Как в 1С отразить удержание подотчетных сумм из зарплаты

Если работник не отчитался по авансовому отчету и не вернул остаток подотчетных денег в срок, организация вправе удержать эту сумму из его заработной платы. В 1С такая операция оформляется не «возвратом в кассу», а специальным видом удержания, чтобы сумма корректно попала в расчетный листок, регистры НДФЛ и бухгалтерские проводки.

Ключевое условие законности — соблюдение требований статьи 137 ТК РФ: решение об удержании принимается не позднее одного месяца после истечения срока отчета, работник не оспаривает основание и размер удержания, а общая сумма удержаний при каждой выплате не превышает установленный лимит. Нарушение этих условий делает удержание в программе формально возможным, но юридически рискованным.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также отражение операции в 1С:Бухгалтерии 8, типовые ошибки и способы проверить результат до выплаты зарплаты.

Когда удержание из зарплаты допустимо и в каких пределах

Удержать невозвращенный аванс можно только при одновременном выполнении нескольких условий. Первое — истек срок, установленный для отчета по выданным суммам (по общему правилу работник обязан отчитаться в течение трех рабочих дней после окончания командировки или срока, установленного локальным актом). Второе — руководитель издал распоряжение об удержании не позднее одного месяца с этой даты. Третье — работник не возражает против удержания, что обычно фиксируется его письменным заявлением или подписью на приказе.

Размер удержаний ограничен статьей 138 ТК РФ: при каждой выплате зарплаты общая сумма удержаний, как правило, не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику после удержания НДФЛ. Если одновременно действуют исполнительные документы, лимит может достигать 50%, а по отдельным основаниям — 70%. Это значит, что крупный долг по подотчету придется удерживать частями за несколько месяцев, и программу нужно настроить именно на поэтапное удержание.

Подготовительные действия: документы и данные

Прежде чем вносить что-либо в программу, сверьте остаток задолженности по счету 71. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или акт сверки с подотчетным лицом и убедитесь, что сумма долга подтверждена: авансовый отчет не представлен либо принят частично, а остаток в кассу не возвращен. Именно эта проверенная цифра будет основанием для удержания, а не «примерная» сумма из памяти кассира.

Далее оформите приказ (распоряжение) руководителя об удержании и получите согласие работника. В приказе укажите сумму долга, основание, порядок удержания — единовременно или частями, и процент от зарплаты. Эти параметры потребуются при настройке удержания в 1С, поэтому удобно сразу зафиксировать их в письменном виде.

Настройка вида удержания в 1С:ЗУП 3.1

В типовой конфигурации для таких случаев используется предопределенный вид расчета «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» либо создается собственный. Откройте раздел «Настройка — Удержания» и проверьте, есть ли подходящий вид удержания в списке. Если создаете новый, задайте назначение «Прочее удержание», способ расчета — фиксированной суммой или процентом от расчетной базы, а в поле «Категория» укажите вариант, который не включает сумму в доходы для НДФЛ повторно.

Важный нюанс — отражение в бухгалтерском учете. В настройках вида удержания задайте способ отражения, при котором при синхронизации с 1С:Бухгалтерией формируется проводка в кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с указанием конкретного сотрудника как субконто. Если оставить настройку по умолчанию, сумма может попасть на счет 73 или 76, и расчеты с подотчетным лицом не закроются.

Регистрация удержания документом

Если долг удерживается частями в течение нескольких месяцев, используйте документ «Зарплата — Постоянные удержания» (в ряде релизов — «Удержание прочих удержаний» с признаком периодического действия). Укажите сотрудника, вид удержания, дату начала и окончания, а также размер удержания за месяц. Программа будет автоматически включать эту сумму в каждый документ «Начисление зарплаты и взносов» до окончания периода.

Для разового удержания небольшой суммы достаточно документа «Удержание прочих удержаний» за конкретный месяц без установки периода действия. После проведения документа сумма появится в расчете зарплаты текущего месяца автоматически — отдельно добавлять строку в «Начисление зарплаты» не требуется.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счету 71 и зафиксируйте сумму долга
2. 2
   Оформите приказ и получите письменное согласие работника
3. 3
   Проверьте или создайте вид удержания с отражением на счете 71
4. 4
   Введите документ «Удержание прочих удержаний» или «Постоянное удержание»
5. 5
   Рассчитайте зарплату за месяц и проверьте строку удержания
6. 6
   Сверьте расчетный листок и проводки после синхронизации с БП

Отражение в 1С:Бухгалтерии 8 без ЗУП

Если зарплата рассчитывается непосредственно в 1С:Бухгалтерии, специализированного документа для такого удержания нет, и операцию вводят вручную. После начисления зарплаты создайте документ «Операции, введенные вручную» с проводкой: дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму удержания, в субконто по кредиту укажите сотрудника-подотчетного лица.

Следите за тем, чтобы сумма удержания была отражена и в ведомости на выплату: фактически выплачиваемая сумма должна быть уменьшена на удержанное. Если ведомость формируется до ручной операции, пересчитайте ее, иначе кассовый документ не сойдется с расчетными данными, а задолженность работника перед организацией в учете «зависнет».

Сравнение вариантов отражения

1С:ЗУП 3.1 + синхронизация

Автоматический расчет, лимиты и проводки. Подходит при штатном расчете зарплаты; требует корректной настройки отражения

1С:Бухгалтерия вручную

Проводка Дт 70 Кт 71 операцией. Подходит для редких случаев; лимит 20% контролируется вручную

Возврат в кассу работником

Не удержание, а обычный приходный кассовый ордер. Подходит, если работник вносит деньги добровольно до приказа

Проверка результата и типовые ошибки

После расчета зарплаты откройте расчетный листок сотрудника: удержание должно отображаться отдельной строкой в разделе «Удержано», а сумма «К выплате» — уменьшиться на нее. Затем проверьте отчет «Расчеты с подотчетными лицами» или ОСВ по 71 счету: долг сотрудника должен уменьшиться на удержанную сумму. Если долг остался прежним — проводка ушла не на тот счет, и настройку отражения нужно исправить.

Дополнительно сверьте регистр удержаний и справку 2-НДФЛ (приложение к 6-НДФЛ): удержанная подотчетная сумма не должна нигде фигурировать как доход. Появление суммы в доходах — признак неверно выбранной категории вида расчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Удержание отдельной строкой, сумма к выплате уменьшена

Тревожный признак

Удержания нет или сумма к выплате не изменилась

ОСВ по счету 71

Норма

Долг сотрудника уменьшился на удержанную сумму

Тревожный признак

Остаток не изменился — проводка ушла на другой счет

Доля удержания от выплаты

Норма

Не более 20% от суммы после НДФЛ

Тревожный признак

Превышение лимита без иных законных оснований

Отчеты по НДФЛ

Норма

Удержанная сумма не входит в доход

Тревожный признак

Сумма попала в налогооблагаемую базу повторно

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удержать подотчетную сумму, если работник увольняется?

Да, при увольнении удержание производится из сумм окончательного расчета при наличии тех же оснований: приказ в месячный срок и отсутствие возражений работника. Если суммы расчета не хватает или работник возражает, остаток долга взыскивается через суд либо работник вносит его добровольно.

Что делать, если работник отказался подписывать согласие на удержание?

Без согласия удерживать сумму из зарплаты нельзя. Предложите работнику вернуть деньги в кассу добровольно по приходному кассовому ордеру. При отказе остается судебный порядок взыскания как разновидность неосновательного обогащения или задолженности по подотчету.

Облагается ли удержанная сумма НДФЛ и страховыми взносами?

Нет. Удержание долга по подотчету — это возврат ранее выданных денег, а не доход работника. Зарплата уже облагается НДФЛ и взносами в полном размере до удержания, поэтому удержанная сумма не должна дополнительно попадать в налоговую базу.

Как удержать долг частями в течение нескольких месяцев в ЗУП?

Используйте документ «Постоянное удержание» с указанием периода действия и ежемесячной суммы. Программа будет автоматически добавлять удержание в каждый расчет зарплаты до даты окончания. Сумму за месяц рассчитайте так, чтобы она не превышала 20% от выплаты.

Удержание провели, но долг по 71 счету не закрылся. В чем причина?

Чаще всего в виде удержания неверно настроено отражение в учете: сумма ушла на счет 73 или 76 вместо 71, либо не указано субконто «Сотрудник». Исправьте шаблон проводки в настройках вида удержания и перепроведите синхронизацию либо скорректируйте операцию вручную.