Другое · 9 мин
Как в 1С отправить сотрудника в отпуск без сохранения заработной платы
Пошагово разбираем, как оформить в 1С отпуск без сохранения заработной платы: документы, настройки начисления, отражение в зарплате, табеле и отчётах.
Отпуск без сохранения заработной платы (в обиходе — «за свой счёт») оформляется в 1С:ЗУП отдельным кадровым документом и не должен создавать никаких начислений. Главная задача — чтобы программа правильно зарегистрировала отсутствие сотрудника, не начислила ему зарплату за эти дни, корректно отразила период в табеле и не исказила расчёт страховых взносов и НДФЛ.
Порядок действий зависит от того, какая у вас конфигурация: 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) или 1С:Бухгалтерия 8 с расчётом зарплаты. Ниже основной упор сделан на ЗУП 3, поскольку именно там кадровый учёт наиболее полный, но отдельный раздел посвящён и бухгалтерской конфигурации.
Важно понимать разницу: отпуск без сохранения зарплаты — это не «отсутствие» и не прогул. У сотрудника есть заявление, у работодателя — приказ, а в программе должен быть документ, который фиксирует этот период как плановое отсутствие без оплаты. Если просто ничего не вводить, сотруднику начислится оклад за дни, которых он фактически не работал, и придётся делать сторнирование.
Проверьте настройки программы перед оформлением
Прежде чем вносить документ, убедитесь, что в программе включён учёт отпусков без оплаты. В 1С:ЗУП 3 откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка состава начислений и удержаний» (через «Настройка» → «Расчёт зарплаты») и проверьте, что на закладке «Отсутствия» включён учёт отпусков без оплаты. Если галочка снята, нужный вид расчёта и документ будут недоступны.
Также проверьте, что у вида расчёта «Отпуск без оплаты» корректно указано назначение — «Отпуск без оплаты». В типовой поставке этот вид расчёта уже настроен, но в базах, перенесённых из старых версий или доработанных, настройки могли быть изменены.
Оформляем отпуск документом «Отпуск» в 1С:ЗУП 3
Стандартный путь: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Отпуск». В документе выберите сотрудника, укажите организацию и дату документа. Затем в табличной части «Отпуска» добавьте строку и выберите вид отпуска — «Отпуск без оплаты». Укажите дату начала и дату окончания; программа сама посчитает количество календарных дней.
После заполнения проверьте, что в документе нет вкладок с начислением оплаты — для отпуска без сохранения зарплаты сумма должна быть нулевой. Проведите документ. С этого момента период зарегистрирован как отсутствие, и при расчёте зарплаты за месяц оплата по окладу за эти дни начислена не будет.
- 1Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Отпуск»
- 2Выберите сотрудника и организацию, укажите дату документа
- 3В табличной части добавьте вид отпуска «Отпуск без оплаты»
- 4Укажите даты начала и окончания, проверьте количество дней
- 5Убедитесь, что сумма начислений равна нулю
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 при необходимости
Альтернатива: документ «Отсутствие» и отпуск внутри месяца
В некоторых случаях вместо «Отпуска» используют документ «Кадры» → «Отсутствия» (или «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в зависимости от версии). Этот вариант подходит, когда нужно просто зарегистрировать неоплачиваемое отсутствие без формирования приказа на отпуск, например для коротких периодов в один-два дня, если ваша учётная политика это допускает.
Если сотрудник уходит в отпуск без оплаты в середине месяца, документ вводите до расчёта зарплаты за этот месяц. Тогда при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически уменьшит оплату по окладу пропорционально отработанным дням. Если зарплата уже рассчитана — отмените расчёт или используйте механизм перерасчётов: программа сама предложит исправить строку при следующем расчёте.
Как выбрать документ
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) с включённым расчётом зарплаты механизм проще. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска» → «Создать». В документе выберите сотрудника, снимите флажок «Ежегодный оплачиваемый отпуск» (или выберите вариант «Отпуск без сохранения зарплаты» — в зависимости от релиза интерфейс немного отличается) и укажите период.
При расчёте зарплаты за месяц бухгалтерская конфигурация учтёт дни отпуска без оплаты и уменьшит начисление по окладу. Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, поэтому для сложных ситуаций (совместители, несколько видов отпусков подряд, длительные периоды) корректнее вести учёт в ЗУП.
Как отпуск без оплаты отражается в табеле и отчётах
В табеле учёта рабочего времени (отчёт «Табель» в разделе «Зарплата» → «Отчёты») дни отпуска без сохранения зарплаты отражаются буквенным кодом «ДО» (отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон) или «ОЗ» (обязательный отпуск без оплаты, предусмотренный законодательством). Выбор кода зависит от основания отпуска и в типовой конфигурации определяется видом отпуска.
В расчётном листке сотрудника за месяц с таким отпуском вы увидите уменьшенную оплату по окладу и строку отсутствия без суммы. В отчётах по страховым взносам и НДФЛ эти дни никаких сумм не создают — база для взносов формируется только из фактических начислений. Единственное, что стоит помнить: длительные отпуска без оплаты (свыше 14 календарных дней в рабочем году) влияют на стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, — это кадровый нюанс, а не настройка программы.
Как проверить результат
Оплата по окладу уменьшена пропорционально дням отпуска, суммы за отпуск нет
Оклад начислен полностью — документ не проведён или введён не тем видом
Дни отпуска отмечены кодом «ДО» или «ОЗ»
Дни отмечены как рабочие или пустые
В строке сотрудника видно отработанное время меньше нормы
Норма и факт совпадают — отсутствие не зарегистрировано
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — зарплата за месяц рассчитана до ввода документа об отпуске. Итог: сотруднику начислен полный оклад, при выплате возникает переплата, которую потом приходится удерживать. Всегда вводите кадровые документы об отсутствиях до расчёта, а если расчёт уже выполнен — используйте механизм перерасчётов, а не ручное редактирование сумм.
Вторая ошибка — оформление отпуска без оплаты обычным «ежегодным отпуском» с последующим ручным обнулением суммы. Так делать нельзя: документ создаст движения по отпускным, исказит средний заработок и отчётность. Третья типичная ситуация — сотрудник вышел из отпуска досрочно, а документ не скорректирован: тогда дни фактической работы останутся без оплаты. В этом случае отредактируйте период в исходном документе и пересчитайте зарплату.
Частые вопросы
Нужно ли начислять страховые взносы за период отпуска без оплаты?
Нет. Взносы начисляются с фактических выплат, а за дни отпуска без сохранения зарплаты выплат нет. База по взносам за месяц просто уменьшится на сумму неначисленного оклада.
Как оформить отпуск без оплаты на несколько месяцев подряд?
Можно ввести один документ «Отпуск» на весь период или отдельные документы на каждый месяц. Один документ удобнее для учёта, но если есть вероятность досрочного выхода, помесячное оформление упростит корректировку.
Что делать, если документ «Отпуск» не виден в списке кадровых документов?
Проверьте настройки: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний», закладка «Отсутствия» — должна быть включена регистрация отпусков. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы.
Влияет ли отпуск без оплаты на расчёт среднего заработка в будущем?
Да. Дни отпуска без сохранения зарплаты исключаются из расчётного периода при расчёте среднего заработка (например, для последующих отпускных или командировок). Типовая конфигурация учитывает это автоматически, если отпуск оформлен правильным документом.
Можно ли отменить уже проведённый отпуск без оплаты?
Да, если зарплата за период ещё не рассчитана — просто пометьте документ на удаление или откорректируйте его. Если расчёт выполнен, сначала скорректируйте документ, затем выполните перерасчёт зарплаты сотрудника.
Каким кодом отражается отпуск без оплаты в табеле?
Кодом «ДО» — если отпуск предоставлен по соглашению сторон, или «ОЗ» — если он обязателен по законодательству (например, для отдельных категорий работников). Код подставляется автоматически из вида отпуска.
Что важно запомнить
Отпуск без сохранения зарплаты в 1С оформляется документом «Отпуск» с видом «Отпуск без оплаты» до расчёта зарплаты за месяц. Проверяйте результат по расчётному листку и табелю: оклад должен уменьшиться пропорционально дням отсутствия, а дни — отразиться кодом «ДО» или «ОЗ». Никогда не обнуляйте суммы вручную — используйте правильный вид документа и перерасчёты.