Как в 1С отразить компенсацию при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении — обязательная выплата, и от того, как она оформлена в 1С, зависят правильность расчёта НДФЛ, страховых взносов, отчётности 6-НДФЛ и РСВ. Ошибка на этом этапе оборачивается перерасчётами, уточнёнными декларациями и претензиями со стороны бывшего сотрудника или налоговой.

Порядок действий различается в зависимости от программы: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт встроен в документ увольнения, а в 1С:Бухгалтерии часть операций приходится выполнять вручную. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые проводки, налоги и способы проверить результат до выплаты денег.

Перед началом работы убедитесь, что в программе актуальные данные: внесены все отпуска сотрудника, рассчитана зарплата за последний месяц, нет незакрытых документов отсутствий. Компенсация рассчитывается исходя из остатка дней отпуска и среднего заработка — если базовые данные неполные, сумма будет неверной.

Что нужно проверить перед расчётом компенсации

Корректность суммы компенсации зависит от трёх параметров: остатка дней неиспользованного отпуска, среднего дневного заработка и даты увольнения. Если хотя бы один из них определён неверно, расчёт придётся переделывать, а при уже выплаченных суммах — удерживать или доплачивать разницу.

Откройте карточку сотрудника и проверьте справку «Остатки отпусков» (в ЗУП: Кадры → Остатки отпусков или отчёт из карточки сотрудника). Сверьте, что все фактические отпуска, отгулы и отсутствия за период работы внесены в программу. Если отпуск оформлялся «задним числом» на бумаге, но не проведён в 1С, остаток дней будет завышен.

Также убедитесь, что начислена зарплата за последний отработанный месяц и проведены все премии, влияющие на средний заработок. Средний заработок для компенсации считается по правилам для отпускных — за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению.

Как отразить компенсацию при увольнении в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом весь расчёт собран в одном документе. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Зарплата» → «Увольнения» в зависимости от версии) и создайте документ «Увольнение». Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание.

На вкладке «Компенсации отпуска» программа автоматически подтягивает остаток дней и предлагает вариант: компенсировать или удержать за использованный авансом отпуск. Проверьте количество дней — при необходимости его можно скорректировать вручную, например если часть дней оформлена отпуском с последующим увольнением.

На вкладке «Начисления и удержания» документ рассчитывает саму компенсацию, зарплату за отработанные дни последнего месяца, НДФЛ и страховые взносы. По ссылке с суммой компенсации можно открыть подробный расчёт среднего заработка и сверить его с данными расчётного листка.

1. 1
   Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК
3. 3
   На вкладке «Компенсации отпуска» проверьте количество дней и вариант расчёта
4. 4
   На вкладке «Начисления и удержания» проверьте сумму компенсации, НДФЛ и взносы
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля
6. 6
   Создайте ведомость на выплату с видом «Увольнение» и выплатите в день увольнения

После проведения документа сформируйте ведомость на выплату. В поле «Выплачивать» выберите «Увольнение» — тогда в ведомость попадут все суммы окончательного расчёта: зарплата, компенсация и иные выплаты минус НДФЛ. По закону окончательный расчёт выдаётся в день увольнения.

Как начислить компенсацию в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 автоматического расчёта компенсации при увольнении в полном объёме нет — в типовой конфигурации без модуля расчёта среднего заработка сумму часто приходится считать отдельно и вводить вручную. Сначала создайте кадровый документ «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в версиях с расширенным кадровым учётом) либо оформите увольнение приказом вне программы.

Для начисления откройте «Зарплата и кадры» → «Все начисления» и создайте документ «Начисление зарплаты» или отдельное начисление с видом расчёта «Компенсация отпуска при увольнении». Если такого вида начисления нет в справочнике, создайте его: в настройках укажите, что выплата облагается НДФЛ (код дохода 2013 для компенсации отпуска) и страховыми взносами в полном объёме.

Введите рассчитанную сумму компенсации. Средний дневной заработок можно посчитать по данным расчётных листков за 12 месяцев: сумма начислений за расчётный период делится на количество учитываемых дней. Если в вашей версии Бухгалтерии есть автоматический расчёт отпускных, воспользуйтесь документом «Отпуск» с типом компенсации — механика зависит от релиза.

Налоги и проводки по компенсации при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск полностью облагается НДФЛ — это один из немногих видов компенсаций при увольнении, для которых нет освобождения. Не путайте её с выходным пособием: пособие в пределах трёх средних месячных заработков НДФЛ не облагается, а компенсация отпуска облагается всегда.

Страховые взносы на компенсацию также начисляются в полном объёме: на пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также взносы на травматизм. В проводках начисление обычно отражается по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения сотрудника) и кредиту счёта 70.

В документе «Увольнение» в ЗУП и «Начисление зарплаты» в Бухгалтерии проводки формируются автоматически при отражении зарплаты в учёте. Проверьте, что счёт учёта затрат соответствует подразделению сотрудника — иначе компенсация попадёт не на тот участок учёта.

Как проверить правильность расчёта

Первый контроль — расчётный листок сотрудника за месяц увольнения. В нём должны быть строки зарплаты за отработанное время, компенсации отпуска, удержанного НДФЛ и итоговой суммы к выплате. Сумма к выплате должна совпасть с ведомостью на выплату.

Второй контроль — отчёт «Остатки отпусков» после проведения увольнения. Остаток по сотруднику должен обнулиться: компенсированные дни списываются. Если остаток не нулевой, значит, часть дней не учтена — разберитесь, не было ли отпуска с последующим увольнением.

Третий контроль — регистры налогового учёта. Сформируйте справку о доходах сотрудника и проверьте, что компенсация попала в доходы, облагаемые НДФЛ, а взносы отразились в учёте по страховым взносам. Это гарантирует корректное заполнение 6-НДФЛ и РСВ за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц увольнения

Норма

Есть строки компенсации, НДФЛ, сумма к выплате совпадает с ведомостью

Тревожный признак

Компенсация отсутствует или сумма к выплате не сходится с ведомостью

Отчёт «Остатки отпусков» после увольнения

Норма

Остаток дней по сотруднику равен нулю

Тревожный признак

Остались несколько дней — часть отпуска не учтена

Справка о доходах и взносах

Норма

Компенсация включена в базу НДФЛ и взносов

Тревожный признак

Сумма не попала в налоговые регистры — проверьте настройки вида расчёта

Отдельные сценарии и сложные случаи

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется до конца рабочего года, в документе «Увольнение» в ЗУП выберите вариант «Удержать за использованный авансом отпуск». Программа рассчитает сумму удержания. Учтите ограничение: общая сумма удержаний при увольнении ограничена, и удержать больше, чем положено по ТК, нельзя даже при согласии порядка расчёта в программе.

Отпуск с последующим увольнением

При этом варианте сначала оформляется документ «Отпуск» с выплатой отпускных, а затем — «Увольнение» датой окончания отпуска. Компенсация в документе увольнения при этом обычно не возникает или возникает только за дни, не покрытые отпуском. Проверьте остаток дней в документе увольнения — программа учтёт уже предоставленный отпуск.

Компенсация совместителю и при переводе

Внутреннему совместителю компенсация рассчитывается отдельно по каждому месту работы — в ЗУП создаются отдельные документы увольнения по каждому сотруднику (основному и совместителю). При переводе в другое юрлицо внутри группы компенсация выплачивается как при обычном увольнении, если не оформлен перевод с сохранением отпускных прав.

Частые вопросы

Облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, полностью. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ по ставке сотрудника и всеми страховыми взносами, включая взносы на травматизм. Освобождение действует только для выходного пособия в пределах установленного лимита, но не для компенсации отпуска.

Что делать, если в 1С:ЗУП неверно посчитан остаток дней отпуска?

Сначала проверьте, все ли отпуска и отсутствия внесены документами. Если данные исторически неполные, используйте документ «Ввод остатков отпусков» или скорректируйте количество дней вручную прямо в документе «Увольнение» на вкладке компенсаций. После исправления пересчитайте документ.

Как отразить компенсацию, если сотрудник увольняется в середине месяца?

Документ «Увольнение» в ЗУП сам рассчитает зарплату за отработанные дни неполного месяца вместе с компенсацией. В Бухгалтерии начислите зарплату за фактически отработанное время отдельной строкой, а компенсацию — отдельным видом начисления.

Можно ли выплатить компенсацию позже дня увольнения?

Нет, окончательный расчёт должен быть выдан в день увольнения. За задержку работодатель обязан начислить проценты за каждый день просрочки. Если сотрудник отсутствовал в день увольнения, выплата производится не позднее следующего дня после его обращения за расчётом.

Как исправить ошибку, если компенсация уже выплачена в неверной сумме?

Если выплачено меньше — создайте документ доначисления (в ЗУП — «Доначисление, перерасчет») и доплатите разницу с НДФЛ и взносами. Если выплачено больше — удержать излишек можно только в ограниченных случаях, предусмотренных ТК, часто проще оформить возврат через согласие сотрудника. После исправления проверьте необходимость уточнённых 6-НДФЛ и РСВ.