Как отразить учебный отпуск в 1С: пошаговая инструкция

Учебный отпуск оформляется, когда сотрудник совмещает работу с обучением и приносит справку-вызов из учебного заведения. В зависимости от условий он может быть оплачиваемым (по среднему заработку) или неоплачиваемым. В программах 1С для этого предусмотрены отдельные виды расчёта и документы, и важно выбрать правильный вариант, иначе ошибка повлияет на зарплату, табель и отчётность.

Основная сложность — различие между оплачиваемым учебным отпуском (средний заработок сохраняется) и отпуском без сохранения зарплаты по инициативе работника. Эти ситуации отражаются разными видами отсутствий, разными буквенными кодами в табеле и по-разному влияют на стаж для ежегодного отпуска.

Ниже — порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также замечания для 1С:Бухгалтерии 8, где кадровый учёт ведётся в упрощённом виде. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть справка-вызов с датами и основанием отпуска — именно эти данные вносятся в документ.

Проверьте основание: справка-вызов и вид учебного отпуска

Прежде чем заводить документ, определите, какой именно отпуск предоставляется. Справка-вызов по установленной форме — обязательное основание для оплачиваемого учебного отпуска. В ней указаны период, основание (сессия, госэкзамены, защита диплома) и фактически подтверждается право сотрудника на сохранение среднего заработка.

Оплачиваемый учебный отпуск положен при успешном освоении программ с государственной аккредитацией, а также в ряде случаев при получении образования соответствующего уровня впервые. Если условия не выполняются (например, второе высшее по инициативе сотрудника без направления работодателя), отпуск предоставляется без сохранения зарплаты — и в 1С это другой вид отсутствия.

Также проверьте, не превышает ли запрошенный период нормативную продолжительность учебных отпусков, установленную Трудовым кодексом для конкретного вида обучения. Сверхнормативные дни оформляются как отпуск без сохранения оплаты отдельным документом.

Настройте вид расчёта для оплаты учебного отпуска

В типовой 1С:ЗУП вид расчёта «Отпуск дополнительный с сохранением оплаты (учебный)» обычно уже присутствует. Откройте Настройка → Начисления и убедитесь, что он доступен и активен. Если его нет — создайте копированием вида расчёта «Отпуск основной» и измените назначение на «Отпуск дополнительный» с видом времени «Учебный отпуск».

Проверьте ключевые настройки вида расчёта: расчёт по среднему заработку, облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке, учитывается в расчёте среднего заработка как период отсутствия (суммы оплаты учебного отпуска в средний заработок не включаются, дни исключаются из расчётного периода).

Для неоплачиваемого учебного отпуска отдельный вид начисления не нужен — используется вид отсутствия без начисления, который просто фиксирует невыход и уменьшает оплачиваемое время по окладу.

Оформите документ отсутствия

В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в Кадры → Все отсутствия сотрудников и создайте документ «Отсутствие». Укажите организацию, сотрудника и период отпуска по справке-вызову. В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск дополнительный с сохранением оплаты (учебный)» для оплачиваемого случая или «Отпуск без оплаты по обстоятельствам, предусмотренным законодательством» для неоплачиваемого.

Если в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчёт зарплаты) включен расчёт отсутствий внутрисменно или используется документ «Отпуск», можно оформить и через Кадры → Отпуска — там учебный отпуск выбирается как вид дополнительного отпуска. В этом случае оплата рассчитывается сразу в самом документе на вкладке «Начислено».

Проверьте даты: документ не должен пересекаться с уже зарегистрированными отсутствиями (больничным, другим отпуском). Программа предупредит о пересечении, но при отключённом контроле возможны двойные начисления.

1. 1
   Получите от сотрудника заявление и справку-вызов, проверьте даты и основание
2. 2
   Откройте Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать → Отсутствие
3. 3
   Выберите вид отсутствия «Отпуск дополнительный с сохранением оплаты (учебный)» и укажите период
4. 4
   Проведите документ и проверьте, что в табеле дни отмечены кодом «У»
5. 5
   Начислите оплату документом «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц
6. 6
   Проверьте расчёт среднего заработка на вкладке «Начислено» или в печатной форме расчёта

Как начисляется оплата за учебный отпуск

Оплата рассчитывается по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, — по тем же правилам, что и для ежегодного отпуска. При проведении «Начисления зарплаты и взносов» программа автоматически подтянет оплату учебного отпуска, если документ отсутствия зарегистрирован в том же месяце.

Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, начисление разобьётся на две части по месяцам. Учитывайте это при выплате: оплата отпуска должна быть произведена до его начала, поэтому рассчитывайте документ заранее, а не в общем расчёте за месяц.

Для проверки суммы откройте в документе начисления детализацию расчёта среднего заработка: там видны учтённые месяцы, начисления и исключённые периоды. Если сотрудник отработал менее года, расчётный период — фактически отработанное время.

Отражение в табеле, стаже и отчётности

В табеле учёта рабочего времени (Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени Т-13) оплачиваемый учебный отпуск отражается кодом «У», неоплачиваемый в связи с обучением — «УД», а отпуск без сохранения по соглашению сторон — «ДО» или «ОЗ». Проверьте табель после проведения документов: коды проставляются автоматически по виду времени из вида отсутствия.

По стажу для ежегодного оплачиваемого отпуска: период оплачиваемого учебного отпуска в стаж включается, а отпуск без сохранения зарплаты — только в пределах 14 календарных дней в течение рабочего года. 1С:ЗУП считает остатки отпусков автоматически, но при больших периодах неоплачиваемых отсутствий сверьте дату окончания рабочего года в отчёте «Остатки отпусков».

В отчётности оплата учебного отпуска попадает в расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ в общем порядке с кодом дохода отпускных. В учёте для целей налога на прибыль оплата установленных законом учебных отпусков относится к расходам на оплату труда.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц отпуска

Норма

Дни отмечены кодом «У» или «УД», рабочие дни не задвоены

Тревожный признак

Код «НН» или «ПР» — отсутствие зарегистрировано неверным видом

Расчётный листок сотрудника

Норма

Строка оплаты учебного отпуска по среднему заработку, оклад уменьшен пропорционально дням отсутствия

Тревожный признак

Оплата отпуска отсутствует или оклад начислен полностью

Средний заработок в документе

Норма

Расчётный период 12 месяцев, периоды прошлых отпусков исключены

Тревожный признак

В расчёт попали суммы прошлых отпусков или больничных

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал ограничен. Учебный отпуск оформляется документом «Отпуск» (Зарплата и кадры → Отпуска), но выбор вида отпуска зависит от релиза: в новых версиях доступен дополнительный отпуск с сохранением оплаты. Если нужного вида нет, начислите оплату вручную через документ «Начисление зарплаты», создав начисление с формулой по среднему заработку, либо рассчитайте сумму вне программы и введите фиксированной суммой.

Отсутствие при этом отразите в табеле вручную или документом «Отсутствие с сохранением оплаты» / «Отпуск без сохранения оплаты», если они доступны в вашей версии. В бухучёте суммы попадут на счёт затрат по настройкам способов учёта зарплаты.

Если учебные отпуска в организации регулярны, а учёт ведётся в Бухгалтерии, рассмотрите переход кадрового блока в 1С:ЗУП с синхронизацией — ручной ввод повышает риск ошибок в среднем заработке и НДФЛ.

Где оформлять учебный отпуск

1С:ЗУП 3.1

Полный функционал: автоматический расчёт среднего, табель, стаж, отчётность. Подходит при любом количестве сотрудников

1С:Бухгалтерия 8

Подходит при единичных случаях и малом штате; часть операций придётся выполнять вручную, выше риск ошибок

ЗУП + синхронизация с Бухгалтерией

Оптимально для средних компаний: кадры и расчёт в ЗУП, проводки переносятся автоматически

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление учебного отпуска как ежегодного дополнительного отпуска без учебного назначения. Внешне всё выглядит похоже, но в табеле уходит неверный код, а в отчётности по стажу и среднему заработку период учитывается иначе. Всегда проверяйте вид времени в настройках вида расчёта.

Вторая ошибка — оплата сверхнормативных дней. Если сотрудник просит больше дней, чем положено по ТК для его ситуации, лишние дни должны идти без сохранения зарплаты. Оплата сверх нормы по среднему заработку создаёт риски при налоговой проверке: такие суммы могут не признать расходами.

Третья группа ошибок — сроки. Оплата учебного отпуска производится до его начала. Если документы оформлены задним числом уже после расчёта зарплаты, потребуется доначисление и перерасчёт НДФЛ, что усложняет отчётность.

FAQ: частые вопросы по учебному отпуску в 1С

Нужен ли отдельный приказ на учебный отпуск?

Да, приказ оформляется. В 1С:ЗУП печатная форма приказа доступна из документа «Отсутствие» или «Отпуск» (кнопка «Печать»). Основанием в приказе указывается справка-вызов с её реквизитами.

Как оформить, если отпуск переходит на следующий месяц?

Одним документом «Отсутствие» на весь период. При расчёте зарплаты программа сама распределит оплату по месяцам. Выплатить сумму нужно до начала отпуска, поэтому рассчитайте начисление заранее через промежуточный документ.

Сотрудник принёс справку-вызов после начала отпуска. Что делать?

Оформите документ фактическим периодом, пересчитайте зарплату за затронутый месяц через документ «Перерасчёт» или отменой и повторным расчётом. Проверьте НДФЛ — при доначислении он пересчитается автоматически.

Влияет ли учебный отпуск на расчёт больничного в будущем?

Да. Дни учебного отпуска и начисленная за него оплата исключаются из расчётного периода среднего заработка. При правильном виде отсутствия 1С делает это автоматически.

Можно ли отозвать сотрудника из учебного отпуска?

Трудовое законодательство не предусматривает отзыв из учебного отпуска. Если сотрудник фактически вышел на работу, оформите документ на меньший период (сторнируйте исходный и создайте новый), а рабочие дни оплатите как обычно.

Как отразить учебный отпуск совместителя?

Так же, как для основного сотрудника, — документом «Отсутствие» по соответствующему месту работы. Оплата учебного отпуска предоставляется только по основному месту работы, поэтому совместителю чаще оформляют отпуск без сохранения зарплаты.