Другое · 9 мин
Как в 1С отразить возмещение от ФСС на погребение
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП начислить пособие на погребение, оформить возмещение расходов из ФСС (СФР), какие документы и проводки использовать.
Пособие на погребение — это социальная выплата, которую работодатель оплачивает за счёт средств ФСС (ныне — Социального фонда России, СФР). Работодатель сначала выплачивает деньги за свой счёт, а затем возмещает расходы из фонда. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) эта операция отражается специальными документами, и важно пройти весь путь правильно: от начисления до заявления на возмещение.
Ошибки при отражении пособия приводят к расхождениям в отчётности по взносам, неверному сальдо расчётов с фондом и отказам в возмещении. Ниже разобран полный порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, а также особенности для регионов с прямыми выплатами и пилотным проектом.
Правовая основа и размер пособия
Пособие на погребение выплачивается на основании статьи 10 Федерального закона № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле». Его базовый размер установлен законом и ежегодно индексируется, а в районах с районным коэффициентом пособие увеличивается на этот коэффициент. Точный актуальный размер следует уточнять на дату смерти — именно дата смерти определяет применяемый размер пособия.
Работодатель обязан выплатить пособие, если умер сам работник или несовершеннолетний член его семьи. Основание — справка о смерти по форме, утверждённой ЗАГСом (ранее применялась форма № 33). Выплата производится в день обращения, поэтому документ в 1С должен быть оформлен оперативно.
Пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере. Это важно при настройке вида начисления в программе: неверные настройки налогообложения приведут к доначислениям в отчётности.
Кто получает пособие и какие документы собрать
Получателем пособия может быть супруг, близкий родственник, иной родственник, законный представитель или любое лицо, взявшее на себя организацию похорон. Если хоронили работника — пособие выплачивает его работодатель. Если умер несовершеннолетний член семьи работника — пособие получает сам работник у своего работодателя.
Перед отражением операции в 1С соберите пакет документов: справку о смерти из ЗАГСа, заявление получателя (в свободной форме или по форме фонда), а при необходимости — документы, подтверждающие родство. Копии этих документов понадобятся позже для заявления на возмещение в СФР.
Проверьте, что сотрудник числился в штате на дату смерти
Убедитесь, что умерший — несовершеннолетний член семьи
Работодатель только передаёт документы в СФР
Начисление пособия в 1С:ЗУП
В типовой 1С:ЗУП 3.1 пособие на погребение начисляется как разовое начисление. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Разовые начисления» (или «Все начисления») и создайте новый документ. Если нужного вида начисления нет в списке, создайте его: раздел «Настройка» → «Начисления» → «Создать».
При настройке вида начисления укажите: назначение — «Прочие начисления», начисление выполняется «По отдельному документу», НДФЛ — «Не облагается», страховые взносы — «Доходы, не являющиеся объектом обложения». В поле категории дохода для отражения в отчётности по взносам выберите вариант, соответствующий государственным пособиям за счёт ФСС. Это критично: именно эта настройка связывает начисление с возмещаемыми расходами фонда.
В документе начисления укажите сотрудника (или получателя, если пособие платится родственнику умершего работника — тогда получателя может потребоваться завести как физическое лицо), дату, сумму пособия с учётом районного коэффициента и период. Проведите документ и проверьте, что сумма не попала в базу по НДФЛ и взносам.
- 1Создайте вид начисления с кодом дохода «не облагается» по НДФЛ и взносам
- 2Оформите документ «Разовое начисление» с суммой пособия
- 3Проверьте в движениях документа отсутствие НДФЛ и взносов
- 4Выплатите пособие через ведомость в день обращения
Выплата пособия получателю
Закон требует выплатить пособие в день обращения с справкой о смерти. Оформите ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета», в зависимости от способа выплаты. В поле «Выплачивать» выберите созданное разовое начисление, чтобы в ведомость подтянулась именно сумма пособия, а не плановая зарплата.
Если получатель не является сотрудником организации (например, супруг умершего работника), проверьте, что физическое лицо заведено в справочнике и у него заполнены банковские реквизиты или выбрана выплата через кассу. После проведения ведомости расход считается произведённым, и можно переходить к возмещению.
Оформление возмещения расходов из ФСС (СФР)
Если в вашем регионе действует зачётный механизм (не прямые выплаты), возмещение оформляется документом «Заявление на возмещение расходов»: раздел «Отчётность, справки» → «Пособия за счёт ФСС» → «Заявления на возмещение выплаченных пособий». Создайте документ, укажите период и организацию — программа автоматически подтянет суммы выплаченных пособий, включая пособие на погребение.
Проверьте, что сумма пособия попала в заявление. Если строка пустая, чаще всего причина в неверной категории дохода в виде начисления или в том, что ведомость на выплату не проведена. Заявление можно выгрузить в электронном виде и отправить в фонд через 1С-Отчётность или передать на бумаге вместе с подтверждающими документами.
Альтернатива — зачётный механизм: сумма пособия уменьшает страховые взносы на ВНиМ к уплате. В расчёте по страховым взносам (РСВ) пособие отразится в приложении 2 как расходы на выплату страхового обеспечения. Если расходы превышают начисленные взносы, разницу фонд возмещает на расчётный счёт после камеральной проверки.
Как выбрать действие
Проводки и отражение в бухгалтерском учёте
После синхронизации с 1С:Бухгалтерией начисление пособия формирует проводку Дт 69.01 Кт 70 (или 76, если получатель — не сотрудник). Выплата — Дт 70 (76) Кт 50 или 51. Поступление возмещения от фонда отражается как Дт 51 Кт 69.01, что закрывает дебиторское сальдо по расчётам с СФР.
Если получатель пособия — стороннее физическое лицо, убедитесь, что в настройках отражения в учёте выбран счёт 76, а не 70: иначе в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70 появится «чужой» человек, что исказит расчёты с персоналом. Проверьте это до синхронизации, исправление после переноса данных потребует ручной корректировки проводок.
Как проверить результат
Дебиторка по пособию закрыта
Сумма пособия «висит» по дебету
Пособие в расходах на страховое обеспечение
Пособие попало в облагаемую базу
Налог не начислен
С пособия удержан НДФЛ
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — неверная настройка налогообложения вида начисления. Если оставить облагаемый код дохода, программа удержит НДФЛ и начислит взносы, а в РСВ пособие попадёт в базу. Исправление потребует перерасчёта, уточнённого РСВ и корректировки 6-НДФЛ.
Вторая типичная проблема — пособие на погребение путают с материальной помощью в связи со смертью. Это разные выплаты: матпомощь платит работодатель за свой счёт (с лимитом необлагаемой суммы), а пособие — за счёт фонда. Если оформить пособие как матпомощь, возместить его из СФР не получится.
Третья ошибка — нарушение срока выплаты. Пособие должно быть выплачено в день обращения; задержка может повлечь претензии получателя и вопросы при проверке. Также помните: обратиться за пособием можно в течение ограниченного срока со дня смерти, после чего право на выплату утрачивается.
Что важно запомнить
Пособие на погребение начисляется разовым начислением без НДФЛ и взносов, выплачивается в день обращения, а возмещение оформляется заявлением в СФР или через зачёт в РСВ. Контролируйте настройки вида начисления и сальдо по счёту 69.01.
Частые вопросы
Можно ли выплатить пособие на погребение вместе с зарплатой?
Технически можно включить сумму в зарплатную ведомость, но делать это не рекомендуется: пособие должно быть выплачено в день обращения, а не в сроки выплаты зарплаты. Оформляйте отдельную ведомость по разовому начислению.
Что делать, если пособие не попало в заявление на возмещение?
Проверьте три вещи: проведена ли ведомость на выплату, выбрана ли в виде начисления категория государственных пособий за счёт ФСС и тот ли период указан в заявлении. После исправления перезаполните заявление кнопкой «Заполнить».
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ?
Нет, пособие полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов независимо от суммы в пределах установленного размера. Если программа удержала налог — ошибка в настройках вида начисления.
Кто платит пособие, если умерший работал по совместительству у нескольких работодателей?
Пособие выплачивается по одному месту работы — по выбору получателя. Для возмещения фонд может запросить подтверждение, что пособие не выплачивалось другим работодателем.
Как отразить пособие, если организация на спецрежиме?
Порядок в 1С не меняется: начисление, ведомость, заявление на возмещение. Различия касаются только бухгалтерских счетов затрат, но само пособие всё равно проходит через расчёты с фондом по счёту 69.