Как в 1С отразить больничный по совместительству

Больничный совместителю в 1С оформляется документом «Больничный лист» по тому сотруднику, который числится на конкретном месте работы — основном, внутреннем или внешнем совместительстве. Ключевая особенность: расчет ведется по каждому месту работы отдельно, и программа должна «видеть» только те заработки, которые относятся к данному работодателю. Если сотрудник заведен в базе корректно, 1С:ЗУП сама рассчитает средний заработок, разделит сумму на часть за счет работодателя и за счет ФСС и сформирует данные для проактивной выплаты.

Проблемы возникают не из-за самого документа, а из-за исходных данных: не создана отдельная карточка внешнего совместителя, не заполнены сведения о заработке у других работодателей, неверно выбран вид расчета или не настроен обмен с ФСС. Ниже разобраны оба сценария — внутреннее и внешнее совместительство — с пошаговыми действиями и проверкой результата.

Когда совместителю положен больничный и как он оформляется

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается по каждому месту работы, где сотрудник застрахован, если на момент болезни он работает у тех же работодателей, что и в расчетном периоде. Внешний совместитель получает отдельный электронный больничный (ЭЛН) или один ЭЛН, который предъявляется каждому работодателю, — в зависимости от ситуации с местами работы в расчетные годы.

Внутренний совместитель получает один больничный, потому что страхователь один. В 1С это принципиальная разница: для внутреннего совместительства создается один документ на основного сотрудника, а заработок по совместительству попадает в расчет автоматически. Для внешнего — отдельный сотрудник, отдельный расчет, отдельный реестр в ФСС.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть номер ЭЛН или бумажный листок нетрудоспособности, данные о стаже сотрудника и сведения о его заработке. Без номера ЭЛН при действующей проактивной схеме документ придется заполнять вручную, и риск ошибки в датах и кодах причины нетрудоспособности возрастает.

Подготовка базы: карточка сотрудника и настройки расчета

Для внешнего совместителя в справочнике «Сотрудники» должна быть создана отдельная карточка, связанная с тем же физическим лицом. Проверьте: откройте справочник «Физические лица», найдите человека и убедитесь, что по нему есть два сотрудника — основной и совместитель. Если совместитель заведен как отдельное физлицо, отчетность по НДФЛ и страховым взносам раздвоится, и это придется исправлять объединением дублей.

В карточке сотрудника на вкладке «Страхование» заполните страховой стаж — от него зависит процент оплаты (60, 80 или 100%). Также проверьте дату приема: если совместитель работает менее двух лет, программа корректно применит ограничение по заработку только при наличии справок от других работодателей.

В настройках учетной политики организации (раздел «Настройка» — «Реквизиты организации» или «Учетная политика») проверьте, что пособия выплачиваются по прямым выплатам через ФСС. Это влияет на то, какая часть пособия начисляется в документе и какие данные отправляются в фонд.

Оформление больничного внешнему совместителю

Создайте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» — «Больничные листы»). В поле «Сотрудник» выберите именно карточку внешнего совместителя, а не основного сотрудника — это самая частая ошибка. Если обмен с ФСС настроен, загрузите ЭЛН по номеру через кнопку «Загрузить из ФСС» или введите номер листка вручную — программа подтянет период, причину нетрудоспособности и данные медучреждения.

На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты по стажу и ограничение пособия. Для совместителя с неполным рабочим временем пособие из МРОТ рассчитывается пропорционально ставке — программа делает это автоматически, если в кадровом документе указано неполное рабочее время (например, 0,5 ставки).

На закладке «Начислено» проверьте расчет среднего заработка. По кнопке с изображением калькулятора откройте детализацию: в базу должны попасть только начисления по данному месту работы за два предшествующих года. Если сотрудник принес справку о заработке от другого работодателя, введите ее через документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» — тогда этот доход будет учтен.

1. 1
   Создайте документ «Больничный лист» и выберите карточку внешнего совместителя
2. 2
   Загрузите ЭЛН из ФСС или введите номер и период вручную
3. 3
   Проверьте стаж и процент оплаты на закладке «Оплата»
4. 4
   Введите входящую справку о заработке, если она предоставлена
5. 5
   Откройте расчет среднего заработка и сверьте базу начислений
6. 6
   Проведите документ и проверьте разделение сумм: за счет работодателя и за счет ФСС

Оформление больничного внутреннему совместителю

Для внутреннего совместителя документ создается один — на основного сотрудника. В 1С:ЗУП внутреннее совместительство оформляется как отдельный сотрудник, связанный с тем же физлицом, но больничный вводится по основному месту работы. Программа при расчете среднего заработка учитывает начисления по обоим сотрудникам, если вид расчета пособия настроен стандартно.

Проверьте это в детализации среднего заработка: в таблице базы должны быть строки и по основной должности, и по совместительству. Если заработок по совместительству не попал в расчет, откройте настройку вида расчета «Больничный» и убедитесь, что в базу включены начисления по совместительству, либо проверьте, что совместитель оформлен именно как внутренний, а не как внешний по ошибке.

Отдельный нюанс — отсутствия. Больничный должен вытеснить начисления и по основному месту, и по совместительству за дни болезни. Проверьте табель (отчет «Табель учета рабочего времени»): дни болезни должны быть отмечены кодом «Б» по обоим местам работы. Если по совместительству остались рабочие часы, сотрудник получит и зарплату, и пособие за одни и те же дни — это переплата, которую ФСС не примет.

Проверка расчета и отражение в учете

После проведения документа откройте печатную форму «Расчет пособия по временной нетрудоспособности» и сверьте ключевые показатели: среднедневной заработок, процент по стажу, количество оплачиваемых дней, сумму за счет работодателя (первые три дня при заболевании самого сотрудника) и сумму за счет ФСС. Среднедневной заработок не должен быть ниже рассчитанного из МРОТ с учетом ставки и районного коэффициента.

В бухгалтерском учете пособие за счет работодателя отражается в затратах (счета 20, 25, 26, 44 в зависимости от подразделения), пособие за счет ФСС — на счете 69 субсчет расчетов по соцстрахованию. При синхронизации 1С:ЗУП с 1С:Бухгалтерией проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучете» — проверьте, что больничный попал в месяц начисления, а не в месяц выплаты.

НДФЛ удерживается со всей суммы пособия, включая часть ФСС. В ведомости на выплату сумма к выдаче должна быть за минусом налога. Если сотрудник — внешний совместитель, стандартные вычеты по НДФЛ ему обычно предоставляются по основному месту работы; проверьте, что в базе по совместительству нет заявления на вычет, иначе налог будет занижен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок в расчете пособия

Норма

Совпадает с суммой начислений за 2 года, деленной на 730, и не ниже МРОТ с учетом ставки

Тревожный признак

Заработок нулевой или не включает начисления по совместительству

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни болезни отмечены кодом «Б» по всем местам работы сотрудника

Тревожный признак

По совместительству стоят рабочие часы в дни болезни

Разделение сумм в документе

Норма

Первые 3 дня — за счет работодателя, остальное — за счет ФСС

Тревожный признак

Вся сумма отнесена на работодателя или на ФСС

Реестр для ФСС

Норма

Документ включен в реестр, номер ЭЛН и период совпадают с листком

Тревожный признак

Документа нет в реестре или расходятся даты

Отправка данных в ФСС по прямым выплатам

При прямых выплатах работодатель обязан передать в ФСС сведения для назначения пособия. В 1С:ЗУП это делается через документ «Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий» (раздел «Отчетность, справки» — «Прямые выплаты пособий») или автоматически при загрузке ЭЛН, если настроен обмен 1С-Отчетность с СЭДО ФСС.

Для внешнего совместителя в реестр попадают данные только по вашей организации. Убедитесь, что в реестре корректно указан средний заработок и, при необходимости, признак работы на условиях неполного рабочего времени — от этого зависит расчет пособия фондом. Ошибка в этих сведениях приведет к отказу в выплате или перерасчету.

После отправки отследите статус реестра: «Принят ФСС» означает успешную передачу. При статусе «Ошибка» откройте протокол — типичные причины отказа: неверный СНИЛС, расхождение ФИО с данными фонда, отсутствие номера ЭЛН. Исправьте данные в карточке физлица или документе и отправьте реестр повторно.

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространенная ошибка — больничный оформлен на основного сотрудника вместо карточки внешнего совместителя. В результате в расчет попадает заработок по основному месту, пособие завышается, а реестр в ФСС содержит неверные данные. Исправление: отмените проведение документа и создайте новый на правильного сотрудника; если выплата уже прошла, потребуется сторнирование через документ «Сторнирование начислений».

Вторая типичная ситуация — не введена входящая справка о заработке, и пособие рассчитано заниженным. Сотрудник вправе принести справку позже: введите документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)», затем сделайте перерасчет больничного через механизм «Исправление» в исходном документе. Доначисленная сумма попадет в следующий расчетный период и в реестр ФСС.

Третья ошибка — дублирование физических лиц, из-за чего стаж и вычеты учитываются неверно. Проверяйте совпадение по СНИЛС: два физлица с одним СНИЛС — признак дубля. Объединение выполняйте сервисной обработкой только после резервного копирования и вне периодов сданной отчетности.

Контрольные точки перед закрытием месяца

Перед расчетом зарплаты за месяц, в котором был больничный совместителя, выполните сверку: отчет «Анализ начислений и удержаний» должен показывать пособие по нужному сотруднику, табель — коды «Б» по всем местам работы, а «Расчетный листок» — корректную сумму к выплате за минусом НДФЛ. Эти три источника должны согласовываться между собой.

Дополнительно сверьте обороты по счету 69 в разрезе пособий с суммами, отправленными в реестрах ФСС. Расхождение означает, что либо документ не попал в реестр, либо отражение в учете выполнено в другом периоде. Устраните расхождение до сдачи отчетности, иначе получите требование о пояснениях.

FAQ

Нужно ли внешнему совместителю предоставлять больничный, если он болел меньше трех дней?

Да. Листок нетрудоспособности оформляется независимо от продолжительности болезни. Даже если весь период оплачивается за счет работодателя (первые три дня), документ «Больничный лист» нужен для освобождения сотрудника от работы и корректного отражения отсутствий в табеле.

Как учесть заработок совместителя у прежнего работодателя, если справки нет?

Без справки пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации. Сотрудник может подать заявление о запросе сведений в ПФР (СФР) — тогда данные о заработке поступят в электронном виде. После получения сведений выполните перерасчет пособия через механизм исправления документа.

Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, хотя заработок был?

Так происходит, если среднедневной заработок ниже минимального, стаж сотрудника менее шести месяцев или в базе не заполнены начисления за расчетные годы. Откройте детализацию расчета среднего заработка в документе — там видно, какая база использована и по какой причине применено ограничение.

Можно ли оформить один больничный на основное место и внешнее совместительство в одной базе?

Нет. Для внешнего совместительства каждый работодатель оформляет пособие самостоятельно, поэтому в вашей базе создается отдельный документ на карточку внешнего совместителя, а по основному месту сотрудник получает пособие у своего основного работодателя — в другой организации.

Что делать, если больничный пришел из ФСС уже после расчета зарплаты?

Создайте документ «Больничный лист» тем же месяцем, если период еще не закрыт, либо текущим месяцем с датами фактической нетрудоспособности. Программа сторнирует лишние начисления за дни болезни при следующем расчете зарплаты, а пособие отразится в текущем периоде. Следите, чтобы не возникло отрицательных сумм к выплате.

Облагается ли больничный совместителя страховыми взносами?

Нет, пособие по временной нетрудоспособности не облагается страховыми взносами — ни часть работодателя, ни часть ФСС. Облагается только НДФЛ. Если в отчете по взносам пособие попало в базу, проверьте настройку вида расчета: в нем должен быть указан правильный вид дохода по страховым взносам.