Как в 1С отразить работу в выходной день

Работа в выходной или праздничный день — особый случай в учёте рабочего времени: по Трудовому кодексу она требует письменного согласия сотрудника, приказа руководителя и оплаты не ниже чем в двойном размере либо предоставления другого дня отдыха. В 1С:ЗУП все эти требования реализованы через отдельный документ и специальные виды начислений, поэтому отражать такую работу «вручную» через табель или разовое начисление не нужно — это приведёт к ошибкам в расчёте и отчётности.

Ниже разобран пошаговый порядок для 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1): от проверки настроек до контроля начислений и табеля. Отдельно рассмотрены сценарии с отгулом, работой в командировке и типичные ошибки, из-за которых оплата считается неверно.

Проверьте настройки программы перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе включён учёт работы сверхурочно. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Кадровый учёт» (в некоторых версиях: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний») и проверьте, что на вкладке «Почасовая оплата» или в разделе сверхурочной работы установлен флаг учёта работы в выходные и праздничные дни.

Если флаг не установлен, документ «Работа в выходные и праздничные дни» просто не появится в списках, а виды начислений «Оплата работы в выходные и праздничные дни» и «Дополнительная оплата за работу в выходные и праздничные дни» будут недоступны. После включения настройки программа создаст эти виды расчёта автоматически — ничего вручную заводить не нужно.

Также проверьте производственный календарь («Настройка» → «Производственные календари»): программа определяет выходные и праздничные дни именно по нему. Если календарь не обновлён и праздник в нём не отмечен, документ может не распознать день как нерабочий, и оплата рассчитается неверно.

Создайте документ «Работа в выходные и праздничные дни»

Основной инструмент — документ «Работа в выходные и праздничные дни». Найти его можно в разделе «Зарплата» → «Работа сверхурочно» либо через «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать». Создайте новый документ и заполните шапку: организацию, дату документа и подразделение, если учёт ведётся по подразделениям.

В табличной части добавьте сотрудников, которые привлекались к работе. Для каждого укажите день (или несколько дней) работы и количество часов. Если сотрудник отработал полный день по графику, часы можно заполнить автоматически — программа подставит продолжительность из графика работы сотрудника.

Ключевой реквизит — способ компенсации. В документе для каждого сотрудника выбирается вариант «Повышенная оплата» или «Отгул». От этого выбора зависит, какие начисления рассчитаются при расчёте зарплаты: двойная оплата либо одинарная оплата с предоставлением дополнительного дня отдыха.

1. 1
   Откройте Зарплата → Работа сверхурочно → Работа в выходные и праздничные дни → Создать
2. 2
   Укажите организацию, дату и подразделение
3. 3
   Добавьте сотрудников и проставьте дни и часы работы
4. 4
   Для каждого сотрудника выберите способ компенсации: повышенная оплата или отгул
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Ещё» или печатную форму

Как выбрать и отразить способ компенсации

По ТК РФ сотрудник сам выбирает форму компенсации: повышенная оплата (не менее двойной) или одинарная оплата плюс дополнительный день отдыха. В 1С это выбор фиксируется прямо в документе — поле компенсации есть в строке каждого сотрудника, поэтому в одном документе можно оформить разные варианты для разных людей.

Повышенная оплата

При выборе «Повышенная оплата» при расчёте зарплаты сотруднику начислятся две строки: «Оплата работы в выходные и праздничные дни» (одинарная часть) и «Дополнительная оплата за работу в выходные и праздничные дни» (вторая часть до двойного размера). Если в организации локальным актом установлен более высокий размер оплаты, формулу вида начисления можно скорректировать, но делать это стоит только с пониманием формул расчёта.

Отгул

При выборе «Отгул» работа оплачивается в одинарном размере, а сотруднику полагается дополнительный день отдыха. Сам день отгула оформляется позже отдельно — либо документом «Отгул» (если он включён в настройках учёта отсутствий), либо через «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с соответствующим видом. День отгула не оплачивается.

Сравнение вариантов компенсации

Повышенная оплата

Двойная оплата отработанных часов, дополнительный день отдыха не предоставляется. Подходит, когда сотрудник хочет деньги, а не отдых.

Отгул

Одинарная оплата плюс неоплачиваемый день отдыха в удобное время. Подходит, когда сотруднику важнее дополнительный выходной.

Как документ влияет на расчёт зарплаты и табель

После проведения документа начисление рассчитывается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. Отдельно «насчитывать» оплату руками не нужно — достаточно заполнить и рассчитать зарплату в обычном порядке. В расчётном листке сотрудника появятся строки оплаты работы в выходные.

В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки») день работы в выходной отразится буквенным кодом «РВ» с указанием количества часов. Норма времени по графику при этом не увеличивается — работа в выходной учитывается сверх нормы.

Если в табеле день отображается как обычный выходной «В», значит, документ либо не проведён, либо дата в нём указана неверно. Проверьте также, что табель формируется за тот же месяц и по той же организации, что и документ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строки оплаты работы в выходные и праздничные дни с корректной суммой

Тревожный признак

Строк нет или сумма равна обычной дневной ставке

Табель Т-13

Норма

День отмечен кодом «РВ» с часами

Тревожный признак

День показан как «В» (выходной) без часов

Документ

Норма

Проведён, дата и часы заполнены, выбран способ компенсации

Тревожный признак

Документ в черновике, помечен на удаление или дата не совпадает с фактической

Особые сценарии: командировка, сменный график, часть дня

Если сотрудник работал в выходной день, находясь в командировке, оформляется тот же документ «Работа в выходные и праздничные дни» — суточные и оплата командировки это не заменяет. Работа в выходной в командировке оплачивается по общим правилам статьи 153 ТК РФ, то есть не менее чем в двойном размере.

Для сотрудников со сменным графиком важно различать: если смена попадает на субботу или воскресенье по графику — это обычный рабочий день сотрудника, документ оформлять не нужно. А вот работа в день, который по его графику является выходным, или в общероссийский праздник оформляется документом и оплачивается повышенно.

Если сотрудник отработал только часть дня, укажите фактические часы в документе. Оплата рассчитается пропорционально часам. Не округляйте часы «до полного дня» без основания — это исказит и оплату, и данные табеля.

Налоги, взносы и отражение в учёте

Оплата работы в выходные и праздничные дни в пределах норм ТК РФ облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — никаких льгот здесь нет. В 6-НДФЛ и расчёте по взносам эти суммы попадают автоматически вместе с остальной зарплатой, отдельных действий не требуется.

В бухгалтерском учёте затраты относятся на те же счета, что и обычная зарплата сотрудника, — способ отражения определяется настройками учёта зарплаты (документ «Отражение зарплаты в бухучёте»). Если работа в выходной связана с конкретным проектом или заказом, проверьте, что в документе или в настройках способа отражения указана нужная аналитика.

Частые вопросы по отражению работы в выходной день

Можно ли оформить работу в выходной без документа, просто начислив оплату?

Технически начислить сумму можно, но это нарушит учёт: в табеле день останется выходным, данные о фактически отработанном времени не совпадут с начислениями, а при проверке возникнут вопросы. Правильный способ — документ «Работа в выходные и праздничные дни», который одновременно формирует и начисление, и отражение в табеле.

Как оформить, если сотрудник работал в выходной всего 2 часа?

В документе укажите фактическое количество часов — 2. Оплата рассчитается пропорционально: двойная часовая ставка за отработанное время. В табеле день отразится кодом «РВ» с двумя часами.

Сотрудник выбрал отгул, но потом передумал и хочет деньги. Что делать?

Если зарплата за месяц ещё не выплачена, исправьте способ компенсации в документе и пересчитайте начисления. Если период закрыт, потребуется сторнирование и корректировка — действуйте через документы исправления, а не ручное редактирование прошлых периодов.

Почему документ не виден в журнале «Работа сверхурочно»?

Скорее всего, в настройках расчёта зарплаты не включён учёт работы в выходные и праздничные дни. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и установите соответствующий флаг, после чего документ появится в списках.

Нужно ли оформлять документ директору или сотруднику на окладе, который «сам решил» поработать?

Если работа выполнялась по распоряжению работодателя — документ нужен независимо от должности, иначе нет основания для повышенной оплаты и корректного табеля. Если сотрудник вышел по собственной инициативе без приказа, работа в выходной по ТК РФ не оформляется и повышенно не оплачивается.

Как работа в праздник отразится при суммированном учёте рабочего времени?

Работа в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере независимо от графика, если она выполнялась сверх нормы, либо по правилам статьи 153 ТК РФ. Документ оформляется так же, а при подведении итогов учётного периода эти часы учитываются по правилам суммированного учёта.