отдельно проверьте отражение в учёте компенсаций за использование личного имущества (оборудование, интернет). Такие выплаты оформляются начислением с соответствующим кодом дохода, чтобы корректно облагаться НДФЛ и взносами. Настройка вида начисления выполняется в разделе «Настройка» → «Начисления».
Как проверить результат перевода
В истории кадровых событий есть перевод с характером работы «Дистанционно»
Перевода нет или характер работы остался прежним
Явки и норма времени соответствуют новому графику
Табель заполнен по старому графику или пустой
Начисления за период до и после перевода рассчитаны по нужным условиям
Пропали доплаты или появились начисления, которые должны были отмениться
Расчёт зарплаты и нюансы оплаты удалённой работы
Сам по себе перевод на удалёнку не меняет систему оплаты труда: оклад, премии и надбавки сохраняются, если вы не изменили их в кадровом переводе. Зарплата рассчитывается стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» — программа подтянет условия из последних кадровых данных.
Обратите внимание на переходный месяц. Если перевод оформлен с середины месяца и при этом изменились начисления (например, отменена офисная доплата), программа рассчитает каждое начисление пропорционально отработанному времени в периодах до и после перевода. Проверьте расчётный листок: суммы должны быть разбиты по периодам.
Если сотрудник работает удалённо из другого региона, проверьте территориальные условия и районные коэффициенты. В ЗУП 3.1 районный коэффициент привязан к подразделению или территории выполнения работ — при смене места работы может потребоваться изменить эти данные, иначе надбавка рассчитается неверно.
Массовый перевод и альтернативные сценарии
Когда на удалёнку переводится целое подразделение, используйте «Кадровый перевод списком»: в табличную часть добавляются все сотрудники, а общие параметры (дата, характер работы, график) задаются один раз. Это снижает риск рассинхронизации условий внутри команды.
Если удалёнка временная (например, на период ремонта офиса), есть два подхода. Первый — оформить перевод и затем обратный перевод на дату возврата в офис. Второй, менее корректный, — оставить кадровые данные без изменений и учитывать время как обычные явки. Второй вариант проще, но юридически дистанционная работа должна быть зафиксирована, поэтому для длительных периодов оформляйте полноценный перевод.
Для внешних совместителей и сотрудников по ГПХ порядок отличается: совместители переводятся тем же кадровым переводом по своему месту работы, а исполнители по договорам ГПХ в кадровом учёте не числятся — для них характер работы в ЗУП не устанавливается, достаточно условий договора.
Как выбрать способ оформления
FAQ: частые вопросы о переводе на удалёнку в 1С
Можно ли оформить перевод на удалёнку задним числом?
Технически документ можно провести прошлой датой, но если зарплата за этот период уже рассчитана и выплачена, программа потребует перерасчёта. Безопаснее оформлять перевод текущей датой, а прошлые периоды корректировать только после проверки влияния на расчёты, НДФЛ и взносы.
Чем отличается дистанционная работа от надомной в 1С?
В ЗУП 3.1 фиксируется характер работы «Дистанционно (удалённо)» — это соответствует главе 49.1 ТК РФ. Надомный труд (глава 49) — отдельный режим со своими требованиями; в программе для него нет специального признака, и оформляется он через условия трудового договора. Перед переводом уточните у кадровика, какой режим применяется.
Нужно ли менять график, если удалённик работает по тому же расписанию?
Нет. Если режим рабочего времени сохраняется, график в кадровом переводе можно не менять — достаточно указать характер работы. Табель продолжит заполняться по прежнему графику.
Как отразить компенсацию за интернет и электричество удалёнщику?
Создайте отдельное начисление («Настройка» → «Начисления») с назначением «Компенсация за использование личного имущества» и корректным кодом дохода по НДФЛ. Назначьте его в кадровом переводе или документом «Изменение оплаты труда». Не проводите такие выплаты как премию — это исказит налоговую отчётность.
Что делать, если характер работы «Дистанционно» недоступен в документе?
Обновите конфигурацию до актуального релиза 3.1 — поддержка дистанционной работы добавлена в типовую поставку. Если обновление невозможно, временно фиксируйте условия в дополнительных сведениях сотрудника, но планируйте обновление, так как отчётность по дистанционным работникам без этого реквизита будет неполной.
Как проверить, что перевод попал в отчётность?
Сформируйте штатную расстановку и список сотрудников с отбором по характеру работы, а также статистические формы, где выделяются дистанционные работники. В лицевой карточке сотрудника история кадровых событий должна содержать перевод с датой и признаком удалённой работы.
Что важно запомнить
Перевод на удалёнку в 1С:ЗУП оформляется кадровым переводом с характером работы «Дистанционно (удалённо)». График и оплату меняйте только если они реально изменились, компенсации проводите отдельным начислением с правильными кодами, а результат всегда проверяйте в табеле и расчётном листке до выплаты зарплаты.