Другое · 13 мин
Как в 1С отразить повышение квалификации сотрудника
Как в 1С:ЗУП отразить повышение квалификации сотрудника: оплата учебного отпуска, средний заработок, расходы на обучение, проводки и типичные ошибки.
Повышение квалификации сотрудника затрагивает сразу несколько участков учёта: кадровый (приказ на обучение, отсутствие на рабочем месте), расчётный (оплата периода обучения по среднему заработку, если направление инициировано работодателем) и бухгалтерский (затраты на обучение, договор с образовательной организацией). В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого есть штатные документы, но их нужно применять в правильной последовательности, иначе период обучения попадёт в табель как неявка или будет оплачен дважды.
Порядок отражения зависит от двух условий: кто инициатор обучения (работодатель или сам сотрудник) и сохраняется ли за сотрудником средний заработок на время учёбы. Если обучение проходит по направлению работодателя с отрывом от производства, сотруднику по месту основной работы сохраняется средняя заработная плата — это требование статьи 187 ТК РФ. Если сотрудник учится по своей инициативе, применяются нормы об учебных отпусках (глава 26 ТК РФ), и оплата зависит от формы обучения и наличия госаккредитации у программы.
Ниже разобран пошаговый порядок работы в 1С:ЗУП 3.1, варианты для разных сценариев, отражение расходов на обучение в бухгалтерском учёте и контрольные точки для проверки результата.
Что определить до ввода документов в 1С
До того как создавать документ в программе, зафиксируйте четыре параметра ситуации. Первый — инициатор: работодатель направляет сотрудника (тогда оформляется приказ и сохраняется средний заработок) или сотрудник учится по собственной инициативе (тогда применяются правила учебных отпусков). Второй — отрыв от работы: сотрудник полностью освобождён от работы на период обучения, учится без отрыва или в сокращённом режиме. Третий — место обучения: если оно проходит в другой местности, суточные и проезд оформляются как командировочные расходы. Четвёртый — кто оплачивает обучение: работодатель по договору с образовательной организацией или сам сотрудник.
От этих параметров зависит выбор документа в 1С, вид расчёта и налоговые последствия. Ошибка на этом этапе — самая частая причина переделок: например, период обучения отразили обычным отпуском без сохранения, и сотрудник потерял оплату, либо наоборот — оплатили период, который по условиям договора оплачиваться не должен.
Как выбрать документ в 1С:ЗУП
Настройка вида расчёта для оплаты периода обучения
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 начисление для оплаты времени повышения квалификации обычно уже предопределено, но если функциональность отключена, её нужно включить. Перейдите в раздел «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения» (или «Настройка — Расчёт зарплаты» в зависимости от релиза) и проверьте, что включена возможность учёта отсутствий с сохранением оплаты и командировок. Затем в списке «Начисления» (раздел «Настройка — Начисления») найдите начисление с назначением «Оплата времени повышения квалификации» или аналогичное.
Проверьте ключевые свойства начисления: способ расчёта — «По среднему заработку», начисление выполняется, если введён вид учёта времени соответствующего типа, в табеле период обозначается отдельным кодом (в типовой поставке — «ПК» для повышения квалификации с отрывом от работы). Для расчёта налогов убедитесь, что начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — оплата периода повышения квалификации по среднему заработку освобождений не имеет.
Отражение отсутствия на период обучения
Основной документ для сценария «обучение по направлению работодателя» — «Отсутствие с сохранением оплаты» (раздел «Зарплата» или «Кадры — Отсутствия», в зависимости от настроек интерфейса). В документе укажите сотрудника, период обучения и вид отсутствия «Повышение квалификации». Программа автоматически рассчитает средний заработок по стандартному алгоритму: из расчётного периода 12 предшествующих месяцев с учётом отработанного времени и начислений, входящих в базу среднего.
Если обучение проходит в другой местности, используйте документ «Командировка». В этом случае средний заработок рассчитывается по тем же правилам, но дополнительно появляется возможность учесть суточные и расходы на проезд и проживание. Приказ о направлении на обучение и служебное задание при этом оформляются в обычном порядке.
После проведения документа откройте вкладку с расчётом среднего заработка и сверьте: какие месяцы вошли в расчётный период, какие суммы и дни учтены. Если сотрудник недавно принят и расчётного периода нет, средний считается из фактически отработанного времени — программа делает это автоматически, но результат стоит проверить вручную.
- 1Издайте приказ о направлении на повышение квалификации и зафиксируйте условия (срок, место, кто оплачивает)
- 2Проверьте, что в настройках включён учёт отсутствий с сохранением оплаты и настроено начисление по среднему заработку
- 3Создайте документ «Отсутствие с сохранением оплаты» или «Командировка», укажите сотрудника и период обучения
- 4Проверьте расчёт среднего заработка на вкладке документа: расчётный период, базу, количество дней
- 5Проведите документ и проверьте табель: период обучения должен быть отмечен кодом «ПК» (или «К» для командировки), а не неявкой
- 6При расчёте зарплаты за месяц убедитесь, что начисление за период обучения попало в расчётный листок и не задвоилось с окладом за те же дни
Учёт расходов на обучение в 1С:Бухгалтерии
Оплата договора с образовательной организацией отражается в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП. Стандартная цепочка: поступление услуги (документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги») и оплата по договору. Счёт затрат выбирается по месту работы сотрудника: для производственного персонала — 20 или 25, для административного — 26, для торгового — 44. В налоговом учёте расходы на обучение признаются при условии, что оно проводится на основании договора с образовательной организацией, имеющей лицензию, и сотрудник направлен приказом работодателя.
Если обучение оплачивает сам сотрудник, а работодатель лишь компенсирует расходы, порядок другой: компенсация проходит через расчёты с персоналом (счёт 73), и налоговые последствия зависят от условий компенсации. Такую выплату можно зарегистрировать в ЗУП как разовое начисление с соответствующими настройками налогообложения.
Оплата проезда и проживания при обучении в другой местности учитывается как командировочные расходы через авансовый отчёт. Суточные в пределах установленных норм не облагаются НДФЛ, сверхнормативные суммы облагаются — программа разделяет их автоматически при корректной настройке видов начислений.
Проверка результата: табель, расчётный листок, отчёты
После проведения всех документов выполните три контрольные проверки. Первая — табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13» в разделе «Отчёты, справки»): дни обучения должны быть отмечены специальным кодом, а не явкой и не неявкой по невыясненным причинам. Вторая — расчётный листок сотрудника: в нём должна быть строка оплаты периода повышения квалификации по среднему заработку, а окладная часть за дни обучения должна быть уменьшена (дни не должны оплачиваться дважды). Третья — свод начислений: сумма по начислению «Повышение квалификации» должна совпадать с расчётом в документе отсутствия.
Дополнительно сверьте регистр учёта рабочего времени, если сотрудник работает по сменному графику: при сменных графиках оплата идёт за смены, приходящиеся на период обучения, и программа считает их по графику сотрудника. Ошибка в графике приведёт к неверному количеству оплачиваемых дней.
Как проверить результат
Дни обучения отмечены кодом «ПК» или «К», количество совпадает с приказом
Дни стоят как явка «Я» или неявка «НН» — оплата будет неверной
Отдельная строка «Оплата периода повышения квалификации», оклад уменьшен на дни отсутствия
Оклад начислен полностью и дополнительно есть оплата обучения — двойная оплата
Расчётный период — 12 предшествующих месяцев, исключены периоды отпусков и больничных
В базу попали отпускные или больничные, период сдвинут
Затраты на счёте по подразделению сотрудника, в НУ расходы приняты при наличии лицензии у организации
Расходы повисли на счёте расчётов или отражены как прочие без обоснования
Типичные ошибки и как их избежать
На практике чаще всего встречаются пять ошибок. Первая — отражение периода обучения обычным административным отпуском без сохранения зарплаты: сотрудник теряет оплату, положенную по закону, а при проверке это расценивается как нарушение трудового законодательства. Вторая — двойная оплата: документ отсутствия введён, но вид времени в нём не вытесняет оклад, и дни обучения оплачены дважды. Третья — неверный расчётный период среднего заработка из-за того, что сотрудник был недавно принят или переведён, и база не проверена вручную.
Четвёртая ошибка — оплата обучения без подтверждающих документов: нет договора с образовательной организацией, лицензии или приказа о направлении. В этом случае расходы могут быть не приняты в налоговом учёте, а стоимость обучения — доначислена сотруднику как доход с НДФЛ. Пятая — отражение суточных и проезда не через командировку, а разовыми начислениями, что ломает нормирование НДФЛ по суточным.
Особые сценарии
Обучение без отрыва от производства
Если сотрудник учится вечером или дистанционно и продолжает работать полный день, никакие документы отсутствия в ЗУП не нужны: табель закрывается обычной явкой, зарплата начисляется в полном объёме. В программе отражается только оплата обучения в бухгалтерском учёте. Если по соглашению сотруднику предоставляется сокращённая рабочая неделя на период обучения, оформляется кадровый перевод или изменение условий трудового договора с соответствующим графиком работы.
Дистанционное обучение в другой организации
Дистанционный формат не отменяет требований к документам: приказ, договор с образовательной организацией и лицензия нужны так же, как при очном обучении. Командировка при дистанционном формате не оформляется, даже если образовательная организация находится в другом городе, — сотрудник физически не выезжает, поэтому суточные и проезд не возникают.
Совместитель направляется на обучение
Средний заработок сохраняется по тому месту работы, которое направило сотрудника на обучение. Если внутренний совместитель направлен по основной должности, по должности совместительства ему оформляется отсутствие без сохранения оплаты либо он продолжает работать по совместительству в свободное от учёбы время — это фиксируется в приказе и отражается отдельными документами по каждой должности.
Перед массовым направлением сотрудников на обучение удобно один раз настроить и проверить цепочку на одном сотруднике: документ отсутствия, табель, расчётный листок, проводки. После того как на тестовом примере всё сошлось, остальные документы вводятся по той же схеме быстро и без ошибок. Также заранее запросите у образовательной организации скан лицензии — он понадобится для обоснования расходов.
FAQ
Каким документом в 1С:ЗУП отразить повышение квалификации с отрывом от работы?
Документом «Отсутствие с сохранением оплаты» с видом «Повышение квалификации», если обучение в той же местности, или документом «Командировка», если сотрудник выезжает в другую местность. В обоих случаях оплата рассчитывается по среднему заработку.
Облагается ли НДФЛ оплата обучения, которое оплатил работодатель?
Стоимость обучения по договору с образовательной организацией, имеющей лицензию, при направлении работодателем не является доходом сотрудника и не облагается НДФЛ и взносами. А вот средний заработок, сохраняемый на период обучения, облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.
В расчётном листке оклад начислен полностью и отдельно оплачен период обучения. Что делать?
Это признак того, что вид времени в документе отсутствия не вытесняет оклад. Проверьте настройки начисления оплаты периода обучения и вида учёта времени: период должен отражаться специальным кодом, а не явкой. После исправления пересчитайте зарплату за месяц.
Нужно ли оформлять что-то в 1С, если сотрудник учится дистанционно без отрыва от работы?
В ЗУП — нет: табель закрывается обычной явкой. Отражается только оплата договора с образовательной организацией в 1С:Бухгалтерии. Приказ о направлении и договор при этом обязательны для признания расходов.
На какой счёт отнести расходы на обучение сотрудника?
На счёт затрат, соответствующий подразделению и функции сотрудника: производственный персонал — 20 или 25, администрация — 26, продажи — 44. В налоговом учёте расходы принимаются при наличии договора, лицензии у образовательной организации и приказа о направлении.
Сотрудник направлен на курсы в другой город. Как отразить проезд и проживание?
Оформите командировку: средний заработок, суточные, проезд и проживание учитываются по командировочным правилам. Расходы подтверждаются авансовым отчётом с билетами и счетами, суточные в пределах норм не облагаются НДФЛ.
Что важно запомнить
Повышение квалификации по направлению работодателя отражается документом «Отсутствие с сохранением оплаты» или «Командировка» с расчётом по среднему заработку; оплата обучения проводится в 1С:Бухгалтерии по договору с лицензированной организацией. Обязательно проверьте табель (код «ПК»), расчётный листок (нет двойной оплаты) и наличие приказа, договора и лицензии для признания расходов.