Другое · 11 мин
Как в 1С отразить зарплату умершего сотрудника
Как в 1С:ЗУП оформить увольнение умершего сотрудника, начислить зарплату и компенсацию отпуска, удержать НДФЛ и выплатить деньги родственникам.
Смерть сотрудника — основание для прекращения трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это событие оформляется отдельным приказом об увольнении, а невыплаченная зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск начисляются в обычном порядке, но с особенностями по НДФЛ и страховым взносам. Выплачиваются суммы не умершему, а членам его семьи или лицам, оплатившим похороны, поэтому важно правильно оформить выплату, чтобы не возникло налоговых и юридических ошибок.
Ключевая особенность: доходы, начисленные умершему, но не полученные им при жизни, облагаются страховыми взносами, но не облагаются НДФЛ у наследников, если выплата производится в рамках наследования (пункт 18 статьи 217 НК РФ). При этом зарплата, начисленная при жизни и уже удержанная по НДФЛ, остаётся в составе налоговой базы умершего. В 1С это различие реализуется через настройку видов начислений и порядок регистрации дохода.
Ниже разобран полный порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от кадрового приказа до выплаты родственникам и отражения в отчётности. Инструкция применима и для 1С:Бухгалтерии с зарплатным блоком, хотя названия документов могут незначительно отличаться.
Какие документы нужны до начала работы в 1С
До внесения данных в программу бухгалтер или кадровик должен получить свидетельство о смерти (или его нотариально заверенную копию) — без него приказ об увольнении не издаётся. Дата смерти, указанная в свидетельстве, становится датой прекращения трудового договора, даже если в этот день сотрудник числился на больничном или в отпуске.
Для выплаты денег потребуется заявление члена семьи (супруга, детей, родителей и других лиц по статье 141 ТК РФ) или лица, оплатившего погребение. К заявлению прикладываются документы, подтверждающие родство или оплату похорон: свидетельство о браке, о рождении, квитанции ритуальных услуг. Если обратилось несколько претендентов, деньги выдаются тому, кто обратился первым, либо вопрос решается через нотариуса и наследственное дело.
Срок на выплату — одна неделя со дня подачи заявления с полным комплектом документов (статья 141 ТК РФ). Невостребованные суммы депонируются и впоследствии включаются в состав наследства.
Оформление увольнения в связи со смертью в 1С:ЗУП
В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение». В поле «Сотрудник» выберите умершего работника, в поле «Дата увольнения» укажите дату смерти по свидетельству. В поле «Основание увольнения» выберите из справочника пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «прекращение трудового договора вследствие обстоятельств, не зависящих от воли сторон».
На вкладке «Компенсации отпуска» программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск на дату смерти. Проверьте остаток отпуска: при необходимости откройте отчёт «Остатки отпусков» и сверьте с данными личной карточки. Если сотрудник умер в отпуске или на больничном, эти периоды не прерываются и не пересчитываются — договор прекращается датой смерти.
Если в компании включён обмен с 1С:Бухгалтерией, после проведения документа увольнение синхронизируется автоматически. Проверьте, что в бухгалтерской программе сотрудник также получил статус уволенного — иначе он продолжит попадать в списки и отчёты.
Начисление зарплаты и компенсации отпуска
Зарплата за отработанные дни месяца смерти начисляется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» или внутри самого документа «Увольнение», если включён режим расчёта при увольнении. Программа посчитает оплату пропорционально отработанному времени по табелю. Если сотрудник болел и больничный лист ещё не закрыт, пособие по нетрудоспособности начисляется до даты смерти включительно.
Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется видом расчёта «Компенсация отпуска при увольнении». Обе суммы формируют задолженность организации перед умершим, которая затем выплачивается родственникам. Не создавайте отдельные «ручные» начисления произвольными видами расчёта — это ломает отчётность по взносам и среднему заработку.
- 1Создайте документ «Увольнение» с датой смерти и основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 2Проверьте автоматический расчёт компенсации отпуска и остаток дней
- 3Проведите «Начисление зарплаты и взносов» за месяц смерти
- 4Сверьте начисленные суммы с расчётным листком сотрудника
- 5Проверьте, что страховые взносы посчитаны, а НДФЛ отражён корректно
НДФЛ и страховые взносы: главные отличия
Страховые взносы начисляются на все выплаты умершему сотруднику в полном объёме — зарплату и компенсацию отпуска, — поскольку они начислены в рамках трудовых отношений, действовавших на момент начисления. В 1С:ЗУП взносы рассчитаются автоматически при проведении начисления, дополнительных настроек не требуется.
С НДФЛ ситуация иная. Суммы, начисленные за отработанное время и выплачиваемые наследникам в порядке статьи 141 ТК РФ, не облагаются НДФЛ на основании пункта 18 статьи 217 НК РФ — налоговые обязательства физического лица прекращаются со смертью, а наследники получают эти суммы как доход, освобождаемый от налога. НДФЛ, который был удержан с зарплаты при жизни сотрудника (например, за предыдущие месяцы), возврату не подлежит.
В типовой 1С:ЗУП 3.1 при увольнении в связи со смертью программа, как правило, не удерживает НДФЛ с окончательного расчёта автоматически, но поведение зависит от версии релиза и настроек вида начисления. Обязательно откройте в документе вкладку «НДФЛ» и проверьте сумму налога: если программа удержала НДФЛ с компенсации и зарплаты умершего, скорректируйте её вручную до нуля, указав причину в комментарии. В регистрах налог при этом не должен попасть ни в «удержано», ни в «перечислено».
Выплата денег родственникам
Выплата оформляется ведомостью (в банк или в кассу), но получателем указывается не умерший сотрудник, а лицо, подавшее заявление. В 1С:ЗУП для этого используют механизм выплаты бывшим сотрудникам: создайте ведомость, подберите уволенного сотрудника и укажите способ выплаты. Если деньги перечисляются на карту родственника, реквизиты его счёта фиксируют в заявлении и платёжном поручении, а не в карточке умершего.
При выплате из кассы составьте расходный кассовый ордер на имя получателя с указанием реквизитов его паспорта и документа, подтверждающего право на получение. Копии заявления и подтверждающих документов приложите к РКО — это защитит организацию при возможных претензиях других наследников.
Если за зарплатой никто не обратился, сумма депонируется: в 1С оформляется документ «Депонирование зарплаты», а задолженность хранится до востребования наследниками через нотариуса. Срок исковой давности по таким требованиям составляет три года, но обязанность организации хранить депонированные суммы сохраняется.
Отражение в отчётности и синхронизация с бухгалтерией
В расчёте 6-НДФЛ суммы, выплаченные наследникам без удержания налога, в состав облагаемых доходов не включаются. Если часть зарплаты была начислена и обложена при жизни сотрудника, она остаётся в отчётности за соответствующий период. В расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях умерший сотрудник отражается в обычном порядке до даты смерти — взносы начислены, значит база должна быть показана.
При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проводки формируются стандартно: Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 70 на начисление, Дт 70 — Кт 50 (51) на выплату. Проводки по НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01) по суммам окончательного расчёта быть не должно. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника: после выплаты сальдо должно закрыться в ноль.
Как проверить результат
Уволен с датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
Сотрудник числится работающим или уволен по другой статье
Налог с окончательного расчёта равен нулю
НДФЛ удержан и попал в регистры к перечислению
Взносы начислены на зарплату и компенсацию полностью
База по взносам пустая или занижена
После выплаты задолженность перед сотрудником равна нулю
Осталось кредитовое сальдо без депонирования
Особые сценарии: больничный, премии, материальная помощь
Незакрытый больничный и пособия
Если сотрудник умер во время болезни, пособие по временной нетрудоспособности начисляется по день смерти. Листок нетрудоспособности закрывается медицинской организацией с кодом, указывающим на смерть застрахованного. В 1С документ «Больничный лист» проводится обычным порядком, сумма пособия выплачивается родственникам на тех же условиях, что и зарплата.
Премии, начисленные после смерти
Премия за период, отработанный при жизни, но начисленная после смерти (например, квартальная), также выплачивается наследникам и не облагается НДФЛ. Страховые взносы на такую премию не начисляются, если она начислена уже после прекращения трудового договора — проверьте настройку вида начисления в программе, флаг обложения взносами должен соответствовать дате начисления.
Материальная помощь родственникам
Если организация выплачивает семье материальную помощь в связи со смертью работника, она оформляется отдельным приказом и отдельным начислением на физическое лицо-получателя (не на умершего сотрудника). Такая выплата не облагается НДФЛ и взносами в полном объёме при условии, что получатель — член семьи. В 1С её регистрируют документом «Материальная помощь» или разовым начислением с соответствующим кодом дохода.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Зарплата и компенсация отпуска начисляются обычно, взносы начисляются, НДФЛ с окончательного расчёта не удерживается. Деньги выплачиваются родственнику по заявлению и подтверждающим документам в течение недели; невостребованные суммы депонируются.
Частые вопросы
Можно ли перечислить зарплату на карту умершего сотрудника?
Нет, делать этого не следует. После уведомления банка о смерти клиента счёт блокируется, и деньги могут «зависнуть» до оформления наследства. Выплату проводите на счёт родственника по его заявлению или наличными через кассу с расходным ордером на имя получателя.
Кто имеет право получить зарплату умершего?
По статье 141 ТК РФ — члены семьи (супруг, дети, родители и другие иждивенцы, совместно проживавшие с работником) или лицо, оплатившее погребение. Если обращений несколько или право оспаривается, сумма выплачивается через нотариуса в составе наследства.
Нужно ли сдавать на умершего сотрудника персонифицированные сведения?
Да, за период до даты смерти сотрудник включается в персонифицированные сведения и расчёт по взносам, поскольку взносы были начислены. Дата смерти фиксируется в кадровых данных, после неё начислений быть не должно.
Что делать, если НДФЛ уже удержан и перечислен с окончательного расчёта?
Оформите в 1С возврат излишне удержанного налога: скорректируйте документ начисления, отразите возврат через документ «Возврат НДФЛ» и выплатите сумму наследнику. Отчётность 6-НДФЛ за затронутый период подайте уточнённой.
Как быть, если за зарплатой никто не обратился?
Депонируйте сумму документом «Депонирование зарплаты» и храните задолженность до востребования. Наследники смогут получить деньги позже — через заявление к работодателю или через нотариуса в составе наследственной массы.