Другое · 10 мин
Как в 1С отразить удержание из заработной платы
Как отразить удержание из зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: алименты, исполнительные листы, займы, недостачи. Пошаговая инструкция, проводки и лимиты удержаний.
Удержания из заработной платы — это суммы, которые работодатель вычитает из начисленного дохода сотрудника на основании закона, исполнительных документов или заявления работника. В программах 1С для этого предусмотрены отдельные механизмы: в 1С:ЗУП используются плановые и разовые удержания, а в 1С:Бухгалтерии — ручные операции и документы начисления зарплаты.
Порядок отражения зависит от вида удержания. Алименты по исполнительному листу оформляются одним документом, возврат займа — другим, а удержание за неотработанный аванс при увольнении — третьим. Ошибка в настройке приводит к неправильной сумме к выплате, искажению НДФЛ и претензиям со стороны сотрудника или приставов.
Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0): от создания вида удержания до проверки расчётного листка и проводок.
Какие виды удержаний бывают и как это влияет на отражение
По основанию удержания делятся на три группы. Обязательные — НДФЛ и удержания по исполнительным документам (алименты, возмещение вреда, штрафы). Удержания по инициативе работодателя — возмещение материального ущерба, неотработанный аванс, излишне выплаченные суммы. Удержания по заявлению сотрудника — профсоюзные взносы, погашение займа, добровольное страхование.
От группы зависит, нужен ли отдельный документ-основание, какие есть ограничения по сумме и какие проводки сформируются. Например, по исполнительному листу удерживать можно до 50–70% дохода, а по инициативе работодателя — не более 20% от выплаты (ст. 138 ТК РФ).
Настройка видов удержаний в 1С:ЗУП
Виды удержаний хранятся в разделе «Настройка → Удержания». В типовой поставке уже созданы основные: «Удержание по исполнительному документу», «Возмещение ущерба», «Профсоюзные взносы», «Удержание в счет погашения задолженности по займам» и другие. Если нужного вида нет, создайте новый элемент справочника.
При создании укажите назначение удержания, способ расчёта (фиксированной суммой, процентом, долей от заработка) и категорию для целей учёта НДФЛ и страховых взносов. От категории зависит, попадёт ли сумма в отчётность и как отразится в расчёте среднего заработка.
Для удержаний, которые действуют постоянно (например, профсоюзные взносы), удобнее назначить их плановыми — тогда программа будет рассчитывать сумму автоматически при каждом начислении зарплаты. Разовые удержания вводятся отдельными документами в конкретном месяце.
Как оформить удержание по исполнительному листу (алименты)
Самый частый сценарий — алименты. В 1С:ЗУП создайте документ «Зарплата → Исполнительные листы». Укажите сотрудника, получателя, период действия листа и способ расчёта: процентом от заработка, долей (1/4, 1/3, 1/2) или фиксированной суммой с индексацией.
Если алименты перечисляются почтовым переводом или с комиссией банка, в документе можно указать способ перечисления и тариф — программа дополнительно удержит расходы на перевод с сотрудника. Для задолженности по алиментам предусмотрено поле «Предел взыскания», где задаётся максимальный процент удержания.
После проведения документа удержание рассчитается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Удержания». Сумма к выплате уменьшится на величину алиментов, а в расчётном листке появится отдельная строка.
- 1Зарегистрируйте получателя в справочнике «Контрагенты» (или физлицо-получателя)
- 2Создайте документ «Зарплата → Исполнительные листы», укажите сотрудника, период и способ расчёта
- 3Проверьте расчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Удержания»
- 4Сформируйте ведомость на выплату и убедитесь, что удержанная сумма исключена из выплаты сотруднику
- 5Перечислите алименты получателю и проверьте задолженность отчётом «Задолженность по алиментам»
Удержания по займам, недостачам и прочим основаниям
Возврат займа сотрудником
Если организация выдала сотруднику заём, оформите документ «Зарплата → Займы сотрудникам». После его проведения программа сама рассчитает график погашения и будет удерживать платежи при начислении зарплаты. Материальная выгода по беспроцентному займу и НДФЛ с неё рассчитываются автоматически.
Удержание за материальный ущерб и недостачу
Для удержания недостачи используйте документ «Зарплата → Все удержания → Удержание в счет расчетов по прочим операциям» с видом «Возмещение ущерба». Укажите сумму и период. Если ущерб большой, удерживайте частями с учётом лимита 20% от выплаты — программа не всегда контролирует этот предел автоматически, поэтому проверяйте вручную.
Удержания по заявлению сотрудника
Профсоюзные взносы, добровольные страховые взносы и перечисления третьим лицам по заявлению оформляются документом «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» или назначаются плановым удержанием. Для постоянных сумм удобнее плановое назначение через «Изменение удержаний» в разделе «Зарплата».
Как отразить удержания в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии механизмы удержаний проще, чем в ЗУП. Алименты оформляются документом «Зарплата и кадры → Исполнительные листы», после чего сумма рассчитывается в документе «Начисление зарплаты» автоматически. Проводка формируется по дебету счёта 70 и кредиту 76.41 «Расчёты по исполнительным документам работников».
Прочие удержания (недостачи, займы) в базовых версиях часто вводятся вручную: в документе «Начисление зарплаты» на вкладке «Удержания» добавьте строку с видом удержания и суммой, либо создайте операцию вручную. Типовые проводки: Дт 70 Кт 73.02 — удержание недостачи, Дт 70 Кт 73.01 — погашение займа, Дт 70 Кт 76 — удержания в пользу третьих лиц.
После выплаты удержанных сумм получателям сделайте проводки Дт 76.41 (73) Кт 51 через документ «Списание с расчётного счёта» с соответствующим видом операции. Это закроет задолженность перед получателем в учёте.
Сравнение вариантов
Полноценный учёт всех видов удержаний, автоматический расчёт, контроль лимитов, отчёты по исполнительным листам. Подходит при штате от нескольких десятков человек и сложных удержаниях.
Базовый функционал: исполнительные листы и ручной ввод прочих удержаний. Подходит для небольших организаций, где удержания редки и однотипны.
Запасной вариант для нетиповых ситуаций. Требует точного знания проводок и не попадает в зарплатную отчётность автоматически — используйте только при невозможности оформить штатным документом.
Проверка результата и типичные ошибки
После начисления зарплаты откройте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок»). Удержание должно отображаться отдельной строкой в разделе «Удержано», а сумма «К выплате» должна быть уменьшена на его величину. Дополнительно сверьте данные отчётом «Расчётная ведомость Т-51» и оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 70, 73, 76.
Для алиментов полезен отчёт «Зарплата → Отчёты → Задолженность по алиментам» — он показывает начисленные, удержанные и перечисленные суммы по каждому исполнительному листу. Расхождение между удержанным и перечисленным означает, что деньги не отправлены получателю.
Как проверить результат
Удержание видно отдельной строкой, сумма «К выплате» уменьшена корректно
Удержание отсутствует или сумма не совпадает с документом-основанием
Дт 70 Кт 76.41 (73) на сумму удержания
Проводок нет или сумма отличается от расчётного листка
Сальдо соответствует неперечисленным получателям суммам
Зависшие суммы, которые давно должны были быть выплачены
Не более 20% (50/70% по исполнительным) от суммы к выплате
Удержано больше лимита — нарушение ст. 138 ТК РФ
Частые вопросы
Как отменить или изменить уже назначенное удержание?
В 1С:ЗУП плановое удержание прекращается документом «Изменение удержаний» или «Кадровый перевод» с отменой соответствующего вида. Для исполнительного листа достаточно указать дату окончания в самом документе. Если удержание уже рассчитано в текущем месяце, отмените проведение документа «Начисление зарплаты», скорректируйте основание и пересчитайте.
Удержание не попало в расчёт зарплаты — в чём причина?
Чаще всего документ-основание введён датой позже периода начисления, не проведён или в нём неверно указан сотрудник. Также проверьте, что вид удержания активен и назначен именно на тот месяц, который рассчитывается. После исправления перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов».
Нужно ли удерживать НДФЛ с удержанных сумм?
Нет. Удержания (алименты, займы, недостачи) не уменьшают налоговую базу по НДФЛ: налог рассчитывается с полной суммы начисленного дохода. Алименты при этом рассчитываются от суммы заработка уже после вычета НДФЛ.
Как удержать излишне выплаченную зарплату?
Если переплата возникла из-за счётной ошибки, оформите приказ руководителя и удерживайте не более 20% с каждой выплаты. В ЗУП используйте документ «Удержание в счет расчетов по прочим операциям» или сторнируйте начисление документом «Сторнирование начислений». Если сотрудник не согласен, взыскание возможно только через суд.
Можно ли удерживать суммы из отпускных и больничных?
Да, удержания по исполнительным документам производятся практически со всех доходов, включая отпускные и пособия по временной нетрудоспособности. В ЗУП это происходит автоматически, если исполнительный лист действует в соответствующем периоде. Исключения составляют отдельные компенсационные выплаты, перечисленные в законе об исполнительном производстве.
Что важно запомнить
Каждое удержание оформляется документом-основанием: исполнительный лист, займ сотруднику или удержание по прочим операциям. Расчёт выполняется автоматически в документе начисления зарплаты, а результат проверяется расчётным листком и проводками Дт 70 Кт 73/76. Соблюдайте лимиты удержаний по ст. 138 ТК РФ и своевременно перечисляйте удержанные суммы получателям.