Как оформить внешнего совместителя в 1С

Внешний совместитель — это сотрудник, который трудится у вас по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП его оформление отличается от приёма основного работника: важно правильно указать вид занятости, настроить график неполного рабочего времени и не перепутать его с внутренним совместительством, которое регистрируется внутри компании иначе.

Ошибки на этом этапе приводят к неверному расчёту зарплаты, искажению среднесписочной численности в отчётах и проблемам при сдаче персонифицированных сведений. Ниже разобран полный цикл: от создания карточки физического лица до проверки начислений и увольнения, с акцентом на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP.

Инструкция ориентирована на кадровика или бухгалтера, который ведёт учёт самостоятельно. Если в базе уже есть этот человек как основной сотрудник другой организации из той же группы компаний — порядок действий будет отличаться, это разобрано отдельно.

Чем внешнее совместительство отличается от внутреннего в учёте 1С

Прежде чем заводить документы, убедитесь, что вы правильно определили вид совместительства. Внешний совместитель — человек, чья основная работа находится у другого работодателя. Внутренний — ваш действующий сотрудник, который дополнительно занимает ещё одну должность в той же организации.

В 1С:ЗУП это принципиально разные сценарии. Внутреннее совместительство оформляется документом «Кадровый перевод» или дополнительным приёмом на уже существующего сотрудника в рамках вашей организации. Внешний совместитель заводится как новый сотрудник с отдельным трудовым договором, даже если физическое лицо уже есть в справочнике.

От вида занятости зависят отчёты: внешние совместители показываются в списочной численности отдельной строкой и не включаются в среднесписочную численность по общему правилу. Если ошибочно принять человека как основного, статистическая отчётность и расчёт страховых взносов по пониженным тарифам могут быть искажены.

Подготовка: что нужно до создания документа приёма

Сначала соберите исходные данные: паспортные данные, ИНН, СНИЛС, реквизиты трудового договора, должность из штатного расписания и размер оплаты. Трудовая книжка у внешнего совместителя хранится по основному месту работы, поэтому запись в неё вносится только по желанию работника на основании его заявления — в 1С это отражается соответствующим флагом в документе приёма.

Проверьте, что в штатном расписании есть свободная позиция с нужной должностью. Если штатное расписание в базе не ведётся, приём всё равно возможен, но рекомендуется включить его учёт в настройках: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Штатное расписание». Это упростит контроль ставок и начислений.

Заранее создайте или проверьте график работы сотрудника. Для совместителя стандартный пятидневный график на 40 часов не подходит: нужен график неполного рабочего времени, например 4 часа в день, иначе программа рассчитает полный оклад, а не половину.

Создание физического лица и сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек ранее уже работал в вашей базе (например, был основным сотрудником обособленного подразделения, учтённого в той же базе), программа по СНИЛС или ФИО предложит выбрать существующее физическое лицо — соглашайтесь, чтобы не плодить дубли.

Заполните личные данные: ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные. Эти сведения попадут в персонифицированную отчётность, поэтому перепроверьте их по документам. Ошибка в СНИЛС — одна из самых частых причин отказа при сдаче сведений в СФР.

После сохранения физического лица программа создаст элемент справочника «Сотрудники». Один и тот же человек может иметь несколько записей сотрудника: основную у другого работодателя в базе вы не видите, но у вас может быть и основное место, и совместительство — это разные элементы справочника с разными трудовыми договорами.

Оформление документа «Приём на работу»

Создайте документ: «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Укажите организацию, сотрудника, дату приёма и подразделение. Ключевое поле — «Вид занятости»: выберите «Внешнее совместительство». Именно это значение определяет поведение программы в расчётах и отчётах.

На вкладке «Главное» укажите количество ставок — для совместителя это чаще всего 0,5, но может быть и 0,25 или 0,75 в пределах ограничений по продолжительности рабочего времени. Выберите график работы, созданный для неполного времени. Если графика нет, создайте его прямо из документа по ссылке в поле «График работы».

На вкладке «Оплата труда» задайте начисление — обычно «Оплата по окладу» с указанием полного оклада по штатному расписанию. Программа сама пересчитает сумму пропорционально ставке и отработанному времени. Не вводите сразу половинный оклад вручную и при этом ставку 0,5 — получите двойное занижение.

Проведите документ. Если трудовой договор срочный, заполните условия срочности и основание — это требуется для корректного кадрового учёта и напоминаний об окончании договора.

1. 1
   Проверьте наличие позиции в штатном расписании и создайте график неполного рабочего времени
2. 2
   Создайте физическое лицо и сотрудника в справочнике «Сотрудники»
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу» с видом занятости «Внешнее совместительство»
4. 4
   Укажите ставку (например, 0,5), график и начисление с полным окладом
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Начислите зарплату за первый месяц и сверьте сумму с расчётом вручную

Настройка графика и расчёт зарплаты

График неполного времени создаётся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Скопируйте типовую пятидневку и скорректируйте длительность рабочего дня — например, с 8 до 4 часов. Важно: в свойствах графика должен быть указан график нормы (полный), относительно которого считается доля неполного времени.

При расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» подтянет совместителя вместе с остальными. Оклад будет рассчитан по формуле: полный оклад × доля ставки × (отработанные дни / норма дней по графику). Если сотрудник отработал месяц полностью по своему графику, при окладе 60 000 и ставке 0,5 начисление составит 30 000.

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются в общем порядке. Налоговые вычеты по НДФЛ совместитель может получать только у одного работодателя по его выбору — если он подал вам заявление на вычет, установите его в карточке сотрудника на вкладке «Налог на доходы». Иначе вычет применять нельзя.

Отпуска, больничные и кадровые события совместителя

Отпуск внешнему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В 1С оформляется обычным документом «Отпуск»: программа рассчитает средний заработок по начислениям в вашей организации. Право на отпуск у совместителя возникает по общим правилам, но по его заявлению отпуск может быть предоставлен авансом, если на основной работе отпуск наступил раньше.

Больничный внешнему совместителю оплачивается по особым правилам, зависящим от того, работал ли он у вас в расчётном периоде. В 1С в документе «Больничный лист» укажите вид совместительства и, при необходимости, справки о заработке с других мест работы. Электронные больничные (ЭЛН) загружаются через обмен с СФР в штатном порядке.

Командировки, отсутствия и изменения условий оплаты оформляются стандартными документами. При изменении оклада по штатному расписанию не забудьте, что начисление совместителя пересчитается автоматически только если оно привязано к позиции штатного расписания, а не введено фиксированной суммой.

Увольнение внешнего совместителя и проверка результата

Увольнение оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Укажите дату, основание и статью ТК РФ. Программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск автоматически при проведении, если у сотрудника есть остаток отпуска. Проверьте остаток заранее отчётом «Остатки отпусков».

Основание увольнения может быть специфическим: приём на эту должность работника, для которого она станет основной. В этом случае выберите соответствующую статью и убедитесь, что уведомление совместителю было направлено заранее — программа сроки уведомления не контролирует, это зона ответственности кадровика.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Внешнее совместительство»

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы» — отчёты по численности будут неверны

Начисление за полный месяц

Норма

Оклад × ставка, например 60 000 × 0,5 = 30 000

Тревожный признак

Начислен полный оклад или его четверть при ставке 0,5

График работы

Норма

Неполное время, есть ссылка на график нормы

Тревожный признак

Полный 40-часовой график у совместителя

Отчёт «Списочный состав»

Норма

Совместитель выделен отдельно от основных работников

Тревожный признак

Сотрудник попал в среднесписочную численность как основной

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — дублирование физического лица. Если при создании сотрудника проигнорировать подсказку программы о совпадении, в справочнике появятся два разных физлица с одинаковым СНИЛС. Это ломает персонифицированную отчётность и расчёт НДФЛ нарастающим итогом. Дубли объединяются через поиск и устранение дублей, но лучше не допускать их появления.

Вторая частая проблема — ручное занижение оклада вместо указания ставки. Если в начислении ввести 30 000 вместо 60 000 и оставить ставку 0,5, сотрудник получит 15 000. Всегда указывайте полный оклад по штатному расписанию, а пропорцию формируйте ставкой и графиком.

Ещё одна ошибка — отсутствие контроля окончания срочного договора. Включите в настройках напоминания о сроках договоров или периодически формируйте отчёт по сотрудникам с истекающими договорами, чтобы вовремя оформить продление или увольнение.

Частые вопросы

Можно ли оформить внешнего совместителя на полную ставку?

Формально программа не запрещает поставить 1 ставку, но по закону совместитель не может работать полную норму рабочего времени постоянно — обычно не более половины нормы за учётный период. Если человек фактически работает полный день, правильнее оформить его как основного работника, иначе возможны претензии при проверке.

Что делать, если человек уже есть в базе как сотрудник другой нашей организации?

Если в одной базе 1С ведётся несколько организаций, создайте новый элемент справочника «Сотрудники» для нужной организации, но привяжите его к тому же физическому лицу. Программа сама предложит это при совпадении ФИО или СНИЛС. Для каждой организации будет свой трудовой договор и свои начисления.

Нужно ли внешнему совместителю заводить запись в трудовой книжке?

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника и делается по основному месту работы. Если сотрудник подал заявление, выдайте ему документы, подтверждающие совместительство. В 1С сведения о трудовой деятельности (ЭТК) по совместителю передаются в общем порядке.

Как оплачивается больничный внешнему совместителю?

Порядок зависит от того, работал ли сотрудник у вас в двух предшествующих годах. Если да — пособие может назначаться по каждому месту работы; если места работы менялись — по одному из текущих мест по выбору работника с учётом справок о заработке. В 1С это отражается настройками документа «Больничный лист» и загруженными справками.

Включается ли внешний совместитель в среднесписочную численность?

По общему правилу внешние совместители не включаются в среднесписочную численность, но учитываются в списочном составе отдельно. В 1С:ЗУП отчёты по численности строятся с учётом вида занятости, поэтому критично, чтобы в документе приёма было указано именно «Внешнее совместительство».

Как исправить ошибку, если совместителя приняли как основного работника?

Отмените проведение ошибочного документа приёма, если период ещё не закрыт, и создайте новый с правильным видом занятости. Если по сотруднику уже начислялась зарплата и сдавалась отчётность, потребуется перерасчёт начислений и корректировочные формы отчётности — в этом случае работайте с копией базы и проверяйте каждый регистр после исправления.