Другое · 9 мин
Как в 1С отправить сотрудника в декрет
Пошаговая инструкция: как оформить отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП, ввести больничный, начислить пособие и оформить отпуск по уходу за ребёнком.
Отправка сотрудника в декрет в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) состоит из двух этапов: сначала оформляется отпуск по беременности и родам на основании листка нетрудоспособности, затем — отпуск по уходу за ребёнком до полутора или трёх лет. Каждый этап отражается отдельным документом, и от правильности их заполнения зависит расчёт пособий и корректность отчётности в СФР.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — самую распространённую конфигурацию для кадрового учёта и расчёта зарплаты. В 1С:Бухгалтерии 8 действия похожи, но часть документов называется иначе, о чём сказано в отдельном разделе.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть оригинал больничного листа (или номер электронного листка нетрудоспособности), заявление сотрудницы и актуальные данные о её заработке за расчётные годы. Если сотрудница недавно принята на работу, может потребоваться справка о заработке с предыдущего места работы.
Что понадобится перед оформлением
Для корректного расчёта пособия программе нужны данные о среднем заработке сотрудницы за два календарных года, предшествующих году ухода в декрет. Если женщина работает у вас давно, все данные уже есть в базе. Если стаж в вашей организации короткий, запросите справку о заработке по форме 182н с предыдущих мест работы и введите её в программу.
Также проверьте, что в базе корректно заполнены сведения о стаже сотрудницы и что обмен с Социальным фондом России настроен: большинство больничных сейчас оформляется в электронном виде, и данные подтягиваются из СФР автоматически. Если электронный обмен не настроен, листок можно ввести вручную по номеру.
Номер электронного листка есть в личном кабинете СФР или у сотрудницы
Есть ли справка 182н с прошлых мест работы
Раздел «Обмен электронными документами» — статус соединения
Шаг 1. Ввод больничного по беременности и родам
Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудницу и месяц начисления. В поле «Причина нетрудоспособности» выберите значение «(05) Беременность и роды» — именно этот код отличает декретный больничный от обычного и включает особый порядок расчёта.
Если настроен обмен с СФР, нажмите «Загрузить из ФСС» (в новых релизах — «Получить из СФР») и введите номер ЭЛН: период освобождения от работы и другие данные заполнятся автоматически. При ручном вводе укажите даты больничного — стандартно 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности период больше.
На вкладке «Оплата» проверьте, что пособие назначено за весь период и полностью за счёт средств СФР — работодатель декретный больничный из своих средств не оплачивает. На вкладке «Расчёт среднего заработка» при необходимости добавьте данные из справок предыдущих работодателей и проверьте применение районного коэффициента.
- 1Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата»
- 2Выберите сотрудницу и причину «(05) Беременность и роды»
- 3Загрузите ЭЛН из СФР или введите период вручную
- 4Проверьте расчёт среднего заработка и добавьте справки 182н при необходимости
- 5Проведите документ и сверьте сумму пособия на вкладке «Начислено»
Шаг 2. Проверка расчёта пособия
После проведения документа откройте вкладку «Начислено (подробно)» — там виден расчёт: среднедневной заработок, количество дней и итоговая сумма. Пособие по беременности и родам начисляется в размере 100% среднего заработка независимо от стажа, но ограничено минимальной и максимальной величинами, которые ежегодно индексируются.
Если средний заработок сотрудницы низкий или стаж меньше шести месяцев, программа автоматически рассчитает пособие исходя из МРОТ. Проверьте, что в карточке сотрудницы корректно указан график работы и районный коэффициент — от них зависит сравнение с минимальным размером.
Как проверить расчёт
Код 05 — беременность и роды
Обычное заболевание — пособие посчитается неверно
Вся сумма за счёт СФР
Часть суммы за счёт работодателя
Дни закрыты отсутствием по больничному
На период декрета попадают рабочие дни или начисления
Шаг 3. Что происходит с начислениями и табелем
После проведения больничного программа автоматически прекращает начисление зарплаты сотруднице на период отпуска по беременности и родам: в документе «Начисление зарплаты и взносов» за эти месяцы строк по ней не будет, а в табеле дни закроются видом времени «Отпуск по беременности и родам».
Если больничный начинается в середине месяца, зарплата за отработанную часть месяца рассчитается пропорционально. Проверьте это в расчётном листке сотрудницы: там должны быть и оплата за отработанные дни, и пособие по беременности и родам отдельными строками.
Шаг 4. Оформление отпуска по уходу за ребёнком
После окончания больничного по беременности и родам сотрудница обычно пишет заявление на отпуск по уходу за ребёнком. В программе создайте документ «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком» (или «Зарплата» → «Отпуска по уходу за ребёнком»). Укажите сотрудницу, дату начала — первый день после окончания декретного больничного — и планируемую дату окончания.
На вкладке «Пособия» установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребёнком до полутора лет» и укажите дату, до которой выплачивается пособие, и количество детей. Программа рассчитает пособие как долю от среднего заработка с учётом установленных минимальных и максимальных ограничений. Дату выплаты до трёх лет укажите отдельно, если она нужна для кадрового учёта.
После проведения документа сотрудница переводится в состояние «В отпуске по уходу за ребёнком», плановые начисления приостанавливаются, а пособие ежемесячно попадает в ведомости на выплату.
Шаг 5. Передача сведений в СФР и отчётность
Для назначения пособия фонд должен получить сведения о застрахованном лице и данные больничного. В 1С:ЗУП это делается через раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или через обмен электронными документами с СФР. При закрытии ЭЛН программа формирует ответ на запрос фонда с данными для расчёта.
Не забудьте про персонифицированные сведения о физлицах: отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком отражаются в отчётности. Также при уходе сотрудницы в декрет часто требуется уведомление о кадровых изменениях — проверьте актуальные требования в вашей версии программы и у своего специалиста по отчётности.
Особые сценарии и ограничения
Если сотрудница работает в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется «Больничный лист» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления». Логика та же: выбирается причина «Беременность и роды», вводится период, программа считает пособие. Отпуск по уходу за ребёнком оформляется кадровым приказом и начислением пособия. Функциональность ограничена по сравнению с ЗУП, поэтому при большом штате расчётчики предпочитают ЗУП.
Совместительство и работа во время отпуска
Внешнему совместителю пособие оформляется по каждому месту работы при выполнении условий законодательства. Если сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком хочет работать неполный день с сохранением пособия, оформите документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком» или кадровый перевод на неполный график — в зависимости от релиза программы.
Досрочный выход из декрета
Если сотрудница прерывает отпуск по уходу за ребёнком раньше срока, введите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» в разделе «Кадры». Программа возобновит плановые начисления с указанной даты и прекратит выплату пособия.
FAQ
Можно ли оформить декрет в 1С без электронного больничного?
Да. Если обмен с СФР не настроен, больничный вводится вручную: укажите номер листка нетрудоспособности, причину «Беременность и роды» и период. Расчёт и проведение документа от этого не зависят, но сведения в фонд придётся передать другим способом.
Кто должен оплачивать декретный больничный — работодатель или СФР?
Пособие по беременности и родам полностью выплачивается за счёт средств СФР. Работодатель лишь перечисляет назначенную сумму сотруднице и передаёт в фонд необходимые сведения. В документе «Больничный лист» источник финансирования устанавливается автоматически.
Что делать, если сотрудница принесла продолжение больничного после осложнённых родов?
Введите второй документ «Больничный лист» и установите в нём признак «Является продолжением листка нетрудоспособности», указав первичный документ. Программа учтёт оба периода при расчёте и не задвоит пособие.
Как оформить отпуск по уходу за ребёнком на отца или бабушку?
Точно так же — документом «Отпуск по уходу за ребёнком», но на того сотрудника, который фактически уходит в отпуск. Потребуется заявление и подтверждающие документы, а в документе указывается, за каким ребёнком осуществляется уход.
Почему пособие до полутора лет не попадает в ведомость на выплату?
Проверьте три вещи: установлен ли флажок выплаты пособия в документе «Отпуск по уходу за ребёнком», корректно ли указана дата окончания выплаты и не введён ли документ «Возврат из отпуска». Также убедитесь, что месяц начисления в ведомости совпадает с периодом пособия.
Что важно запомнить
Декрет в 1С:ЗУП — это документ «Больничный лист» с причиной «Беременность и роды», затем «Отпуск по уходу за ребёнком» с пособием до полутора лет. Проверьте заработок за расчётные годы, источник финансирования и корректность периодов — это убережёт от ошибок в расчёте и отчётности.