Как в 1С отразить увольнение сотрудника

Увольнение сотрудника в 1С — это не просто установка даты в карточке работника. Программа должна рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, доначислить зарплату за отработанные дни, удержать НДФЛ и страховые взносы, сформировать выплату и подготовить кадровые отчёты. Если пропустить хотя бы один этап, в учёте останутся ошибки: незакрытые остатки по сотруднику, неверные суммы в отчётности или долг по выплатам.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь цикл выполняется одним документом «Увольнение» с автоматическим расчётом. В 1С:Бухгалтерии часть операций придётся делать вручную — создавать кадровый приказ и отдельно начислять компенсацию. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка результата и типичные ошибки.

Подготовка: что проверить до оформления увольнения

Перед созданием документа убедитесь, что в базе введены все начисления за последний месяц работы сотрудника: табель, премии, больничные, командировки. Если увольнение оформить раньше, чем закрыт месяц, документ рассчитает зарплату только за отработанные дни — и это нормально, но недостающие начисления потом придётся добавлять вручную или пересчитывать документ.

Проверьте остаток отпуска: в ЗУП откройте карточку сотрудника и отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры → Отчёты, справки»). Именно на основании этого остатка программа рассчитает компенсацию. Если остаток неверный — например, не введены отпуска прошлых лет при переходе на программу, — компенсация будет рассчитана неправильно.

Также уточните основание увольнения и дату. От причины зависят выплаты: при сокращении штата положено выходное пособие, при увольнении по собственному желанию — только зарплата и компенсация отпуска. Дата увольнения определяет, за какой период считать средний заработок и когда перечислять НДФЛ.

Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Основной сценарий в ЗУП: перейдите в раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание — выберите соответствующий пункт статьи ТК РФ из справочника. Если увольняется несколько человек (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком».

После выбора сотрудника программа автоматически заполнит вкладки расчёта. На вкладке «Начисления и удержания» появятся: зарплата за отработанные дни текущего месяца, компенсация за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом отпуск), а при сокращении — выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства.

На вкладке с компенсацией отпуска проверьте количество дней и средний заработок. Программа показывает расчётный период и заработок для среднего — откройте его нажатием на сумму и сверьте с фактическими начислениями. Если месяцы расчётного периода отработаны не полностью, убедитесь, что исключаемые периоды (отпуска, больничные) учтены корректно.

1. 1
   Проверьте остаток отпуска сотрудника и полноту начислений за месяц
2. 2
   Создайте документ «Увольнение»: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения
3. 3
   Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте расчёт компенсации отпуска и среднего заработка на вкладках документа
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа Т-8
7. 7
   Создайте ведомость на выплату и проведите выплату
8. 8
   Сформируйте СЗВ-ТД и записку-расчёт Т-61

Компенсация отпуска, НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами полностью — это не выходное пособие, для неё нет необлагаемых лимитов. Программа рассчитает налог автоматически на вкладке «НДФЛ» документа увольнения. Проверьте, что применены положенные вычеты, если сотрудник на них имеет право.

Выходное пособие при сокращении облагается иначе: НДФЛ и взносами не облагается сумма в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников районов Крайнего Севера). В ЗУП эта логика уже настроена, но при ручной корректировке сумм пособия проверьте, что программа правильно разделила облагаемую и необлагаемую части.

Дата фактического получения дохода при увольнении — последний рабочий день сотрудника. НДФЛ перечисляется в общие сроки после выплаты. Убедитесь, что в документе выплаты корректно указана дата: от неё зависит отражение налога в 6-НДФЛ.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 функционал проще. Кадровый приказ создаётся через раздел «Зарплата и кадры → Кадровые документы → Увольнения» (в некоторых релизах — «Кадры → Увольнения»). Документ фиксирует дату и основание, но не выполняет полный расчёт.

Начисление компенсации делается в документе «Начисление зарплаты» за последний месяц работы: добавьте сотруднику строку с видом начисления «Компенсация отпуска при увольнении» и укажите сумму вручную, рассчитанную по среднему заработку. Если в программе включён расчёт остатков отпусков, количество дней можно посмотреть в карточке сотрудника, но сам расчёт среднего заработка чаще выполняют внешним калькулятором или вручную.

После начисления сформируйте ведомость на выплату (кассу или банк), проведите выплату и отразите удержание НДФЛ. Проверьте проводки: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 70 по начислению, Дт 70 — Кт 68.01 по НДФЛ, Дт 70 — Кт 50/51 по выплате.

ЗУП или Бухгалтерия: где удобнее оформлять

1С:ЗУП

Полный автоматический расчёт: компенсация, пособие, средний заработок, НДФЛ, взносы, кадровые отчёты. Подходит при любом количестве сотрудников и сложных случаях увольнения.

1С:Бухгалтерия

Кадровый приказ создаётся, но компенсацию и средний заработок часто приходится считать вручную. Приемлемо для микропредприятий с простыми ситуациями.

Выплата, документы и отчётность при увольнении

Расчёт с сотрудником нужно произвести в последний рабочий день. В ЗУП создайте ведомость («Выплаты → Ведомости в банк/кассу») с характером выплаты «Увольнение» — программа подтянет точную сумму к выплате с учётом НДФЛ. После проведения ведомости долг перед сотрудником должен закрыться.

Из документа увольнения распечатайте приказ по форме Т-8 (или самостоятельно разработанной форме) и записку-расчёт Т-61. В ЗУП также формируется справка о заработке для расчёта пособий и раздел 3 РСВ по уволенному сотруднику.

Кадровый отчёт СЗВ-ТД подаётся в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В ЗУП отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки → СЗВ-ТД» и заполняется автоматически по данным документа. Не забудьте также отразить увольнение в ЕФС-1 при сдаче персонифицированных сведений за соответствующий период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток задолженности по сотруднику

Норма

В отчёте «Задолженность по зарплате» по уволенному — ноль

Тревожный признак

Осталась сумма долга или переплаты

Остаток отпуска

Норма

После увольнения остаток закрыт компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остаток не изменился — компенсация не рассчитана

СЗВ-ТД

Норма

Отчёт сдан в срок, мероприятие «Увольнение» с датой приказа

Тревожный признак

Отчёт не сформирован или дата не совпадает с приказом

Типичные ошибки и частные сценарии

Самая частая ошибка — увольнение проведено, а выплата нет, либо наоборот. В результате в отчёте по задолженности висит остаток, а 6-НДФЛ расходится с выплатами. Всегда проверяйте связку «начислено — удержано — выплачено» по сотруднику после проведения всех документов.

Вторая ошибка — неверная дата увольнения в документе. Если приказ издан одной датой, а в программе указана другая, СЗВ-ТД и трудовая книжка разойдутся с учётом. Исправляется это отменой проведения и корректировкой документа до сдачи отчётности.

Если увольнение нужно отменить

Когда сотрудник передумал или приказ отменён, в ЗУП достаточно пометить документ «Увольнение» на удаление или отменить проведение — если по нему ещё не сдана отчётность. Если СЗВ-ТД уже отправлен, потребуется подать отменяющую форму. При уже проведённой выплате сначала сторнируйте ведомость, затем документ увольнения.

Увольнение в середине месяца и пересчёт

Если после увольнения обнаружились неучтённые начисления (например, премия за период работы), создайте документ «Премия» или «Разовое начисление» с периодом до даты увольнения — программа позволит начислить сумму уже уволенному сотруднику. Выплата оформляется отдельной ведомостью.

FAQ

Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С?

Технически документ можно создать любой датой, но делать это следует только до закрытия периода и сдачи отчётности. Если месяц закрыт и отчёты сданы, потребуется пересчёт зарплаты, корректировка 6-НДФЛ и уточнённые формы. СЗВ-ТД при этом подаётся с фактической датой приказа.

Почему программа не рассчитывает компенсацию отпуска?

Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или отрицательный, либо данные об отпусках не введены в базу. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику. Также убедитесь, что в документе увольнения стоит флажок начисления компенсации, а не «не использовать».

Как оформить увольнение, если сотрудник работал по совместительству?

Внешний совместитель увольняется отдельным документом «Увольнение» по своей карточке сотрудника — это самостоятельное трудовое место с собственным расчётом компенсации. Внутренний совместитель в ЗУП оформлен как отдельный сотрудник, поэтому увольнение с основного места и с совместительства проводится двумя документами.

Что делать, если после увольнения нашлась ошибка в расчёте?

Если сумма занижена — доначислите через документ «Разовое начисление» или «Премия» с периодом до даты увольнения и выплатите отдельной ведомостью. Если излишне выплачена — удержать без согласия сотрудника можно только в ограниченных случаях, предусмотренных ст. 137 ТК РФ, обычно требуется добровольный возврат.

Нужно ли блокировать доступ уволенного сотрудника в 1С?

Да, если сотрудник имел учётную запись в программе. Отключите пользователя в разделе «Администрирование → Пользователи и права» в день увольнения. Учётную запись лучше не удалять, а деактивировать — чтобы сохранить историю действий в журнале регистрации.